TEMA 3 El método contable y la partida doble

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TEMA 3  El método contable y la partida doble

INTRODUCCIÓN

Partiendo del principio de dualidad y el método de la partida doble, en este tema se estudian los instrumentos materiales de registro de la contabilidad, las cuentas y el diario, así como las reglas de registro en dichos instrumentos. Finalmente se mostrará la estructura y contenido del balance de comprobación de sumas y saldos.

CONTENIDO

  • Principio de dualidad y el método de la partida doble
  • Las cuentas, estructura y reglas de registro
  • El diario, estructura y registro
  • El cuadro de cuentas
  • Ejemplo de registro en las cuentas y en el diario
  • El balance de comprobación de sumas y saldos
  • Proceso contable y secuencia de registro
  • Formatos reales de cuentas de mayor y diario

 

3.1 Principio de dualidad y el método de la partida doble

Tal y como se ha podido comprobar en el tema anterior, en cualquier hecho con­table siempre hay, al menos, dos elementos de las cuentas anuales afectados. Ade­más, la variación en estos elementos es tal que la ecuación fundamental del patri­monio se respeta siempre.

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Este hecho es consecuencia de la propia definición del patrimonio neto, como diferencia entre los activos y pasivos de una unidad económica. A este hecho se le conoce como «principio de dualidad» y constituye una de las bases fundamen­tales del procedimiento de registro contable denominado «método de la partida doble».

Los fundamentos del método de la partida doble pueden resumirse en:

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Este método se instrumenta actualmente mediante la utilización de equipos infor­máticos, aunque antes de la aparición de estos el registro de los hechos contables se producía manualmente. Con independencia de la instrumentación manual o in­formática del proceso físico de registro, la teoría contable a aplicar para el análisis de cualquier transacción es siempre la misma.

3.2 Las cuentas, estructura y reglas de registro

Una cuenta es un instrumento de representación de los elementos patrimoniales. En una cuenta se refleja el valor inicial, los aumentos y disminuciones y valor final de un elemento:

  • Cada elemento de activo, pasivo y patrimonio neto se representa mediante una cuenta específica, que tendrá una denominación adecuada que identifi­que el elemento al cual representa.

Por ejemplo: (1) la cuenta de activo que representa los derechos de cobro frente a clientes se denomina «Clientes (A)»; (2) la cuenta de pasivo que representa las obligaciones de pago de la empresa a sus proveedores por las compras se denomina «Proveedores (P)»; y (3) la cuenta de patrimonio neto que representa las aportaciones de los socios se denomina «Capital (N)».

  • Cada ingreso y gasto se representa también por una cuenta, que tendrá una denominación adecuada que haga referencia al concepto de ingreso o gasto que representa.

Por ejemplo: (1) la cuenta que representa los ingresos obtenidos por prestar servicios a terceros se denomina «Prestación de servicios (I)» y la cuenta que representa el gasto por sueldos del personal se denomina «Sueldos y salarios (G)».

  • Al libro encuadernado, u otro soporte físico o virtual, en el que se recoge el conjunto de todas las cuentas individuales de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos se denomina «libro mayor».

En la siguiente ilustración se muestra la representación sintética de una cuenta, mostrando su estructura y los términos utilizados en relación a la utilización de la misma para el registro de transacciones empresariales.

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Ilustración 3.1. Representación sintética de una cuenta y términos utilizados en el registro

Reglas de registro de cuentas de activos, pasivos y patrimonio neto

Las reglas generales para el registro del valor inicial, aumentos y disminuciones de activos, pasivos y patrimonio neto, y que reciben el nombre de «convenio general del cargo y el abono» son las que muestran la siguiente ilustración.

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Ilustración 3.2. Convenio general del cargo y el abono

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Reglas de registro de cuentas de ingresos y gastos

Dado que los ingresos suponen aumentos del patrimonio neto y los gastos dismi­nuciones del mismo, las reglas de registro para las cuentas de ingresos y gastos derivan de la regla de registro para las cuentas de patrimonio neto. Las cuentas de ingresos y gastos pueden considerarse un «desglose» de la cuenta de pérdidas y ganancias (N) que representa el resultado del ejercicio y que es una partida de patrimonio neto.

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Ilustración 3.3. Reglas de registro de cuentas de ingresos y gastos

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3.3 El diario, estructura y registro

El diario es un instrumento de representación que recoge cronológicamente todas las transacciones o eventos que afectan al patrimonio empresarial.

Cada anotación en el diario, denominada «asiento», muestra toda la información acerca de una transacción concreta y explica la misma.

Los asientos del diario están ordenados por fecha y numerados. Al libro encua­dernado, u otro soporte físico o virtual, en el que se recogen todos los asientos se denomina «libro diario».

En la siguiente ilustración se muestra la representación sintética del diario, mos­trando su estructura y los términos utilizados en relación al uso del mismo para el registro de transacciones empresariales.

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Ilustración 3.4. Representación sintética del Diario y términos utilizados en registro

En un asiento de diario podrán aparecer tantas cuentas con anotación al debe y tantas cuentas con anotación al haber como precise el registro de la transacción.

Tal y como se observa en la ilustración anterior, el registro en el diario no precisa de reglas especiales. En cada transacción concreta bastará con conocer las cuentas afectadas y su variación aplicando las reglas de registro (convenio general del cargo y el abono) a las mismas para saber si la anotación procede hacerla al debe o al haber.

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