Este capítulo describe los procesos de Presto que se suelen realizar en la fase de precontrato, tras la redacción del proyecto y antes de iniciar la ejecución de la obra:
- Planificación económica.
- Planificación financiera.
- Planificación temporal.
Planificación económica
La planificación económica describe el modelo de ingresos y costes previstos en la obra y se apoya en dos procesos:
- Calcular el presupuesto de coste, o presupuesto objetivo, que representa el coste estimado de ejecución del proyecto desde el punto de vista de la empresa constructora y que sirve de base para la presentación de la oferta, frente al presupuesto del proyecto, que representa la venta o el ingreso.
- Periodificar las cantidades del presupuesto y del objetivo en fases, normalmente meses, para obtener un desglose temporal del coste, disponer de certificaciones previsionales, controlar los plazos de ejecución y analizar la financiación.
Desde el punto de vista del redactor del proyecto, del promotor o del project manager, sólo existe un presupuesto, el de venta. Por tanto, en este caso la planificación se realizará sobre un objetivo de coste que será idéntico al presupuesto.
Objetivo de coste
El objetivo de coste es un presupuesto paralelo al presupuesto de ingresos, que se introduce en el esquema «Objetivo de coste» de las ventanas del presupuesto.
Los dos presupuestos pueden tener:
- Diferentes precios de coste y venta, que pueden introducirse directamente para cada concepto o generarse aplicando un margen o coeficiente de paso por naturalezas.
- Diferentes cantidades, si la empresa constructora revisa el proyecto y obtiene valores distintos de los del proyecto.
Los dos presupuestos deben tener una estructura relativamente similar, pero pueden existir partidas o incluso capítulos enteros que intervengan sólo en uno de los dos presupuestos.
Los conceptos que están sólo en uno de los dos presupuestos se retiran del otro anulando la cantidad o el precio, como sea más cómodo.
La ventaja de tener los dos presupuestos de venta y coste integrados es que se pueden analizar los márgenes por partidas, por capítulos y para toda la obra, analizando los costes indirectos y otros gastos que no están individualizados en el presupuesto del proyecto. El presupuesto se mantiene tal y como es necesario para las relaciones con el promotor y para las certificaciones, permitiendo que el objetivo de coste esté más orientado a la forma de ejecución.
Si se dispone del presupuesto del proyecto se puede realizar el objetivo de coste usándolo como base. Si el objetivo de coste se ha realizado en primer lugar, usando la estructura del presupuesto de venta, se puede copiar al objetivo, como se indica más adelante, y generar el presupuesto de venta posteriormente.
Importes del objetivo
.CanObj | .Obj. | ImpObj
Las cantidades, los precios y los importes del objetivo de coste usan las mismas variables que el presupuesto, con el sufijo «Obj».
La diferencia entre el precio de venta y el de coste representa el margen o beneficio obtenido en cada concepto, a falta de los costes indirectos y otros porcentajes que no intervengan directamente en cada partida.
.ImpObjPres
Producción total prevista de cada concepto, calculada como la cantidad del objetivo valorada al precio del presupuesto. Representa el ingreso esperado cuando la cantidad de objetivo es diferente a la del presupuesto.
Costes indirectos y gastos generales
A diferencia del presupuesto, Presto no incrementa el coste objetivo con el porcentaje de costes indirectos, si se ha definido.
Los costes indirectos, como cualquier otro gasto no certificable directamente, deben añadirse explícitamente en uno o más capítulos al objetivo de coste, al nivel de desglose que se desee.
Los capítulos de costes no certificables deben recibir la categoría «Costes indirectos» para que se identifiquen adecuadamente, por ejemplo, para no copiarse cuando se genera el presupuesto a partir del objetivo.
Si se han definido los porcentajes de gastos generales y el beneficio, o se conoce el presupuesto de adjudicación o baja de subasta, se deben usar las variables de los importes que incluyen estos valores, como se describe en la nota técnica «Presupuestos para la administración», a fin de que se puedan comparar correctamente ingresos y gastos a nivel de cada concepto.
La expresión de usuario «MargenObj» calcula la diferencia neta entre cualquier importe del presupuesto de venta, ajustado por los porcentajes mencionados, y el coste estimado.
Opciones para organizar el objetivo
En el menú «Procesos: Objetivo» hay numerosas opciones para automatizar, actualizar y reorganizar la estructura del objetivo.
Generar
Permite generar el objetivo de coste a partir del presupuesto o viceversa, modificando selectivamente los precios de cada naturaleza.
Se puede aplicar a toda la obra o sólo a los conceptos inferiores del concepto elegido. Muestra el valor actual de referencia, a partir del cual se realizan los cambios en los precios.
Los rendimientos de las descomposiciones se copian de la estructura de precios de origen a la de destino.
En las cantidades de partidas se puede optar por no hacerlo.
- Al generar el objetivo se asigna la fase «1» de planificación a las líneas de medición aprobadas del presupuesto que no estén ya planificadas.
- Al generar el presupuesto se marca el campo «Pres» de las líneas de medición que tengan fase de planificación y se asigna el estado «Presupuesto inicial» a las líneas de medición con el estado «Cambio pendiente».
De esta forma, las cantidades de presupuesto y objetivo coinciden. Posteriormente se pueden realizar ajustes de forma manual, si hay diferencias. No se copian los capítulos con la categoría «Costes indirectos».
Fusionar partidas
Refunde varias partidas en una sola exclusivamente para el objetivo de coste, sin alterar la estructura ni los precios de las partidas originales. No actúa en contratos ya adjudicados.
Las líneas de medición no se consolidan, ya que pueden corresponder a unidades de medida y precios distintos. La partida resultante puede tener en su descomposición las partidas refundidas, con su medición y precio de objetivo anteriores, o bien todos los conceptos de las descomposiciones originales, agrupados. Las partidas refundidas se anulan del objetivo y de la planificación.
Desglosar partidas
Esta opción permite separar una unidad de obra en dos, separando una parte de la descomposición, de forma que se puedan planificar, contratar o ejecutar por separado.
La segunda partida es una copia de la partida original con una descomposición de objetivo que tiene la diferencia de rendimientos entre el presupuesto y el objetivo de cada concepto inferior, y no figura en el presupuesto.
Por ejemplo, si en una partida se anula en la descomposición del coste la cantidad de hormigón, y se deja sólo el 40% de la mano de obra, se creará una partida nueva con todo el hormigón y el 60% de la mano de obra.
De esta forma resultan dos unidades de obra complementarias de la unidad original, manteniendo los importes de presupuesto y objetivo.
Actualizar descomposición
Permite mantener y utilizar como referencia un cuadro de precios de coste para realizar rápidamente estimaciones y ofertas, sustituyendo los costes o las descomposiciones de coste de los conceptos seleccionados por las existentes en la referencia, sin alterar el presupuesto.
Si hay conceptos con descomposición en la obra, pero no en la referencia, se anota el nuevo precio de objetivo en color negro y se anulan las cantidades de objetivo de los conceptos de su descomposición.
Reestructurar descomposición
Permite ajustar las descomposiciones recibidas, normalmente tomadas de cuadros de precios, a las condiciones reales de la contratación y ejecución, sin alterar el presupuesto.
Este caso se da cuando el objetivo se ha generado copiando el presupuesto del proyecto.
Para ello, elimina o refunde por naturalezas los conceptos de la descomposición del objetivo de las partidas seleccionadas.
Puede agrupar todos los conceptos de las naturalezas elegidas, en uno sólo o en uno por cada naturaleza, por ejemplo, para contratar globalmente la mano de obra o los materiales.
El nuevo concepto tiene el importe de la naturaleza elegida y los conceptos refundidos se retiran del objetivo, de manera que el coste objetivo no se altera.
Planificación del objetivo
Cantidades de objetivo y planificación
Las cantidades de objetivo se pueden introducir globalmente para la unidad de obra, en el campo «CanObj».
La planificación económica es el desglose de esta cantidad objetivo por fases o períodos de certificación, normalmente meses.
La creación y el funcionamiento general de las fases se describe en el capítulo «Certificaciones».
De la misma forma que para las certificaciones, este desglose se puede introducir con más o menos detalle:
- Introduciendo la cantidad estimada para cada fase en el campo «CanPlan», que puede activarse en los campos múltiples a la derecha de todos los esquemas, desde «Planificación» en adelante.
- Utilizando líneas de medición existentes o creadas para este propósito, asociando en el campo «FasePlan» la fase correspondiente a su ejecución estimada.
Si se introducen directamente cantidades globales o en fases se retiran de la planificación todas las líneas de medición de la unidad de obra y fase afectadas.
La cantidad objetivo es la suma de las cantidades planificadas para todas las fases.
La planificación es la suma de las cantidades planificadas hasta la fase aprobada o actual. De esta forma, la planificación en cada momento es paralela y comparable a la certificación o la ejecución real.
Los importes de la planificación por fases se ven en la ventana «Fechas», esquema «Planificación».
Agenda.Plan
Importe de la planificación de cada fase.
.PlanPres
Planificación de cada fase valorada a precio de presupuesto de venta, o producción esperada.
.OrPlan
Importe de la planificación acumulada hasta la fase.
.OrPlanPres
Producción esperada a origen en la fase.
Rellenar la planificación económica
Esta opción permite repartir las cantidades de objetivo de las partidas en fases aplicando varios procedimientos automáticos:
- Según la planificación del diagrama de barras
- Mediante un reparto por pesos o curvas «S»
- En función de las tareas planificadas de la unidad de obra
La cantidad de objetivo se reparte entre las líneas de medición existentes mientras la cantidad obtenida sea menor o igual a la que se necesita en cada fase. La cantidad restante se incluye en una nueva línea de medición.
Cuando la cantidad de objetivo se reparte a partir de la planificación de las tareas, si existe una línea de medición con la cantidad exacta que corresponde a una fase, se le asigna ese valor. En otro caso, se crea una línea con la cantidad necesaria en cada fase.
Las líneas de medición de tipo «Hueco» o «Vínculo» que no aportan cantidad no se utilizan en el reparto de la cantidad de objetivo.
La planificación existente se borra. Las nuevas líneas se asignan al espacio de defecto y el comentario es el resumen de la partida.
La cantidad objetivo se reparte sólo en la fase actual y posteriores, descontando la cantidad planificada en las fases anteriores.
Si por los redondeos hay descuadres en las cantidades intermedias, se regularizan en la última fase para cuadrar con la cantidad total original. Si se cambian los ajustes de redondeo, el reparto puede ser ligeramente distinto.
Aplicando los datos del diagrama de barras
Reparte la cantidad de objetivo de cada unidad de obra en tantas líneas de medición como fases abarquen las fechas de inicio y finalización ASAP del diagrama de barras, en proporción a los días laborables de cada fase.
Aplicando los pesos de planificación de cada certificación
Reparte la cantidad de objetivo entre las fases existentes, a partir de un coeficiente o peso por fase.
La ventana «Fechas», esquema «[Fases] Planificación», contiene los campos necesarios para este reparto.
Agenda.PesoPlan
Fracción o peso del objetivo de coste que se estima realizar en la fase. Si no suman 100 se realizará un reparto prorrateado.
El botón de sugerir presenta varias alternativas:
- Peso repartido linealmente.
- Peso pendiente de repartir, hasta llegar a 100.
- Peso estimado para formar una campana de Gauss.
Con Presto se suministra una hoja Excel con varios modelos de curvas «S» de distribución de costes. En cada modelo se genera una columna de pesos que se puede copiar y pegar directamente en este campo.
Se utiliza el número total de fases que se hayan definido; añada o elimine fases hasta tener el número deseado.
.OrPesoPlan
Peso acumulado hasta la fase.
.PlanTeor
Importe de la planificación según el peso asignado.
.OrPlanTeor
Planificación según el peso, acumulada hasta la fase.
Aplicando a las unidades de obra la planificación de las tareas
Se aplica a las unidades de obra que tengan el objetivo en líneas de medición asignadas a tareas.
Reparte la cantidad de objetivo que corresponde a las fechas ASAP o ALAP de estas tareas creando las líneas de medición por cada tarea y cada fase de planificación que sean necesarias.
Consultar «Presto en la etapa de planificación: Planificación temporal: Relación entre planificación económica y temporal».
- Definición de Objetivos:
- Identifica claramente los objetivos económicos que deseas alcanzar. Estos podrían incluir el crecimiento de ingresos, la reducción de costos, la expansión del mercado, entre otros.
- Análisis del Entorno:
- Examina el entorno económico, político, social y tecnológico en el que operas. Comprende las tendencias del mercado, las regulaciones gubernamentales y cualquier otro factor externo que pueda afectar tu planificación.
- Análisis Interno:
- Evalúa los recursos internos disponibles, como capital, talento humano, tecnología y procesos. Identifica las fortalezas y debilidades internas que puedan influir en la ejecución del plan.
- Identificación de Stakeholders:
- Identifica las partes interesadas clave, como empleados, clientes, proveedores y otros socios comerciales. Considera sus expectativas y necesidades en tu planificación.
- Establecimiento de Estrategias:
- Desarrolla estrategias específicas para alcanzar tus objetivos. Estas estrategias pueden incluir la introducción de nuevos productos, la expansión a nuevos mercados, la optimización de procesos, entre otros.
- Presupuestación:
- Desarrolla un presupuesto detallado que refleje los recursos necesarios para implementar tu plan. Esto puede incluir gastos operativos, inversiones en activos, costos de marketing, entre otros.
- Evaluación de Riesgos:
- Identifica posibles riesgos y desarrolla planes de mitigación. Esto podría incluir cambios en las condiciones del mercado, fluctuaciones económicas o cualquier otra variable que pueda afectar la implementación del plan.
- Cronograma de Implementación:
- Establece un cronograma detallado para la implementación de cada fase del plan. Asigna responsabilidades y define hitos para medir el progreso.
- Indicadores de Desempeño:
- Define indicadores clave de desempeño (KPIs) que te permitan medir el éxito de la implementación. Estos pueden incluir métricas financieras, de satisfacción del cliente, eficiencia operativa, entre otros.
- Comunicación Interna y Externa:
- Comunica tu plan a todas las partes interesadas internas y externas. Asegúrate de que todos comprendan su rol y la importancia del plan para la organización.
- Revisión y Ajuste Continuo:
- Establece un proceso de revisión regular para evaluar el progreso del plan. Si es necesario, realiza ajustes en función de los resultados y las condiciones cambiantes del entorno.
- Análisis de la Situación Económica Actual:
- Examina detalladamente la situación económica actual, tanto a nivel macroeconómico (indicadores nacionales, tasas de interés, inflación) como a nivel microeconómico (finanzas de la empresa, presupuesto, flujo de efectivo).
- Identificación de Metas Económicas:
- Define claramente las metas económicas que deseas alcanzar. Estas metas pueden incluir el crecimiento de ingresos, la rentabilidad, la eficiencia operativa, la expansión del mercado, entre otras.
- Evaluación de Recursos Financieros:
- Analiza los recursos financieros disponibles, incluyendo capital, líneas de crédito, inversiones y cualquier otra fuente de financiamiento. Determina cuánto estás dispuesto a invertir para alcanzar tus metas.
- Análisis de Costos y Gastos:
- Revisa detalladamente los costos operativos y los gastos. Identifica áreas donde puedas reducir costos sin comprometer la calidad o la eficiencia.
- Establecimiento de Estrategias Financieras:
- Desarrolla estrategias específicas para gestionar tus recursos financieros. Esto podría incluir la búsqueda de nuevas fuentes de financiamiento, la reestructuración de deudas, o la optimización de inversiones.
- Planificación de Inversiones:
- Si tienes planes de inversión, elabora un plan detallado que incluya los proyectos, los plazos y los retornos esperados. Asegúrate de que estas inversiones estén alineadas con tus metas económicas.
- Gestión del Riesgo Financiero:
- Evalúa los riesgos financieros asociados con tu plan. Desarrolla estrategias para mitigar estos riesgos, como la diversificación de inversiones o la adopción de instrumentos financieros para cubrir posibles pérdidas.
- Optimización del Flujo de Efectivo:
- Implementa medidas para mejorar el flujo de efectivo, como la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, la negociación de plazos de pago con proveedores, y la eficiente gestión del inventario.
- Cumplimiento Normativo:
- Asegúrate de entender y cumplir con todas las regulaciones financieras y fiscales relevantes. La conformidad legal es esencial para evitar posibles sanciones y garantizar la estabilidad financiera.
- Evaluación de Resultados Esperados:
- Define indicadores clave de desempeño (KPIs) que te permitan medir el éxito de tus estrategias financieras. Establece métricas realistas para evaluar el progreso hacia tus metas económicas.
- Revisión y Ajuste Continuo:
- Programa revisiones periódicas para evaluar el desempeño económico. Si es necesario, ajusta tus estrategias en función de los resultados y de cualquier cambio en las condiciones económicas.