| CONVOCATORIA |
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| SALUDO
Saludar directamente a cada una de las personas al tiempo que van llegando e intercambiar algunas palabras crea una buena atmósfera. |
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| EXPOSICIÓN DEL PROPÓSITO Y ORDEN DEL DÍA |
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| TURNOS DE INTERVENCIÓN
Es importante que el líder garantice que las opiniones expresadas se apoyen con datos que los validen. |
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| ¿CONFLICTO?
· Si surge un conflicto, el papel del líder es clave. · Las diferencias de punto de vista pueden servir para profundizar en la comprensión que se tiene de un problema. Es tarea del líder · Hay que transformarlas en fuerzas productivas de pensamiento mediante la escucha reflexiva y alejándolas del plano de la alusión personal. Hay que dejar un espacio dónde se expongan las dos posturas con profundidad. · El líder tiene que hacer ver las áreas de intersección y encuentro entre las posturas expuestas. También tiene que hacer explícitas |
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| RESULTADOS Y DECISIONES
· El líder comunica el resultado de la reunión: si se ha reforzado una decisión, se han expuesto ideas a explorar o se ha producido un · El consenso no es conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. Es crear áreas comunes que fundamenten una decisión con |
1. Antes de la Reunión
1.1. Definir el Objetivo:
- Claridad: Determina claramente el propósito de la reunión (informar, discutir, decidir, planificar).
- Resultados Esperados: Establece los resultados específicos que se esperan lograr.
1.2. Crear la Agenda:
- Temas Principales: Lista los temas a tratar en orden de importancia.
- Tiempos Asignados: Asigna tiempos específicos para cada tema para evitar desviaciones.
- Prioridades: Destaca los puntos críticos que requieren más atención.
1.3. Selección de Participantes:
- Relevancia: Invita solo a las personas que realmente necesiten estar presentes para aportar o tomar decisiones.
- Diversidad de Perspectivas: Asegura la presencia de personas con diferentes puntos de vista si es necesario.
1.4. Distribución de la Agenda:
- Anticipación: Envía la agenda y cualquier material de preparación al menos 24 horas antes de la reunión.
- Preparación: Pide a los participantes que revisen los materiales y se preparen con anticipación.
2. Durante la Reunión
2.1. Inicio Puntual:
- Puntualidad: Comienza la reunión a la hora acordada, respetando el tiempo de todos los participantes.
2.2. Revisión de la Agenda:
- Objetivos: Recuerda los objetivos de la reunión.
- Estructura: Explica la estructura de la reunión y cómo se llevará a cabo.
2.3. Roles y Responsabilidades:
- Moderador: Facilita la discusión y mantiene el enfoque.
- Secretario: Toma notas detalladas de las decisiones y acciones acordadas.
- Controlador del Tiempo: Asegura que se respete el tiempo asignado para cada tema.
2.4. Conducción de la Reunión:
- Adherencia a la Agenda: Sigue la agenda estrictamente para evitar desviaciones.
- Participación Activa: Fomenta la participación de todos los asistentes.
- Gestión del Tiempo: Monitorea y ajusta el tiempo para cumplir con el horario establecido.
- Resolución de Conflictos: Aborda desacuerdos de manera constructiva.
2.5. Conclusión:
- Resumen: Revisa las decisiones tomadas y las acciones acordadas.
- Asignación de Tareas: Asegura que cada tarea tenga un responsable y un plazo de cumplimiento.
- Próximos Pasos: Establece las fechas y temas para las próximas reuniones si es necesario.
- Agradecimiento: Agradece a los participantes por su tiempo y contribuciones.
3. Después de la Reunión
3.1. Distribución del Acta:
- Rapidez: Envía el resumen escrito de la reunión, incluyendo decisiones y acciones, dentro de las 24 horas.
- Claridad: Asegúrate de que el acta sea clara y precisa.
3.2. Monitoreo del Progreso:
- Seguimiento: Haz un seguimiento de las tareas asignadas para asegurar que se están completando según lo acordado.
- Recordatorios: Envía recordatorios a los responsables de las tareas antes de las fechas límite.
3.3. Evaluación de la Reunión:
- Retroalimentación: Solicita comentarios de los participantes sobre la eficacia de la reunión y posibles mejoras.
- Mejora Continua: Utiliza la retroalimentación para mejorar futuras reuniones.
Herramientas y Tecnologías
- Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Asana, Trello o Monday.com para asignar y rastrear tareas.
- Aplicaciones de Videoconferencia: Zoom, Microsoft Teams o Google Meet para reuniones virtuales.
- Calendarios Compartidos: Google Calendar o Outlook para programar reuniones y enviar recordatorios.
- Documentos Colaborativos: Google Docs o Microsoft OneNote para colaborar en la creación de agendas y actas de reunión.