La planificación y el control

El principal problema de las empresas (en España también) es que no se realiza una planificación , no se le da importancia.
Dentro de la función de dirección de la empresa, las funciones de planificación y control representan el verdadero contenido científico y práctico.
La planificación es el medio de fijar los objetivos y el control nos da la medida de la eficacia de la empresa.

Concepto de planificaciónCoaching 

La planificación es el paso previo a la toma de decisiones de la empresa, proporciona un marco de referencia para la toma de decisiones. La función de planificación puede definirse también como la conexión entre objetivos, estrategias y decisiones. En el proceso de planificación se estudian los cambios del entorno, y el diseño de la estructura organizativa, según las estrategias formuladas.

Algunas definiciones de planificación:

“Koontz”: es dar respuesta a qué, cómo, cuándo y quién debe realizar algo en la empresa.

Ciberseguridad

“Cañibano”: la misión del proceso de planificación por una parte es el planteamiento de los objetivos y la relación de éstos con las actuaciones para conseguirlas; y por otro lado es un proceso de elección que permite poner en funcionamiento la acción elegida.

El proceso de planificación se instrumentaliza en la formulación de planes donde se recogen los objetivos y las acciones con las que se pueden conseguir esos objetivos.

La característica principal de la planificación es la de suministrar información respecto a las condiciones internas de la empresa y de las externas, o sea del entorno de la empresa , para disminuir la incertidumbre a la hora de tomar las decisiones en la empresa

 

 

Relación entre Planificación y Control

La planificación y el control forman un ciclo continuo que asegura que las actividades de la organización se alineen con sus objetivos estratégicos. Este ciclo incluye:

1. Establecimiento de Objetivos: Definir metas claras y medibles.
2. Planificación: Desarrollar planes detallados para alcanzar los objetivos.
3. Implementación: Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido.
4. Control: Monitorear el desempeño, comparar los resultados con los estándares y tomar acciones correctivas.

Etapas del Ciclo de Planificación y Control

1. Establecimiento de Objetivos

Descripción: Definir lo que la organización quiere lograr en un periodo específico.

Importancia:

• Proporciona dirección y propósito.
• Facilita la alineación de esfuerzos y recursos.

Ejemplo: Una empresa puede establecer como objetivo aumentar su participación en el mercado en un 10% en los próximos dos años.

2. Planificación

Descripción: Desarrollar planes específicos que detallen cómo se alcanzarán los objetivos. Este proceso incluye la identificación de recursos, la asignación de responsabilidades y la creación de cronogramas.

Importancia:

• Establece un camino claro hacia los objetivos.
• Facilita la organización y coordinación de actividades.

Ejemplo: Una empresa puede crear un plan de marketing que incluya campañas publicitarias, promociones y estrategias de ventas para aumentar su participación en el mercado.

3. Implementación

Descripción: Poner en práctica los planes desarrollados, asegurando que las actividades se ejecuten conforme a lo planificado.

Importancia:

• Transforma los planes en acciones concretas.
• Asegura que los recursos se utilicen de manera efectiva.

Ejemplo: Llevar a cabo las campañas publicitarias y promociones según el plan de marketing establecido.

4. Control

Descripción: Monitorear y medir el desempeño real, compararlo con los estándares y objetivos establecidos, y tomar acciones correctivas si es necesario.

Importancia:

• Asegura el cumplimiento de los planes.
• Identifica desviaciones y permite corregirlas a tiempo.
• Promueve la mejora continua.

Ejemplo: Realizar revisiones trimestrales de las campañas de marketing para evaluar su efectividad y ajustar las estrategias si es necesario.

Herramientas y Técnicas de Planificación y Control

Herramientas de Planificación

1. Análisis FODA (SWOT):
   • Evaluación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
   • Facilita la formulación de estrategias.
2. Análisis PESTEL:
   • Análisis de factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales.
   • Ayuda a entender el entorno externo.
3. Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard):
   • Traducción de la estrategia en un conjunto coherente de indicadores de desempeño.
   • Alinea actividades con los objetivos estratégicos.
4. Planificación de Escenarios:
   • Creación de escenarios futuros posibles.
   • Facilita la preparación para la incertidumbre.

Herramientas de Control

1. Indicadores Clave de Desempeño (KPI):
   • Métricas específicas para evaluar el éxito en alcanzar los objetivos.
   • Facilitan el monitoreo y la medición del desempeño.
2. Auditorías y Revisiones:
   • Evaluación periódica de procesos y resultados.
   • Identificación de áreas de mejora y cumplimiento de normas.
3. Sistemas de Información de Gestión (MIS):
   • Herramientas para recolectar, procesar y presentar datos de manera útil.
   • Mejora la toma de decisiones y el control.
4. Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard):
   • También útil para el control, permite monitorear el progreso hacia los objetivos estratégicos.
   • Facilita la alineación de las actividades con la estrategia organizacional.

Ejemplos de Integración de Planificación y Control

Caso de una Empresa de Manufactura

Objetivo: Aumentar la eficiencia de producción en un 15% en el próximo año.

Planificación:

• Implementar tecnologías de automatización en la línea de producción.
• Capacitar a los empleados en el uso de nuevas tecnologías.
• Establecer un cronograma de implementación y asignar recursos necesarios.

Implementación:

• Adquirir e instalar equipos de automatización.
• Realizar programas de capacitación para los empleados.

Control:

• Monitorear la producción mensual.
• Comparar el rendimiento actual con el objetivo del 15%.
• Realizar ajustes en la capacitación o en la utilización de equipos si es necesario.

Caso de una Empresa de Servicios

Objetivo: Mejorar la satisfacción del cliente en un 20% en los próximos seis meses.

Planificación:

• Desarrollar un programa de capacitación en servicio al cliente para los empleados.
• Implementar un sistema de retroalimentación del cliente.
• Establecer indicadores de satisfacción del cliente.

Implementación:

• Realizar la capacitación de los empleados.
• Implementar encuestas de satisfacción y un sistema de retroalimentación.

Control:

• Monitorear las puntuaciones de satisfacción del cliente.
• Comparar los resultados con los objetivos.
• Ajustar el programa de capacitación o el sistema de retroalimentación según los resultados.