TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
Hemos visto en capítulos anteriores algunos mecanismos que nos ayudan a ahorrarnos un trabajo extra, como son la asignación de nombres a celdas y la generación automática de series de valores. Veremos en este capítulo otras
herramientas que ofrece Excel 2010 que nos permiten rentabilizar aún más nuestro trabajo.
Comentarios
Los comentarios son textos o grabaciones de voz que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o
a alguna fórmula más o menos compleja. Siga los pasos que se indican a continuación para agregar y ver u oír los comentarios asociados a celdas.
Para añadir un comentario
1. Seleccionamos la celda a la cual desea añadir el comentario.
2. Seleccionamos la opción Nuevo Comentario del la etiqueta Revisar.
3. Aparecerá un cuadro de texto donde podremos insertar el texto del comentario. Podemos modificar el tamaño del cuadro pulsando y arrastrando en los cuadros que aparecen a los lados y las esquinas del cuadro de texto:
4. Cuando terminamos de insertar texto, pulsamos con el ratón fuera del cuadro.
Esta misma tarea se puede realizar, como es lógico, mediante el menú contextual de la celda. Al hacer clic secundario sobre la celda, en el menú contextual contamos con la opción “nuevo comentario” como se muestra en la
siguiente figura:
Una vez insertado el comentario, la celda quedará marcada con un triángulo rojo en su esquina superior derecha y cada vez que pasemos el puntero del ratón por encima de la celda, aparecerá el Comentario:
Si copiamos o movemos la celda a otro lugar, el comentario asociado se copiará o moverá con ella.
Para modificar o eliminar un comentario
Para realizar modificaciones sobre el texto del comentario, o para eliminar dicho comentario, basta con colocar el puntero sobre la celda que contiene el comentario. Al hacer esto se podrá observar en el grupo herramientas
“Comentarios” de la etiqueta “Revisar” que la opción “Nuevo comentario” cambia por “Editar comentario”.
También se puede ver que se activa la opción “Eliminar” que antes estaba desactivada. Si lo que se quiere es eliminar el comentario simplemente debe hacer clic en esta opción.
También se dispone de los controles denominados “Anterior” (1) y “Siguiente” (2) mediante los cuales se podrá pasar de un comentario a otro en forma secuencial.
Como ya es costumbre, esto también se puede hacer mediante el menú contextual de la celda que tiene el comentario. Si hace clic secundario sobre dicha celda se desplegará el siguiente menú contextual, en el que se dispone de una sección dedicada a los comentarios:
Auditoria
Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas que pueden utilizarse conjunta o separadamente.
Estas herramientas se encuentran en un grupo denominado Auditoría que se encuentra dentro de la etiqueta Fórmulas.
Rastrear niveles
Esta herramienta nos permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas.
Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoría.
1. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de precedencia.
2. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes.
3. Quitar Flechas. Elimina las flechas de todos los niveles si se hace clic directamente sobre el botón, también dispone de un menú desplegable con opciones que permiten eliminar de un nivel por vez.
En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes.
Mostrar fórmulas
Este botón, muestra u oculta, las fórmulas contenidas en las celdas. Excel normalmente muestra, en una celda con fórmula, el valor resultante del cálculo;
pero si se oprime este botón se mostrará la fórmula en lugar del valor. Este comando afecta a todas las celdas que contengan fórmulas.
Comprobación de errores
Este comando rastrea errores comunes en las fórmulas existentes en un libro. Para explicar este comando tomaremos el siguiente ejemplo el valor de la celda C4 lo dividimos por 0:
Una vez que provocamos el error haremos clic en la herramienta comprobación de errores, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:
Como puede observar la herramienta nos indica la existencia de un error en la celda D4, también proporciona información sobre el error.
El comando Comprobación de errores… dispone de un menú desplegable que permite acceder a la opción Rastrear error la cual señala con flechas las celdas precedentes a la celda que contiene el error.
También se dispone de la opción referencias circulares la cual almacena un listado de los nombres de las celdas en las cuales existen referencias circulares.
Evaluar fórmula
Cuando trabajamos con hojas que contienen fórmulas muy complejas puede ser difícil encontrar la causa de un error. En estos casos se dispone de la herramienta Evaluar fórmula.
Supongamos que disponemos de la siguiente fórmula en una hoja:
=B4/2+SUMA(C3:C5)
Cómo puede observar la fórmula consta de dos secciones ya que primero se divide B4/2 y por último se suma el resultado de SUMA(C3:C5)
Si colocamos al puntero de Excel sobre esta fórmula y luego activamos la opción evaluar fórmula se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:
Se puede observar que se muestra la fórmula del ejemplo y se subraya B4 como primer dato a evaluar. Para evaluar el valor de B4 simplemente haga clic en el botón evaluar, se mostrará el siguiente resultado:
Cómo puede observar se ha reemplazado el nombre de la celda B4 por el valor de la misma, ahora se subraya la división de dicho valor por 2 indicando que es el siguiente paso a evaluar. Oprima el botón evaluar:
Se ha remplazado la división por el resultado de la misma, ahora se indica como siguiente paso a evaluar la SUMA(C3:C5). Oprima el botón evaluar:
Se ha calculado el valor de la suma y hemos llegado al último paso a ser evaluado. Oprima botón evaluar:
Se muestra el resultado final de la celda, como se ha terminado de evaluar la fórmula el botón evaluar se cambia por Reiniciar, por medio del cual se puede comenzar desde el principio.
Como ha podido observar este comando es de suma utilidad cuando se quiere detectar errores en fórmulas muy complejas.
Ventana inspección
En hojas muy extensas es difícil tener a la vista el resultado de algunas fórmulas que pueden ser de importancia para evaluar errores. Mediante el comando Ventana de inspección se pueden colocar a la vista estas fórmulas.
Al hacer clic en esta opción se despliega la siguiente ventana:
Esta ventana se coloca como flotante sobre la ventana de Excel, por lo cual puede ser cambiada de lugar y no se pierde de vista por más que uno cambie de hoja o inclusive de libro.
Podemos observar que como cualquier ventana de Windows dispone de opciones de mover cambiar tamaño o cerrar.
Ahora bien, para agregar una inspección de una celda hacemos clic en el menú “Agregar inspección”, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro de diálogo se indica la celda que contiene la fórmula a ser inspeccionada, por último se oprime el botón Agregar. La celda será incluida en la lista celdas de inspección y se mostrará en la ventana como se muestra
continuación:
En la ventana se incluye toda la información necesaria para localizar la fórmula en cuestión. Para eliminar una celda de inspección primero se debe seleccionar la celda dentro de la lista de la ventana de inspección, y por último se
hace clic en Eliminar inspección Validación
Una herramienta importante a la hora de crear hojas es la Validación de datos, más aún cuando estas hojas serán utilizadas por otros usuarios. Mediante la herramienta validación podemos asegurarnos que los datos que los usuarios ingresan en ciertas celdas sean los esperados.
La validez de datos se refiere a que el valor que contenga la celda, a la cual se le aplica validación, cumpla las restricciones que le hayamos fijado. Estas restricciones pueden ser tales como obligar a que el valor sea un número entero, que esté dentro de un rango, contenga un texto con una longitud fija, etc.
Para acceder a las herramientas de validación debemos activar la etiqueta Datos como se muestra en la figura, la herramienta Validación se encuentra en el grupo de herramientas de datos:
Esta herramienta dispone de un menú desplegable, el cual se muestra si se hace clic en la lista desplegable alojada a la derecha del botón:
Para establecer restricciones a los valores, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que queremos aplicar la restricción.
2. Activamos la etiqueta Datos y seleccionamos Validación de datos.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
3. En la ficha Configuración abrimos la lista desplegable “Permitir” y seleccionamos la condición que mejor se ajuste a nuestro caso:
Dependiendo de la condición que seleccionemos de esta lista serán los ajustes y condiciones que podremos imponerle a la celda. Para nuestro ejemplo seleccionaremos la condición “número entero”:
En donde:
a) Se selecciona el tipo de dato que debe contener la celda. Puede ser:
Cualquier tipo, Número entero, Hora, Fecha, etc.
b) Se selecciona que tipo de restricción debe cumplir el valor del dato de la celda. Puede obligarse a que el valor esté dentro de un rango o fuera de él, que tenga una longitud fija, etc.
c) Se establecen los valores de la restricción.
4. Una vez definido los criterios de la condición simplemente se oprime el botón aceptar.
Para ayudar a los usuarios que utilizarán nuestra planilla podemos hacer que aparezca una ventana de texto, cuando hagan clic sobre la celda validada, mostrando un texto que expliqué las restricciones que se aplican a la celda actual.
Para ello, en el cuadro de diálogo anterior, seleccionamos la ficha “Mensaje de entrada” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario.
Por ejemplo:
Cuando el usuario coloque el puntero en la celda validada se mostrará en la pantalla un mensaje como el que mostramos en la siguiente figura:
Si en la celda del ejemplo se intenta ingresar un valor fuera del rango establecido, Excel responde con un mensaje de error como el que se muestra a continuación:
Como se puede observar el mensaje de error no brinda información adicional explicando el motivo del error. Esto se puede mejorar incorporando un mensaje de error personalizado para nuestras celdas validadas.
Para ello, en el cuadro de diálogo “Validación de datos”, seleccionamos la ficha “Mensaje de error” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario:
Nuestro mensaje de error se puede marcar como “grave, advertencia o información”, dependiendo del estilo que utilicemos el usuario podrá ignorar el error y continuar o será obligado a corregir el error para poder continuar.
Estilo grave:
Estilo advertencia:
Estilo información:
Al contar con celdas validadas en una hoja es muy simple encontrar las celdas cuyos valores no son correctos por no cumplir con las condiciones establecidas.
Para mostrar las celdas inválidas utilizaremos la herramienta “rodear con un círculo datos no válidos”
La herramienta “borrar círculos de validación” quita los círculos mostrados.
Esquemas
Aunque los esquemas aparecieron por primera vez en la versión 3.0 de Excel, pocos son los usuarios que se atreven con ellos. Sin embargo son una opción de gran utilidad para manejar hojas grandes y visualizar sólo los datos que
interesan. Además, como comprobaremos después de haber leído esta sección, son realmente fáciles de aplicar.
Crear un esquema
A continuación se describe con un ejemplo la manera de crear un esquema en una hoja de cálculo.
1. Crear un modelo. Para comenzar, diseñaremos una tabla similar a la que se muestra en la siguiente figura, la cual resume las ventas de una hipotética tienda de informática.
2. Agrupar columnas. Seleccionamos las columnas desde la B a la E. activamos la etiqueta Datos y en el grupo de herramientas “Esquema” seleccionamos “Agrupar”.
3. Debajo de la barra de fórmulas aparece un espacio donde se visualizan los símbolos de esquema. Haga clic en el botón señalado con el signo menos para ocultar las columnas de la B a la E.
4. Agrupar las filas. El procedimiento para agrupar las filas es idéntico al de las columnas. Seleccionaremos las filas 7 a la 11. Iremos a la etiqueta Datos y seleccionaremos la opción Agrupar.
5. Ahora vamosa a las filas 3 a la 5, luego de la 13 a la 15.
Ahora pulsando los botones + y – y los botones de visualización de nivel 1 y 2 para las columnas y 1 y 2 para las filas vemos que se van ocultando o visualizando las filas y columnas que hemos agrupado. Podemos ver varios
ejemplos en las siguientes figuras.
Eliminar un esquema
Para eliminar un esquema activaremos la etiqueta Datos, desplegaremos la lista del comando Desagrupar:
Y por último seleccinaremos la opción Borrar esquema.
Esquemas automáticos
Excel puede reconocer la estructura de un modelo susceptible de ser esquematizado y hacerlo automáticamente. Probemos hacer el esquema del ejemplo anterior de forma automática, para ello:
1. Seleccionamos la zona a esquematizar.
2. 2. Seleccinomos la etiqueta Datos, desplegamos la lista del comando “Agrupar” y seleccionamos “Autoesquema”. Se creará el mismo esquema que hemos hecho anteriormente de forma manual.
Vínculos
Los vínculos son enlaces o punteros que permiten relacionar datos de diferentes libros.
En concreto se traduce a la posibilidad de que una fórmula en una hoja haga referencia a una celda situada en otro libro. Cuando se trabaja con vínculos se utilizan las siguientes expresiones:
Referencia Externa. Una referencia a una celda, rango de celdas, o nombre definido en una hoja situada en otro libro.
Libro Dependiente. Un libro que contiene vínculos (fórmulas de referencias externas) a otro libro, y que por tanto su información depende del contenido del otro libro.
Libro Fuente. Un libro que es el origen o fuente de datos para otro (llamado libro dependiente).
Para ver el funcionamiento de los vínculos vamos a ver un ejemplo. Tenemos tres Libros (Libro1, Libro2 y Libro3) y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la suma de la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a seguir son:
1. Abrir los tres libros.
2. En la celda B2 del Libro2 introducimos 1250
3. En la celda C3 del Libro3 introducimos 2300
4. Seleccionamos la celda A1 del Libro1
5. Introducimos =
6. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionanmos Libro2.
7. Seleccionamos la celda B2
8. Introducimos el signo +
9. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionamos Libro3.
10. Seleccionamos la celda C2.
11. Pulsamos la tecla Enter para aceptar la fórmula de referencia externa.
Observe como queda conformada la fórmula con referencias externas:
Los vínculos son útiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos libros. En el ejemplo anterior, cada libro fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la información que desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hoja del director reflejará inmediatamente los cambios.
Grabación de libros con vínculos
Como regla general, se deben grabar los libros fuente antes de grabar en disco el libro dependiente. Esto asegura que las fórmulas de referencia externa contenidas en el libro dependiente contienen los nombres de las hojas fuente.
Si en algún momento cambia el nombre de una hoja o libro que sea fuente de otro, si el libro dependiente está abierto, los vínculos se actualizan automáticamente, en caso contrario deberá cambiar manualmente los vínculos
yendo a la etiqueta “Datos” y utilizar la opción “Editar vínculos a archivos”:
Nos aparecerá la siguiente ventana
Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en Cambiar origen podemos asignar el nuevo fichero fuente.
Si oprimimos “Comprobar estado” Excel nos informará si existe algún error con alguno de los archivos fuente, de lo contrario cambiará el estado “desconocido” por el estado “aceptar” indicando que todo está correcto:
Como se puede observar desde este cuadro de diálogo también podemos abrir el archivo origen, también romper alguno de los vínculos que no nos interesa seguir utilizando.