El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones.
Sistemas de gestion de calidad
Al determinar la aplicación de los requisitos de la ISO 9001, debería tomarse en consideración cada requisito individual y no decidir simplemente que un apartado completo no es aplicable. En un apartado pueden ser aplicables algunos de los requisitos, de la misma forma que pueden ser aplicables todos o ninguno.
Límites: No es lo mismo una pequeña empresa familiar, donde estaría claro que los límites son esa única empresa, que una empresa con una sede principal y varias sucursales o talleres de fabricación.
Aunque con límite también la norma pretende que vayamos un poco más allá y no nos quedemos en la superficie: ¿hasta dónde llega nuestra responsabilidad con nuestro producto/servicio? ¿Tenemos servicio postventa? ¿Ofrecemos garantía?
Aplicabilidad: La norma ya no se centra en exclusiones , de hecho, estas ya dejaron de existir en esta versión. Ahora debemos centrarnos en definir cuáles son los requisitos que afectan a nuestra organización y a nuestros productos o servicios.
Ejemplo: ¿Vamos a diseñar el producto? ¿El diseño no aplica a nuestra organización? ¿Por qué? ¿Quién lo va a diseñar? ¿Lo vamos a subcontratar?
El alcance es información documentada obligatoria . Puedes tenerlo en formato papel, en un documento pdf, en un power point o en el formato que considere tu empresa, pero no debes olvidar que es una de las primeras cosas que te van a pedir los auditores en una auditoría de certificación.
El alcance no tiene un tamaño determinado, pero debe incluir suficiente información para determinar qué es lo que cubre exactamente cada uno de los procesos de nuestro sistema de gestión de calidad. Es importante dejar claro, qué se incluye y que no y justificar claramente la no aplicabilidad de cualquier requisito.
Es recomendable que sea comunicado y conocido por todos los miembros de la empresa, porque, si no lo conocemos nosotros, ¿cómo se lo vamos a explicar a un auditor externo o a las partes interesadas?
Cuaderno de trabajo: Determinar el alcance.
Límites del Sistema de Gestión de la Calidad:
- Alcance Organizacional:
- Los límites del SGC deben definir claramente las áreas de la organización donde se aplica el sistema. Esto puede incluir ciertos departamentos, unidades de negocio o procesos específicos.
- Productos o Servicios Cubiertos:
- Es importante especificar qué productos o servicios están cubiertos por el SGC. Algunas organizaciones pueden limitar el alcance a ciertas líneas de productos o categorías de servicios.
- Ubicaciones Geográficas:
- Si una organización tiene múltiples ubicaciones geográficas, se deben establecer los límites geográficos del SGC. Esto asegura consistencia en la implementación y cumplimiento de los estándares de calidad en todas las sedes.
- Procesos y Actividades:
- Identificar los procesos y actividades específicas que forman parte del SGC. Esto incluye desde la planificación y diseño hasta la producción, entrega y soporte postventa.
Aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad:
- Cumplimiento de Requisitos Externos:
- El SGC debe ser aplicable y adecuado para cumplir con los requisitos externos, como normas ISO, regulaciones gubernamentales y requerimientos de clientes.
- Tamaño y Complejidad de la Organización:
- La aplicabilidad del SGC debe adaptarse al tamaño, estructura y complejidad de la organización. Las empresas más grandes pueden requerir un sistema más robusto y detallado.
- Industria y Sector:
- La aplicabilidad del SGC puede variar según la industria y el sector en el que opera la organización. Algunas industrias tienen estándares específicos que deben ser considerados.
- Objetivos y Estrategia Organizacional:
- El SGC debe alinearse con los objetivos estratégicos y la visión de la organización. Debe ser capaz de soportar y contribuir al logro de metas empresariales específicas.
Consideraciones Importantes:
- Claridad en la Definición: Es crucial definir claramente los límites y la aplicabilidad del SGC para evitar confusiones y asegurar una implementación efectiva.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: El sistema debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en la organización y en el entorno externo.
- Involucramiento de las Partes Interesadas: Es importante involucrar a las partes interesadas relevantes en la definición de los límites y la aplicabilidad del SGC para garantizar su aceptación y efectividad.
- Revisión y Mejora Continua: Los límites y la aplicabilidad del SGC deben ser revisados periódicamente para asegurar que sigan siendo adecuados y relevantes a medida que la organización evoluciona.