INTRODUCCIÓN
Partiendo del principio de dualidad y el método de la partida doble, en este tema se estudian los instrumentos materiales de registro de la contabilidad, las cuentas y el diario, así como las reglas de registro en dichos instrumentos. Finalmente se mostrará la estructura y contenido del balance de comprobación de sumas y saldos.
CONTENIDO
- Principio de dualidad y el método de la partida doble
- Las cuentas, estructura y reglas de registro
- El diario, estructura y registro
- El cuadro de cuentas
- Ejemplo de registro en las cuentas y en el diario
- El balance de comprobación de sumas y saldos
- Proceso contable y secuencia de registro
- Formatos reales de cuentas de mayor y diario
3.1 Principio de dualidad y el método de la partida doble
Tal y como se ha podido comprobar en el tema anterior, en cualquier hecho contable siempre hay, al menos, dos elementos de las cuentas anuales afectados. Además, la variación en estos elementos es tal que la ecuación fundamental del patrimonio se respeta siempre.
Este hecho es consecuencia de la propia definición del patrimonio neto, como diferencia entre los activos y pasivos de una unidad económica. A este hecho se le conoce como «principio de dualidad» y constituye una de las bases fundamentales del procedimiento de registro contable denominado «método de la partida doble».
Los fundamentos del método de la partida doble pueden resumirse en:
Este método se instrumenta actualmente mediante la utilización de equipos informáticos, aunque antes de la aparición de estos el registro de los hechos contables se producía manualmente. Con independencia de la instrumentación manual o informática del proceso físico de registro, la teoría contable a aplicar para el análisis de cualquier transacción es siempre la misma.
3.2 Las cuentas, estructura y reglas de registro
Una cuenta es un instrumento de representación de los elementos patrimoniales. En una cuenta se refleja el valor inicial, los aumentos y disminuciones y valor final de un elemento:
- Cada elemento de activo, pasivo y patrimonio neto se representa mediante una cuenta específica, que tendrá una denominación adecuada que identifique el elemento al cual representa.
Por ejemplo: (1) la cuenta de activo que representa los derechos de cobro frente a clientes se denomina «Clientes (A)»; (2) la cuenta de pasivo que representa las obligaciones de pago de la empresa a sus proveedores por las compras se denomina «Proveedores (P)»; y (3) la cuenta de patrimonio neto que representa las aportaciones de los socios se denomina «Capital (N)».
- Cada ingreso y gasto se representa también por una cuenta, que tendrá una denominación adecuada que haga referencia al concepto de ingreso o gasto que representa.
Por ejemplo: (1) la cuenta que representa los ingresos obtenidos por prestar servicios a terceros se denomina «Prestación de servicios (I)» y la cuenta que representa el gasto por sueldos del personal se denomina «Sueldos y salarios (G)».
- Al libro encuadernado, u otro soporte físico o virtual, en el que se recoge el conjunto de todas las cuentas individuales de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos se denomina «libro mayor».
En la siguiente ilustración se muestra la representación sintética de una cuenta, mostrando su estructura y los términos utilizados en relación a la utilización de la misma para el registro de transacciones empresariales.
Ilustración 3.1. Representación sintética de una cuenta y términos utilizados en el registro
Reglas de registro de cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto
Las reglas generales para el registro del valor inicial, aumentos y disminuciones de activos, pasivos y patrimonio neto, y que reciben el nombre de «convenio general del cargo y el abono» son las que muestran la siguiente ilustración.
Ilustración 3.2. Convenio general del cargo y el abono
Reglas de registro de cuentas de ingresos y gastos
Dado que los ingresos suponen aumentos del patrimonio neto y los gastos disminuciones del mismo, las reglas de registro para las cuentas de ingresos y gastos derivan de la regla de registro para las cuentas de patrimonio neto. Las cuentas de ingresos y gastos pueden considerarse un «desglose» de la cuenta de pérdidas y ganancias (N) que representa el resultado del ejercicio y que es una partida de patrimonio neto.
Ilustración 3.3. Reglas de registro de cuentas de ingresos y gastos
3.3 El diario, estructura y registro
El diario es un instrumento de representación que recoge cronológicamente todas las transacciones o eventos que afectan al patrimonio empresarial.
Cada anotación en el diario, denominada «asiento», muestra toda la información acerca de una transacción concreta y explica la misma.
Los asientos del diario están ordenados por fecha y numerados. Al libro encuadernado, u otro soporte físico o virtual, en el que se recogen todos los asientos se denomina «libro diario».
En la siguiente ilustración se muestra la representación sintética del diario, mostrando su estructura y los términos utilizados en relación al uso del mismo para el registro de transacciones empresariales.
Ilustración 3.4. Representación sintética del Diario y términos utilizados en registro
En un asiento de diario podrán aparecer tantas cuentas con anotación al debe y tantas cuentas con anotación al haber como precise el registro de la transacción.
Tal y como se observa en la ilustración anterior, el registro en el diario no precisa de reglas especiales. En cada transacción concreta bastará con conocer las cuentas afectadas y su variación aplicando las reglas de registro (convenio general del cargo y el abono) a las mismas para saber si la anotación procede hacerla al debe o al haber.
El método contable de la partida doble es el principio fundamental que rige la contabilidad. Este método establece que cada transacción contable afecta al menos dos cuentas: una cuenta se debita, y otra se acredita, y la suma de los débitos siempre debe ser igual a la suma de los créditos. La partida doble garantiza que la ecuación fundamental de la contabilidad, «Activo = Pasivo + Patrimonio Neto», se mantenga en equilibrio.
Principios Básicos del Método Contable de la Partida Doble:
- Cada Transacción Afecta al Menos Dos Cuentas:
- Cada transacción contable tiene un impacto en al menos dos cuentas. Una cuenta se debita y otra se acredita.
- La Suma de los Débitos es Igual a la Suma de los Créditos:
- En cualquier transacción, la suma de los montos debetados debe ser igual a la suma de los montos acreditados. Esto asegura que el balance general se mantenga equilibrado.
Ejemplo de Partida Doble:
Supongamos que una empresa realiza una venta en efectivo por $1,000. La transacción se registraría de la siguiente manera:
- Registro en el Libro Diario:
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Fecha | Concepto | Debe | Haber | ------------|------------------|---------|---------|DD/MM/AAAA | Ventas | 1,000 | | DD/MM/AAAA | Caja | | 1,000 | - Explicación:
- La cuenta de «Ventas» se debita con $1,000, representando los ingresos generados por la venta.
- La cuenta de «Caja» se acredita con $1,000, ya que la empresa recibe efectivo por la venta.
Impacto en la Ecuación Contable:
La ecuación contable después de esta transacción sería:
Activo = Pasivo + Patrimonio Neto Caja + Ventas = 1,000 (Activo) | 1,000 (Patrimonio Neto)