Proceso de Planificación
– Clasificación de los planes : La planificación se dirige a reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones, estableciendo una serie de actuaciones dirigidas a la consecuencia de los objetivos, todos los planes que se proponen en la empresa tienen esta característica, pero pueden realizar sus funciones en distintos ámbitos.
Así se puede establecer la siguiente clasificación:
– Dependiendo del horizonte temporal. Planes a largo y corto plazo.
– Dependiendo de cuál sea la amplitud, y la importancia de los planes. Diferenciando entre:
– políticos : planes que se originan en los niveles altos de la organización y constituyen declaraciones que guían a los subordinados a la hora de adoptar decisiones. P.ej: “política de calidad”
– procedimientos: son planes que establecen las normas a seguir para realizar una determinada actividad. Ahora y en el futuro.
– métodos: son planes para aplicarse dentro de actividades específicas, y que sirven de guía a los resultados de cada individuo. P.ej: “método de cómo realizar una tarea: tiempo que se tarda en hacerla.”
– Dependiendo de las funciones donde se realiza la planificación,
– Dependiendo de los grados de flexibilidad de los planes
– planes rígidos: aquellos que suponen que el futuro será suficientemente cierto o estable, y por tanto se pueden alcanzar los objetivos propuestos con las acciones definidas desde el presente.
– planes flexibles: aquellos en los que se considera la posibilidad de que aparezcan acontecimientos que lleven a una alteración de los planteamientos iniciales, considerando por tanto diferentes alternativas en el caso de que suceda algo imprevisto.
– Planificación estratégica y táctica
La planificación estratégica constituye el primer paso para concretar la estrategia a seguir por la empresa, es una planificación a largo plazo, y se basa en planes que van a marcar las directrices a seguir por la empresa. Serán planes poco detallados y que permitan gran flexibilidad.
La planificación estratégica se realizará por la alta dirección de la empresa, y afecta a toda la organización. Para poder realizar esa planificación estratégica se va a necesitar gran cantidad de información interna y externa de la empresa.
La planificación táctica se desarrollará por los mandos intermedios, y es un medio para desarrollar las estrategias , para definir planes específicos con los que alcanzar las metas o fines propuestos.
– Proceso de planificación
Primero se definen cuáles son los objetivos o metas de la empresa, y se van a plantear diferentes alternativas o estrategias para conseguir esos fines. Se tendrán que llevar a cabo previsiones por parte de la empresa , con la información interna y externa.
Después se tendrá que decidir cuál es la alternativa o estrategia que se va a llevar a cabo. Esta decisión será recogida por el plan a largo plazo de la empresa.
Se tendrá que desarrollar la estrategia que se llevará a cabo, produciéndose una especificación de los objetivos a conseguir; se definirán también las actuaciones o diferentes alternativas para conseguir los sub-objetivos. Normalmente se trata de un proceso de decisión.
Se realizará un plan en el que se recogerán las actuaciones a llevar a cabo.
Una vez definidas las actuaciones a llevar a cabo por la empresa se tendrá que evaluar cuales son los recursos necesarios , es la fase de Programación.. Intentar optimizar el desarrollo de esas actuaciones para conseguir de forma eficiente los objetivos planteados.
Por último se tendrá que realizar la Presupuestación, es decir adaptar esas actuaciones a la situación económica de la empresa.
Ahora ya podemos llevar a cabo esas actuaciones : Acciones. Aquí ha finalizado ya el proceso de planificación, y comenzará el proceso de control.
-Las PREVISIONES son la evaluación futura de aquellas variables que afectan directamente a la empresa. Este proceso de previsión será más complejo en cuanto que esas variables no son controlables por la empresa.
El proceso de previsión es un proceso de aproximación que de esa forma reduzca la incertidumbre para tomar decisiones.
Existen también limitaciones en el proceso de planificación. Toda empresa quisiera realizar una planificación lo más exacta posible. Esto se ve limitado por una serie de circunstancias como pueden ser:
– definir con precisión los objetivos
– por las condiciones externas de la empresa.
El éxito de las actuaciones va a depender de la estabilidad de esas variables externas (como son la política económica, los cambios en los gustos de los consumidores).
El control
– Concepto
El proceso de control comienza cuando finaliza el proceso de Dirección. El proceso de control significa controlar una actuación (acción), tiene distintos significados.
– Ese control significa comprobar o verificar los resultados obtenidos con las actuaciones. Es como un proceso de refracción (feed-back) ya que intenta encauzar a la empresa hacia lo que se había preestablecido.
– También el control tiene el significado de comparación con una norma o un Standard, es decir con la medida que se haya establecido en los objetivos.
Todos estos significados definen el proceso de control de la empresa. El proceso de control se explica con todos y cada uno de ellos.
Podemos decir que el proceso de control es un proceso de comprobación, observación y medida en el que se establece un proceso de comprobación entre los resultados obtenidos y unos valores previstos de los objetivos establecidos (Standard o normas). Se analiza la existencia de desviaciones que sirven como información para tomar decisiones sobre las acciones a desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos.
Por otra parte decimos que es un proceso con capacidad de mantener un sistema estable y asegurar la eficacia de las decisiones que se han tomado
– Proceso de control
Podemos clasificar ese proceso de control, bien siguiendo el criterio del momento en el que se desarrolla el control, y de esa forma podemos diferenciar entre:
-control previo: se dirige a evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados, y para ello se realiza un control antes de desarrollar o de ejecutar la acción.(P.ej. previsión de los materiales que se va a necesitar).
– control a posteriori: se encarga de comprobar las actuaciones , y analizar los resultados cuando son diferentes a los deseados.
– control actual ( o permanente): se dirige a ajustar el resultado con el objetivo de forma que se mantenga la estabilidad dentro del sistema.
Otra clasificación que se puede establecer, puede ser según la finalidad del control, así tendríamos:
– control de exactitud: persigue que las variables controladas cumplan con las normas preestablecidas, y la comprobación se realiza de forma individualizada para cada una de las variables. Este control se conoce también como control interno ( P.ej. control de inventario, de calidad, de tesorería).
– control de eficiencia: se realiza de forma más general o global, y se encarga de medir la rentabilidad y productividad de los procesos económicos de la empresa. Como una forma de orientar esos procesos hacia conseguir la eficacia de la empresa.
Las etapas que se pueden distinguir en el proceso de control van a ser:
1) definición de las variables Standard o normas, como una medida de los objetivos que se quieren alcanzar.
2) obtener los datos sobre los resultados de las actuaciones que se han desarrollado.
3) realizar una comparación de los resultados con los valores de las variables que se han definido en el primer apartado.
4) Se realizarán las acciones correctivas de acuerdo a la evaluación realizada en 3).
– Definición de variables: esas medidas se establecen en base a estadísticas que reflejan situaciones pasadas similares, o a la experiencia subjetiva por parte de los directivos de la empresa.
– Obtención de datos, resultados: la medida de los resultados se ha de obtener en unidades de medida correctas que permitan ser comparadas con los Standard o normas que se han establecido. Las medidas de esos resultados debe dirigirse a la persona oportuna ( la 3) está aquí incluida).
– Acciones correctivas: esas medidas deben ser llevadas a cabo, determinadas por la persona adecuada, es decir por aquella que tenga autoridad sobre el asunto o tarea correspondiente.
De forma general se puede decir que el control nunca va a ser total, ya que siempre van a existir desviaciones con respecto a los objetivos. Raramente se llega a la exactitud.
Las diferentes técnicas que se emplean en el control de las actividades reciben el nombre de control económico o control de gestión; éstas técnicas pueden clasificarse en lo que se conoce como control presupuestario, y control no presupuestario.
– control presupuestario: se basa y se apoya en la elaboración y ejecución de unos presupuestos, los cuales pueden servir como elemento de comparación y por tanto como una técnica de control.
– control no presupuestario: pueden ser por ejemplo la observación personal que es la técnica más común, y se realiza por el superior sobre el subordinado. Otra puede ser las auditorias que tienden a asesorar respecto al funcionamiento de la empresa; otras pueden ser el análisis del punto muerto. Otras pueden ser el análisis de tiempos mediante grafos.
Todas estas técnicas nos van a proporcionar distinta información que se tendrá que ordenar y analizar para que ese sistema de control cumpla con su finalidad que es la de apoyar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.
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1. Definición de la Visión, Misión y Valores
Objetivo:
Antes de iniciar cualquier proceso de planificación, es necesario tener claro el propósito y los principios fundamentales que guiarán la estrategia de la empresa. Esto incluye la visión, que describe el futuro deseado de la organización, y la misión, que establece el propósito de la empresa. Los valores son los principios que guiarán todas las acciones dentro de la organización.
Acciones:
- Analizar el contexto interno y externo de la empresa.
- Identificar y definir la visión, misión y valores que alinearán la organización.
- Asegurarse de que la planificación futura esté alineada con estos principios.
2. Análisis del Entorno
Objetivo:
El análisis del entorno ayuda a identificar las oportunidades y amenazas que podrían afectar el éxito de la empresa. Para ello, se utilizan herramientas como el análisis PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y Legal) y el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Acciones:
- Realizar un análisis interno para identificar fortalezas y debilidades.
- Analizar el entorno externo para conocer las oportunidades y amenazas.
- Evaluar las tendencias y los cambios en el mercado que podrían afectar a la empresa.
3. Establecimiento de Objetivos
Objetivo:
Una vez que se ha analizado el entorno, se deben establecer objetivos claros y alcanzables. Los objetivos SMART son una metodología útil para definir metas que sean Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitadas en el Tiempo.
Acciones:
- Definir objetivos a corto, mediano y largo plazo.
- Asegurarse de que los objetivos estén alineados con la visión y misión de la empresa.
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el progreso.
4. Desarrollo de Estrategias
Objetivo:
Las estrategias son los planes de acción que se diseñan para alcanzar los objetivos definidos. Implican la identificación de recursos, la asignación de responsabilidades y la creación de un plan detallado que guiará la empresa hacia el logro de sus metas.
Acciones:
- Desarrollar varias alternativas estratégicas.
- Evaluar los pros y contras de cada estrategia.
- Seleccionar la estrategia más adecuada en función de los objetivos, los recursos disponibles y las condiciones del mercado.
5. Planificación de Recursos
Objetivo:
Es fundamental asegurar que la empresa cuente con los recursos necesarios para implementar las estrategias definidas. Esto incluye recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales. La planificación de recursos es esencial para garantizar la viabilidad de la estrategia.
Acciones:
- Evaluar los recursos disponibles en la organización.
- Identificar las necesidades adicionales de recursos y establecer cómo se obtendrán.
- Asignar los recursos de manera eficiente a las áreas clave.
6. Ejecución del Plan
Objetivo:
La ejecución del plan implica la puesta en marcha de las estrategias y el uso de los recursos disponibles. Es crucial que las tareas sean asignadas de manera eficiente y que cada parte de la organización se coordine para alcanzar los objetivos establecidos.
Acciones:
- Asignar roles y responsabilidades claras.
- Implementar las estrategias a través de proyectos específicos.
- Asegurarse de que los equipos de trabajo estén alineados con los objetivos y las metas.
7. Monitoreo y Control
Objetivo:
El monitoreo y control son esenciales para asegurar que las estrategias y acciones se implementen según lo planeado. El control permite identificar problemas o desviaciones y hacer ajustes necesarios para alcanzar los objetivos.
Acciones:
- Establecer sistemas de seguimiento para evaluar el progreso hacia los objetivos.
- Revisar los indicadores de desempeño (KPI) y hacer ajustes cuando sea necesario.
- Mantener una comunicación continua entre los miembros del equipo para garantizar la ejecución correcta.
8. Evaluación y Ajustes
Objetivo:
Una vez que se ha implementado el plan, es necesario evaluar su eficacia y realizar ajustes según los resultados obtenidos. La evaluación permite identificar áreas de mejora y replantear las estrategias si es necesario.
Acciones:
- Analizar los resultados obtenidos en relación con los objetivos establecidos.
- Identificar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora.
- Realizar ajustes estratégicos y tácticos para asegurar el éxito en el futuro.