El Proceso Directivo

El Proceso Directivo

Master en dirección de empresas

El proceso directivo

 

 

Concepto del sistema directivo

“Igor Ansoff”: (sobre el funcionamiento de la empresa ). La empresa es una organización con unos objetivos a alcanzar, y para conseguir estos objetivos estructura sus actividades en dos procesos diferentes, pero relacionados entre sí, el proceso directivo y el proceso logístico.

El proceso logístico se encarga de la transformación de los recursos en bienes o servicios. Dentro de este proceso logístico se pueden diferenciar :

– el proceso logístico real : hará referencia a la entrada de los recursos, y a la salida de los bienes o servicios.

– el proceso logístico financiero: recogerá los flujos monetarios. Entrada /Salida para purgar.

El proceso logístico es el medio a través del cual se incorpora valor y utilidad a los recursos que llegan a la empresa.

El proceso Directivo, va a utilizar como materia prima la información sobre el funcionamiento del proceso logístico. Una vez analizada esa información, el proceso directivo establecerá el plan de acción, dirigido a mejorar el funcionamiento del proceso logístico.

El proceso director, toda su actividad se va a basar en la información que llega sobre el funcionamiento general de la empresa.

En general podríamos decir, siguiendo este planteamiento, que la Dirección se basa en dar contenido a ambos procesos, y de establecer las relaciones entre esos procesos.

La función directiva supone hacer las cosas a través de otros, por tanto, se va a centrar en crear el ambiente adecuado, y hacer todo lo necesario para que los miembros de la organización, contribuyan con su esfuerzo a lograr los objetivos de la empresa. El objetivo de la función directiva es conseguir la máxima eficiencia y eficacia en la organización.

La eficiencia es un enfoque de la función o acción directiva orientado hacia una dimensión interna, la eficiencia se mide teniendo en cuenta los resultados obtenidos, considerando los recursos que se han utilizado para conseguir esa producción.

La eficacia nos dará un enfoque dirigido hacia la dimensión externa, y se mide en términos del cumplimiento de los objetivos planeados (cualitativa).

 

Funciones del proceso de Dirección

Las funciones que se pueden destacar del proceso directivo son cinco, y son:

1.- La planificación: es un proceso racional que concluye con la toma de decisiones, es una actividad de reflexión antes de la actuación. Consiste en establecer cuál es la situación futura deseable para la empresa, fijar los objetivos que nos llevan a esa situación, y establecer las líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Es un análisis de qué es lo que queremos.

2.- La organización: una vez que se tienen definidos los objetivos, será necesario establecer una estructura formalizada en la que queden determinados los papeles o funciones que han de asumir los miembros de la organización, de esta forma cada elemento que compone la organización tiene conocimiento de la función que tiene que desempeñar para conseguir los objetivos establecidos.

3.- La ejecución: consistirá en que se realicen las acciones planificadas. Dirigir esas actividades o acciones.

4.- La coordinación: es una función clave, consiste en lograr armonizar y sincronizar las actividades de los individuos que componen la organización. Asegurarse que todos ellos dirigen sus esfuerzos hacia la consecución de los objetivos.

5.- El control: es la actividad de seguimiento encaminada a conseguir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos planteados, el control va a consistir en contrastar lo planeado, y lo conseguido para desencadenar si es necesario acciones correctoras que vuelvan a orientar las acciones hacia los objetivos.

Aparte de estas cinco funciones que hemos visto que están encadenadas, además tiene otra función destacable de la dirección, que es la de liderazgo es decir dirigir a las personas que forman la organización. La función directiva, vemos por tanto que, influye en el comportamiento humano, y en muchas ocasiones esta función se adentra en el campo de la psicología.

Esta función de liderazgo influye sobre el comportamiento, o las actuaciones de las personas. El líder intenta motivar a los empleados para impulsar sus actuaciones hacia los intereses de la empresa. Existen distintas formas de realizar esa influencia puede ser mediante:

– un poder de recompensa (económica),

– un poder de coacción (castigo o rebaja del complemento),

– un poder de referencia ( en el caso de que el subordinado se identifique con el directivo),

– un poder legítimo (mediante la autoridad),

– un poder de experto ( cuando el subordinado sabe que el directivo tiene conocimientos de la materia en que está realizando su actividad).

 

No tenemos que olvidar que existen dos tipos de liderazgo:

– el formal: el que tiene poder legítimo o autoridad,

– el informal: el que es aceptado porque tiene un poder de referencia o una autoridad social reconocida por los miembros de la organización.

También existe otro concepto importante relacionado con el proceso directivo de la empresa, que es el de la comunicación. La comunicación es la transferencia de información, y es el mecanismo a través del cual se relacionan los miembros de la organización, por tanto lograr que esa comunicación sea buena, es imprescindible para los directivos, ya que va a ser el proceso a través del cual ejercen su cargo.

Los objetivos de la empresa

Objetivos y metas de la empresa

El elemento principal para que exista una organización es que exista un objetivo. Se tiene que diferenciar entre lo que son objetivos a nivel global y lo que son objetivos particulares. Diferenciar entre lo que son metas y fines de la empresa, que como unidad económica desea alcanzar a largo plazo, y lo que son los objetivos que se formulan de forma operativa, o cómo expresión concreta de lo que se desea conseguir para lograr las metas o fines establecidos. Cuando se habla de objetivos, la importancia se encontrará en la operatividad, esta se logrará a través del análisis de los sub-objetivos. Un objetivo será demasiado amplio para tener un significado efectivo, por tanto tendremos que realizar un proceso de descomposición de ese objetivo en sub-objetivos.

Los objetivos generales o metas que pueden establecerse una empresa pueden ser:

  1. a) Obtener la máxima producción y el máximo beneficio.
  2. b) Procurar un crecimiento y un desarrollo económico de la empresa.
  3. c) Mantener una estabilidad entre los factores internos y externos de la empresa.

El punto a) hace referencia a lo que se establece como objetivo de la teoría económica (maximizar beneficios); pero conseguir esto no va a servir de nada si no va seguido de un crecimiento de la empresa. Para que el crecimiento pueda mantenerse tiene que existir estabilidad entre las fuerzas internas y las fuerzas externas.

Cómo establecer objetivos

Ahora vamos a plantearnos quién establece esos objetivos dentro de la empresa, son quienes dirigen la organización. El problema surge a la hora de establecer las metas de la empresa , y así es en el caso de las pequeñas empresas, pero en las grandes empresas donde los propietarios no son los que controlan la empresa, en este caso los encargados de establecer las metas serán los directivos.

Una vez ya sabemos quién establece los objetivos, vamos a ver el cómo.

Establecer lo que son las metas de una organización va a depender de la filosofía y la naturaleza de la empresa. También el establecer objetivos va a depender de cómo sea la dirección, es decir si es una dirección agresiva o una dirección conservadora, todo esto influye.

Cómo llegamos a plantear un objetivo no surge de un día para otro, sino que el objetivo será el producto de un estudio sobre la situación de la empresa, más o menos amplio dependiendo del nivel del objetivo. Ese estudio que se va a realizar, se pueden distinguir en él distintas fases:

1º – Se debe realizar un estudio de los antecedentes de la situación, recopilando para ello la mayor cantidad posible de información sobre la historia de la empresa, o de situaciones similares en otras empresas.

2º – Se debe realizar una identificación de los problemas que tenemos planteados en esta situación.

3º – Se tendrán que identificar las posibilidades de la empresa.

Una vez analizados estos puntos podremos ver cuáles son las necesidades de cambio, y las posibilidades de cambio.

Ahora tendremos definido cuál es el objetivo que queremos plantear.

El planteamiento de un objetivo, debería seguir una serie de características:

1) Cuando planteamos un objetivo, lo debemos orientar hacia unos resultados específicos. Cantidad y en el tiempo que queremos conseguir ese objetivo. (Cuantificar el objetivo)

2) El objetivo que se plantee debe ser realista y alcanzable.

3) Debemos intentar que al plantear el objetivo, éste sea aceptado por las personas que lo van a realizar.

4) Debemos plantear el objetivo de forma clara y de fácil comprensión.

5) El objetivo deberá ser flexible, es decir si es necesario deberá poder ser ajustado o corregido.

6) Deben ser objetivos importantes, o sea que los resultados que se obtengan justifiquen los recursos que se han utilizado para conseguirlos.

7) Los objetivos deben ser susceptibles de ser medidos y controlados.

Los objetivos también deben ser compatibles con el sistema de información de la organización.

Es muy importante que los objetivos sean operativos; el error que se comete en muchas ocasiones por muchas empresas es el dar un objetivo amplio y general, y no traducir ese objetivo a las distintas áreas de la empresa.

 

Un objetivo general puede ser que nos diga que debemos incrementar el Beneficio en un 10 % , deberá ser concretado definido como varios sub-objetivos.

B = IT – CT ==> Incrementar IT o Disminuir CT

Si se decide Incrementar IT ==> probablemente Incrementar Ventas

Para incrementar Ventas, se tiene que conseguir con:

– promoción

– mejorando los servicios posventa

– mejorando los canales de distribución.

También hay que tener en cuenta que al incrementar las Ventas se producirá un Incremento de Producción. Y este Incremento de Producción conlleva :

– Incremento de Materias Primas necesarias para producir esos productos,

– Incremento de Productividad o contratar más personal.

Una vez planteado el objetivo, otra cuestión importante es comunicárselo a los empleados que son los que tienen que conseguirlo.

Conflictos entre los objetivos

En la empresa se van a establecer distintos objetivos y por tanto se tendrá que establecer una jerarquización o priorización de esos objetivos. Los objetivos que se plantean se pueden agrupar en :

– Rentabilidad Desde el punto de vista de la teoría económica será la maximización de los Beneficios que puede conseguir la empresa. Pero al empresario le va a interesar más conocer cual es la rentabilidad, la relación que existe entre los Beneficios concebidos y el capital que se ha tenido que invertir para conseguir esos Beneficios.

Este objetivo va a ser un objetivo que se establezca todas las empresas, conseguir beneficios y rentabilidad, unos a corto plazo y otros a largo plazo, otros de forma prioritaria, o de no prioritaria.

Para la empresa privada este es un objetivo prioritario, en cambio para las empresas públicas no es prioritario.

– Crecimiento Se va a traducir en cambios estructurales y en aumento de la dimensión de la empresa para conseguir un aumento de poder de mercado y por tanto beneficios futuros.

Se tiene que fijar un objetivo de supervivencia o permanencia en el mercado. Para conseguir el objetivo de supervivencia o crecimiento tendremos que conseguir la estabilidad o lo que es igual, la adaptación de la empresa al entorno.

– Objetivos Sociales Socio-Económico. Dirigidos a la creación de nuevos puestos de trabajo y estos objetivos, van a ser prioritarios en las empresas públicas.

 

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Luis Bonilla

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