TEMA 1 La contabilidad como sistema de información

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TEMA 1 La contabilidad como sistema de información

1.1. Actividad económica y la necesidad de información

La sociedad actual, en todos sus ámbitos, se caracteriza por ser una sociedad de la información. Como parte de este entorno, la actividad económica, y los distintos participantes de la misma, precisan de gran cantidad de datos de naturaleza económica y de otro tipo.

La información económica es vital para la sociedad en la que vivimos. Toda entidad privada, desde una pequeña empresa a una multinacional, necesita procesar información y elaborar informes para tomar decisiones de naturaleza económica.
También las entidades públicas precisan de información de carácter económico en el desarrollo de las actividades que tienen encomendadas.

La información económica que precisan estas entidades es de muy diverso tipo, y en particular sobre el valor de sus bienes y sus deudas, así como la cuantía de sus ingresos y sus gastos.

Prácticamente todas las personas trabajan con conceptos e información económica o contable en su vida diaria. Cuando una persona calcula los gastos que ha tenido o va a tener cada mes, al objeto de saber si con su sueldo puede o no ahorrar para el viaje de vacaciones o cambiar de coche, está utilizando y razonando en términos
económico-contables.

Constantemente se oyen y se usan conceptos económicos o contables. Diariamente en los periódicos, televisión y radio las noticias económicas hacen referencia a términos como presupuestos, déficit, gastos, ingresos, beneficios, pérdidas, activos y pasivos, etc., tanto para referirse a las actividades del sector privado (empresas) como las actividades del sector público (ayuntamientos y otros entes).

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Ilustración 1.1. Noticias en prensa

Informes contables y toma de decisiones

La actividad económica exige disponer de informes económico-financieros para la toma de decisiones. La contabilidad proporciona parte de los informes que esta actividad requiere. Por ejemplo, los sistemas de contabilidad en las empresas sirven para elaborar tres tipos de informes:

1. Informes internos de rutina para los gerentes: ayuda a la toma de decisiones que se presentan con cierta regularidad. Estos informes sirven para el control operacional de la organización.

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2. Informes internos no rutinarios para los gerentes: ayuda a la toma de decisiones que se realizan con carácter irregular en la organización o no tienen precedente. Estos informes pueden servir, por ejemplo, para el control estratégico de la organización.

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3. Informes externos para inversionistas, autoridades y demás grupos interesados: proporciona información sobre la posición financiera, operaciones y actividades relacionadas de la organización.

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Las personas, empresas e instituciones usan la información contable para la toma de decisiones con relación a su patrimonio y sus actividades. Existen tres tipos de decisiones básicas, que de una forma u otra realizan todas las unidades económicas (algunas de las decisiones que se indican pueden requerir otro tipo de información además de la información económica y contable):

1. Decisiones de financiación. Se trata de decisiones relacionadas con la obtención de fondos por parte de terceros. Los informes contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas tales como: ¿debo pedir prestado o no?, ¿qué importe solicitar?, ¿a qué entidad financiera?, ¿qué modalidad de deuda es más adecuada?, ¿tengo capacidad para endeudarme?, ¿podré pagar los intereses correspondientes y devolver el importe principal solicitado?, etc.

2. Decisiones de inversión. Se trata de decisiones relacionadas con la inversión de los recursos financieros disponibles. Los informes contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas tales como: ¿es conveniente sustituir la maquinaria actual por otra más eficiente?, ¿debo ampliar el negocio adquiriendo más locales o fábricas?, ¿si tengo fondos disponibles en qué empresa debo invertir?, ¿qué empresa es más rentable?, ¿qué empresa está menos endeudada y es más solvente?, ¿qué empresa genera más beneficios?, etc.

3. Decisiones operativas. Se trata de decisiones relacionadas con la gestión diaria de los negocios y las actividades. Los informes contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas tales como: ¿qué actividades de las que realiza mi empresa debo potenciar?, ¿y cuáles debo cancelar?, ¿qué clientes son más rentables?, ¿debo contratar más personal?, ¿con qué bancos es mejor operar?, etc.

1.2. Concepto y áreas de la contabilidad

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un sistema de información, y como tal está encargada del registro, la elaboración y la comunicación de información, fundamentalmente de naturaleza económico-financiera, respecto a una entidad que requieren sus usuarios para la adopción racional de decisiones en el ámbito de las actividades económicas.

Áreas de la contabilidad

Las áreas de estudio de la contabilidad pueden clasificarse según diversos criterios:

(1) Según el nivel de agregación a la que se refiere la información:

  • Macrocontabilidad: De agregados económicos: producto interior bruto (pib), balanza de pagos, renta nacional etc., referidos a cualquier ámbito territorial (mundial, Unión Europea, España, Comunidad Valenciana, etc.) o sector económico (textil, automóvil, construcción, financiero, seguros, etc.).
  • Microcontabilidad: De empresas, administraciones y otras entidades consideradas de forma individual.

(2) Según el ámbito de circulación económica objeto de estudio:

  • Contabilidad externa, general o financiera. Centrada en las actividades y relaciones de la entidad contable con su entorno: deudores y acreedores, compras y otros gastos, ventas y otros ingresos, pagos y cobros, etc. Su objetivo es informar sobre la riqueza o patrimonio de la entidad y de sus variaciones.
  • Contabilidad interna, analítica o de costes. Centrada en el proceso de transformación económica interna: consumos y costes de transformación de materias primas en productos, consumos y costes por actividades, etc. Su objetivo es estudiar los sistemas y procedimientos de determinación de los costes
    de productos, actividades y servicios.

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Ilustración 1.2. Ámbitos de circulación económica en una entidad

(3) Según el tipo de entidad a la que se refiere la información:

  • Contabilidad privada. Referida a la contabilidad de las entidades mercantiles (sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, etc.) o empresarios individuales.
  • Contabilidad pública. Referida a la contabilidad de entidades del sector público (ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, etc.).
  • Contabilidad de entidades no lucrativas. Referida a este tipo de entidades: asociaciones, organizaciones no gubernamentales (ong), etc.

Las distintas entidades tienen, además de necesidades informativas diferentes, requerimientos normativos específicos.

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(4) Según el objeto de estudio:

  • Análisis contable. Estudio de las técnicas de análisis e interpretación de información contable o financiera.
  • Contabilidad y control de gestión. Estudio centrado en la generación de información y el control de carácter interno útil para la gestión operativa y estratégica de los negocios.
  • Auditoría contable. Es la revisión de la información contable de una entidad por parte de expertos contables independientes al objeto de verificar el cumplimiento de los principios y normas contables.
  • Contabilidad presupuestaria. Estudio de los procesos de elaboración de presupuestos y control presupuestario.
  • Valoración de empresas. Estudio de los métodos, técnicas y procedimientos para la valoración de empresas.
  • Consolidación de estados financieros. Estudio de los métodos y procedimientos para la agregación de información contable de entidades que pertenecen a grupos de empresas.
  • Contabilidad internacional. Estudio de las normativas y prácticas contables en el ámbito internacional.
  • Contabilidades sectoriales. Estudio de las particularidades contables de sectores específicos: bancario, seguros, constructoras, energía, etc.

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Entidades contables

Una entidad contable es un negocio u organización o parte de un negocio u organización que desde el punto de vista contable debe tratarse como una unidad separada.

Cada entidad contable registra, elabora y presenta su propia información económica y contable.

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Cada entidad contable tiene sus propias necesidades de información contable y está sujeta a diferentes requerimientos legales respecto a la misma. Las diferencias existentes en la información contable de distintas entidades derivan, o pueden derivar, de varias circunstancias:

  • de si es una entidad de derecho privado o de derecho público;
  • siendo de derecho privado, de su forma jurídica: empresario individual, sociedad anónima, sociedad limitada, cooperativa, asociación, etc.;
  • de la naturaleza de su actividad: construcción, industrial, financiera, servicios, etc.;
  • de otros factores: si son entidades que cotizan en Bolsa o no, si forman parte de un grupo de empresas, etc.

El sistema contable en una entidad individual

Cada día todas las empresas, y otras entidades privadas o públicas, realizan gran cantidad de operaciones: compras, ventas, cobros, pagos, etc., que precisan un sistema capaz de analizar, valorar, registrar y clasificar esas transacciones para posteriormente elaborar documentos o informes que sinteticen toda la información útil para la toma de decisiones.

Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones.

Así, en todo sistema de información contable se precisará tanto de elementos humanos, los profesionales de la contabilidad y personal administrativo, como de elementos materiales tales como las instalaciones y el equipo utilizados (despachos, ordenadores, impresoras, etc.). También se precisarán documentos físicos justificativos de las operaciones (facturas, recibos, extractos bancarios, etc.) y disponer de métodos y procedimientos para su captación, análisis, registro y archivo.

Finalmente hay que señalar que la normativa mercantil contiene una gran cantidad de disposiciones en materia contable las cuales, junto al conocimiento propio de la profesión, son necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema contable.

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Ilustración 1.4. El sistema contable

El aprendizaje del registro de las transacciones más habituales de una empresa, que suele denominarse teneduría de libros, requiere pocas semanas o meses, sin embargo, para ser un profesional de la contabilidad se necesita un período mayor de estudio, dedicación y experiencia.

La contabilidad no se encarga solo del mantenimiento de los registros contables, también supone el diseño de sistemas contables eficientes, el análisis de las transacciones previo al registro y la elaboración e interpretación de informes contables, tanto sobre información histórica como previsional.

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