Como último eslabón de la cadena del medicamento están los establecimientos donde tiene lugar la adquisición por parte del paciente de su medicación. Se trata de aquellos lugares autorizados para la dispensación de medicamentos, productos farmacéuticos y parafarmacéuticos.
En todos aquellos donde haya dispensación de medicamentos es condición indispensable para la misma la presencia de, al menos, un farmacéutico o farmacéutica.
Existen distintos tipos de establecimientos farmacéuticos donde tiene lugar la dispensación; estos son: las oficinas de farmacia, los botiquines, los servicios de farmacia, los depósitos de medicamentos y las parafarmacias.
1. Oficinas de Farmacia
Las oficinas de farmacia son establecimientos sanitarios privados de interés público, propiedad de uno o varios farmacéuticos, que prestan los servicios de dispensación y atención farmacéutica a la población y que se encuentran sujetos a la planificación que establezcan las comunidades autónomas
2. Botiquines
En algunas ocasiones hay zonas donde la ordenación y planificación farmacéutica no autoriza la apertura de una nueva oficina de farmacia, pero se permite la implantación de un botiquín. Esto sucede en circunstancias excepcionales como, por ejemplo, los aumentos estacionales de la población en las zonas costeras durante la temporada de verano.
Los botiquines son establecimientos sanitarios adscritos a una oficina de farmacia (dependen de ella) destinados a garantizar la atención farmacéutica de un núcleo de población donde no se puede instalar una nueva oficina de farmacia. También requieren de la presencia de un farmacéutico.
3. Servicios de farmacia
Los servicios de farmacia son unidades de atención farmacéutica dentro de centros sanitarios que están bajo la responsabilidad de un farmacéutico. Se puede diferenciar entre los servicios prestados en la atención primaria y los prestados en la atención especializada:
- Servicios de farmacia hospitalaria: estas unidades están dentro de los hospitales y son las responsables de cubrir las necesidades farmacéuticas de los pacientes que están ingresados en el hospital o, también, en otros casos, de la dispensación ambulatoria de tratamientos de uso hospitalario.
- Servicios de farmacia de atención primaria: son las unidades que prestan servicio farmacéutico dentro de las zonas básicas de salud, aunque no se produce dispensación directa al usuario, sino que su cometido está dirigido a realizar campañas que promuevan el uso racional del medicamento, asesorar a los profesionales que trabajan en el centro de salud y suministrar los medicamentos y otros productos necesarios para la atención primaria.
4. Depósitos de medicamentos
Existen una serie de centros sanitarios o sociosanitarios en los que, por determinadas causas, se necesita asistencia farmacológica y no poseen un servicio de farmacia propio, sino que dependen de una ofi cina de farmacia o de un servicio de farmacia hospitalario. Algunos ejemplos serían los centros geriátricos y penitenciarios, las clínicas de salud mental, etc.
5. Parafarmacias
Las parafarmacias son establecimientos privados, no sometidos a planificación farmacéutica, donde tiene lugar la venta de productos parafarmacéuticos, nunca medicamentos.
Estos establecimientos no poseen restricciones de titularidad, de distancias ni de población. Esto supone que, entre otros, los técnicos en farmacia y parafarmacia pueden regentar una parafarmacia donde comercialmente crean más rentable, si bien los productos que en ella se vendan también podrán adquirirse en farmacias y grandes superficies, por lo que en este tipo de negocios la profesionalidad es vital para su buena marcha.
En las parafarmacias pueden venderse tres grupos de productos:
- Biocidas y productos sanitarios.
- Productos de dietética.
- Productos de dermofarmacia.
El asesoramiento profesional y una buena atención son la mejor arma para la buena marcha del negocio
Organización y personal de una oficina farmacia
Los objetivos son los mismos, que se trate de construir o acondicionar un local; de una farmacia central o de la farmacia de un centro de salud; sólo varían los medios que se deben emplear.
Locales
Es preciso diseñar locales funcionales que permitan asegurar:
– la protección de los stocks;
– la buena conservación de los medicamentos y el material;
– una gestión racional y fácil.
Características del almacén
Las dimensiones del almacén están determinadas por las necesidades de almacenamiento que a su vez dependen de:
– el número de medicamentos y materiales seleccionados;
– el número y la actividad de las estructuras aprovisionadas;
– la frecuencia del aprovisionamiento y de las entregas: cuanto más espaciados sean el aprovisionamiento y las entregas, más voluminosos serán los stocks y mayor el espacio necesario.
Más vale un almacén demasiado grande que demasiado pequeño. Un almacén exiguo no favorece el orden y dificulta el trabajo y la futura ampliación de los stocks en caso de aumento de la actividad. Contar aproximadamente 3 m2 de superficie de suelo por 1 m2 de superficie de almacenamiento.
La seguridad necesaria para la mercancía almacenada exige puertas, cerraduras, ventanas y techos sólidos.
La buena conservación de los medicamentos depende de la temperatura y humedad ambientales, condiciones muy frecuentemente difíciles de controlar en países tropicales.
– Es necesario una buena ventilación; ventiladores reducen sobre todo la humedad; aire acondicionado reduce el calor y la humedad.
– Es indispensable un cielo raso o techo bajo el tejado para reducir la temperatura; el espacio entre el tejado y el cielo raso debe estar ventilado.
– Las ventanas y otras aberturas deben estar protegidas para evitar la exposición directa de los medicamentos al sol.
– Los suelos deben ser de cemento (y si es posible, inclinados para facilitar el mantenimiento).
Organización interior del almacén
La organización debe ser lógica y en concordancia con el circuito de recepción, almacenamiento, distribución.
Estanterías y palets
Es indispensable disponer de estanterías sólidas y estables. En los países tropicales donde las termitas atacan a la madera, se recomienda utilizar estanterías metálicas. Estanterías metálicas son desmontables, es fácil adaptar los espacios entre los estantes al tamaño de las mercancías a colocar.
Los espacios entre los muros y las estanterías mejoran la ventilación.
Ningún producto o caja, aunque sea voluminosa, debe ser almacenado directamente sobre el suelo sino sobre palets que permiten la circulación del aire y confieren una protección contra la humedad.
Áreas de almacenamiento
En el interior del local, o en su defecto en un local contiguo, debe preverse áreas de almacenamiento.
– Área de almacenamiento de llegada: para el almacenamiento de las cajas, antes de desembalarlas, y antes de controlar la entrega y de realizar la inspección física de la calidad de los productos.
– Área de almacenamiento de salida: para el almacenamiento de los pedidos periféricos antes de su recogida. Cada destino tendrá una zona asignada en la que se guardarán las cajas hasta su distribución.
Estas dos áreas de almacenamiento deben estar situadas cerca de las vías de acceso para facilitar la manipulación.
Se recomienda también determinar un área para almacenar cajas vacías que servirán para el embalaje de los pedidos periféricos.
Zona(s) de trabajo
Debe identificarse zonas de trabajo donde controlar las entregas y preparar los pedidos.
Despacho
Se debe contar con un despacho, instalado cerca de la luz, dónde el responsable de la farmacia realice el trabajo administrativo y archive los documentos de gestión.
Ejemplos de organización de una farmacia
La organización de las estanterías, mesas y demás muebles, varía según la configuración del local.
Para stocks más grandes o para una farmacia central, escoger varias habitaciones y aplicar los mismos principios adaptando la disposición a las necesidades: administración, cámara fría o frigoríficos, etc.
Organización de los medicamentos y del material
Almacenaje de los medicamentos que no requieran cadena de frío
El stock se coloca según la clasificación adoptada:
– medicamentos para vía oral
– medicamentos inyectables
– soluciones de perfusión
– medicamentos para uso externo y antisépticos
– desinfectantes
Dentro de cada grupo (orales, inyectables, etc.), los productos se clasifican por orden alfabético.
Cada producto debe tener un sitio bien delimitado e identificado con una etiqueta fija indicando el nombre del producto en DCI, la forma farmacéutica y dosificación. La designación de un lugar preciso para cada producto permite visualizar de inmediato la cantidad disponible y llamar la atención sobre una eventual ruptura de stock.
Prever suficiente espacio para cada producto.
Indicar sobre las cajas, de una manera bien visible (rotulador grueso), la fecha de caducidad. Situar en el fondo de las estanterías los productos que tengan una fecha de caducidad más lejana y delante los que van a caducar antes. Este método es indispensable para evitar que los productos caduquen durante su almacenamiento.
Para poder permitir a una persona no familiarizada con la DCI encontrar los productos en caso de urgencia o sustitución, se puede colocar una lista de nombres comerciales frente a sus DCI correspondientes, p. ej.:
Bactrim® ver cotrimoxazol
Clamoxyl® ver amoxicilina
Flagyl® ver metronidazol
Valium® ver diazepam
Almacenaje de los medicamentos controlados
Los estupefacientes y otros medicamentos controlados deben estar guardados en un armario cerrado con llave.
Almacenaje de los productos que requieran cadena de frío
Los productos que necesitan cadena de frío deben conservarse en frigorífico entre 2 °C y 8 °C: vacunas, inmunoglobulinas, sueros, insulina, ergometrina, oxitocina, dinoprostona, algunas pruebas de laboratorio, etc.
Almacenamiento del material médico
Dada la gran diversidad en estos artículos, no utilizar el orden alfabético sino reagruparlos en subgrupos: material de inyección, de cura, suturas, material y reactivos de laboratorio, etc.
Almacenamiento de productos voluminosos
Colocar en su lugar normal algunas cajas e indicar en una etiqueta donde está situado el resto del stock (reservas). No dispersar las reservas de un mismo producto en varios sitios.
– El orden debe permitir funcionar “de un vistazo”:
- Debe ser posible identificar rápidamente el número de cajas de cada producto y evaluar, en unos minutos, el número previsibles de semanas o meses de consumo de un producto.
- Un espacio vacío detrás de una etiqueta hace visible, de forma inmediata, una ruptura de stock.
– Deben ser suficientes unas horas para realizar un inventario completo del stock.
Gestión de una farmacia
Organización de las actividades
La dirección de la farmacia se confía a una sola persona que ha recibido una formación adecuada. Es la única persona con llaves de la farmacia y el armario de estupefacientes. Está asistida por uno, o varios, ayudantes en función de la carga de trabajo.
Las tareas y responsabilidades de cada persona deben ser definidas con precisión. Uno de los ayudantes debe ser capaz de sustituir al responsable si fuera necesario.
El calendario de actividades (pedidos, distribuciones, inventarios, eliminación de productos caducados, etc.) se programa de forma que se reparta la carga de trabajo lo más regularmente posible.
Gestión de stock
Ficha de stock
La ficha de stock es el principal instrumento de gestión. Se establece una ficha de stock para cada artículo (medicamento y material) y se pone al día a cada movimiento. Estas fichas permiten:
– identificar los movimientos del stock: entradas – salidas;
– conocer en cada momento el nivel teórico del stock;
– seguir el consumo de las diferentes estructuras de salud;
– planificar y elaborar correctamente los pedidos;
– determinar las pérdidas (diferencia entre el stock teórico y el stock real).
Ejemplo: Ficha de stock
En estas fichas de stock se anotan:
– el nombre del medicamento en DCI, su forma farmacéutica y dosificación;
– cualquier movimiento con su fecha (entradas, salidas, procedencia, destino, pérdidas por deterioro y vencimiento);
– los inventarios y su fecha.
Pueden anotarse también:
– el consumo medio mensual;
– los niveles de stock: stock de seguridad, stock de rotación;
– los otros sitios de almacenamiento;
– el precio unitario;
– los pedidos en curso y su fecha.
Las cantidades entradas y salidas se anotan siempre en número de unidades (p. ej. 5 000 comprimidos, 80 ampollas) y nunca en número de cajas.
Anotar un solo movimiento por línea, incluso si en el mismo día tienen lugar varias operaciones.
Observación: se precisan siempre las fichas de stock incluso si se utiliza un sistema de manejo de stock por ordenador.
Cantidades para tener en stock y a pedir (niveles de stock)
– Consumo medio mensual (CMM)
El CMM se calcula a partir de las salidas registradas en las fichas: se obtiene sumando las salidas de varios meses (3, 6 o 12) y dividiendo el total por el número de meses.
– Stock de rotación = consumo del periodo entre dos aprovisionamientos
El stock de rotación corresponde a la cantidad de cada artículo consumida entre dos aprovisionamientos (p. ej. si el aprovisionamiento es trimestral, el stock de rotación = CMM x 3).
– Stock de seguridad
Este stock está previsto para paliar eventuales retrasos en la entrega, un aumento de consumo o posibles pérdidas. Se calcula en función del tiempo de entrega de los pedidos.
La cantidad del stock de seguridad se calcula en general como la mitad del consumo correspondiente al tiempo de entrega. Depende de los riesgos que pueda correr el programa: riesgo de rupturas de stock o de caducidad de los medicamentos, en un contexto preciso (recursos, dificultades estacionales de aprovisionamiento, etc.).
Por ejemplo: si el tiempo de entrega es de 2 meses, el stock de seguridad corresponde a la cantidad media consumida en 1 mes.
– Cantidad a pedir
La cantidad pedida se basa, para cada artículo, en los datos de las fichas:
- el stock de inventario en el día de hacer el pedido
- el stock de seguridad
- el stock de rotación o consumo del periodo
- el tiempo previsto entre el pedido y su entrega
- las cantidades pedidas en curso
Pedido = (stock de rotación + stock de seguridad + consumo estimado durante el tiempo de entrega) – (stock existente el día del pedido + cantidad ya pedida, si procede).
Hojas de pedido y de entrega
Para los pedidos de estructuras periféricas al almacén central, se recomienda utilizar hojas ya impresas en las cuáles figuren la DCI, la forma (comprimido, cápsula, frasco, ampolla, etc.) y la dosificación.
En estas hojas de pedido pueden, además, aparecer:
– el stock de cada producto,
– el CMM.
El pedido debe realizarse en tres ejemplares, con la fecha y el visto bueno del responsable de la estructura de salud. Dos ejemplares se envían al almacén central: uno serve de hoja de entrega y se puede utilizar también para la facturación; el segundo queda en el almacén central. El tercer ejemplar se conserva en la propia estructura de salud.
Recepción del pedido
Todo pedido debe venir acompañado de una hoja de entrega del transportista (way bill) o de una factura y de un albarán de entrega (packing list).
En la recepción se debe controlar el número de cajas y comprobar su contenido:
– se comprueba que los artículos entregados corresponden a los artículos pedidos y que las cantidades coinciden con las mismas indicadas en el albarán de entrega;
– se controla el embalaje de cada artículo, su etiquetaje, la fecha de caducidad y el aspecto del producto;
– verificar las condiciones especiales de conservación (cadena de frío).
Cualquier anomalía será señalada inmediatamente al proveedor.
A continuación, los medicamentos y el material se colocan en el sitio que les ha sido asignado. Las cantidades recibidas son registradas en las fichas de stock.
Las hojas de entrega del transportista, las facturas y los albaranes de entrega se archivan, junto a las hojas de pedido, en un fichero “pedidos” que se debe conservar durante 3 años o más según la reglamentación en vigor.
Inventario
Antes de cada pedido se debe realizar un inventario de las cantidades reales en stock y comprobación de las fechas de caducidad.
Las fichas de stock dan una cifra teórica del stock, pero se debe verificar, producto por producto, las cantidades realmente disponibles (stock físico). Las diferencias pueden ser debidas a errores en las cifras anotadas o a robos. hay que aclarar, por supuesto, estas diferencias.
Un inventario sólo es fácilmente realizable en una farmacia correctamente ordenada. Es una operación absolutamente indispensable.
Durante el inventario, la farmacia debe organizarse para que no haya ningún movimiento de stock.
Distribución
– Distribución a las estructuras de salud
Cada estructura de salud envía el almacén central una hoja de pedido en doble ejemplar.
En los dos ejemplares se indican las cantidades suministradas por el almacén central en la columna “cantidad entregada”.
Un ejemplar debe ir, obligatoriamente, con la entrega.
El segundo ejemplar, para el almacén central, se archiva en un fichero establecido para cada estructura de salud, después de verificar que cada artículo ha sido registrado en su ficha de stock correspondiente. La fecha de registro de salidas en la ficha de stock debe ser la misma que figure en hoja de pedido.
– Dispensación a los pacientes
El envase del medicamento debe ser presentable. Utilizar bolsitas de plástico con cierre a presión (Minigrip®).
Preparar etiquetas para cada medicamento que indiquen claramente:
- el nombre del medicamento (DCI), su forma y dosificación;
- la posología escrita con todas las letras o con símbolos.
Meter en las bolsitas el número de comprimidos correspondientes a un tratamiento completo e introducir la etiqueta en la bolsita.
En los centros muy frecuentados, es deseable que haya dos agentes en cada turno, para tener un doble control de la dispensación de las recetas: el primero prepara los medicamentos prescritos, el segundo controla si es correcto y los entrega al paciente, proporcionándole toda la información necesaria, en un lugar un poco aislado del resto de los pacientes.
Para que el paciente pueda seguir correctamente su tratamiento, es necesario que haya recibido suficientes explicaciones:
- como tomar el medicamento,
- por cuánto tiempo,
- cuáles son los efectos indeseables posibles (p. ej. la somnolencia provocada por los antihistamínicos),
- cuáles son las precauciones de empleo (p. ej. no se debe beber alcohol con metronidazol).
El agente encargado de la dispensación debe ser capaz de dar al paciente toda la información que necesita.
Cuando en la misma región coexisten varios idiomas, es necesaria la ayuda de intérpretes.
Donaciones de medicamentos recuperados y muestras gratuitas
Está desaconsejado solicitar o aceptar donaciones procedentes de recogida de medicamentos recuperados a partir de los consumidores de países industrializados, o muestras distribuidas gratuitamente a los médicos por los fabricantes.
Muchas veces, se trata de especialidades desconocidas por los prescriptores e inadaptadas a las patologías locales. La diversidad de especialidades así suministradas perturba la implementación de protocolos terapéuticos estandarizados y hace imposible cualquier forma de gestión.
Los establecimientos y servicios farmacéuticos son componentes esenciales del sistema de atención médica que proporcionan productos y servicios relacionados con la salud y los medicamentos:
1. Oficina de Farmacia:
- Descripción:
- Establecimiento donde se dispensan medicamentos y se ofrecen servicios relacionados con la salud.
- Servicios:
- Dispensación de medicamentos con y sin receta.
- Asesoramiento farmacéutico.
- Seguimiento de tratamientos.
- Servicios de prevención y promoción de la salud.
2. Farmacia Hospitalaria:
- Descripción:
- Unidad dentro de un hospital que se encarga de la gestión y dispensación de medicamentos a los pacientes hospitalizados y ambulatorios.
- Servicios:
- Elaboración y control de tratamientos farmacológicos.
- Asesoramiento a profesionales de la salud.
- Gestión de medicamentos de alto riesgo.
3. Farmacia Industrial:
- Descripción:
- Se dedica a la producción de medicamentos y productos farmacéuticos a gran escala.
- Servicios:
- Fabricación de medicamentos.
- Control de calidad.
- Desarrollo y formulación de nuevos medicamentos.
4. Farmacia Comunitaria:
- Descripción:
- Establecimientos fuera del ámbito hospitalario que brindan servicios farmacéuticos a la comunidad.
- Servicios:
- Dispensación de medicamentos.
- Asesoramiento en salud y medicamentos.
- Servicios de atención primaria.
5. Farmacia Online (e-Pharmacy):
- Descripción:
- Plataformas en línea que permiten la venta y entrega de medicamentos y productos de salud a través de internet.
- Servicios:
- Dispensación de medicamentos con receta médica.
- Información sobre medicamentos.
- Entrega a domicilio.
6. Farmacia de Atención Primaria:
- Descripción:
- Integrada en centros de atención primaria, ofrece servicios farmacéuticos a nivel comunitario.
- Servicios:
- Consultas farmacéuticas.
- Educación y promoción de la salud.
- Colaboración con otros profesionales de la salud.
7. Farmacia Clínica:
- Descripción:
- Enfoque centrado en la atención al paciente, con farmacéuticos trabajando directamente con profesionales médicos.
- Servicios:
- Revisión de tratamientos farmacológicos.
- Optimización de terapias.
- Gestión de eventos adversos.
8. Farmacia Rural:
- Descripción:
- Establecimientos ubicados en áreas rurales, a menudo más pequeños y orientados a las necesidades locales.
- Servicios:
- Dispensación de medicamentos.
- Asesoramiento en salud.
- Participación en programas de salud comunitaria.
9. Farmacia Geriátrica:
- Descripción:
- Especializada en la atención farmacéutica de personas mayores.
- Servicios:
- Revisión de medicamentos.
- Asesoramiento sobre polifarmacia.
- Colaboración con residencias y centros geriátricos.
10. Farmacia de Investigación y Desarrollo:
- Descripción:
- Se dedica a la investigación y desarrollo de nuevos medicamentos y terapias.
- Servicios:
- Ensayos clínicos.
- Desarrollo de formulaciones.
- Investigación en farmacología.