Direccion por Objetivos

Direccion por Objetivos

Master en dirección de empresas

Dirección por Objetivos

 

 

Antes lo consideraban como un sistema de dirección, otros un sistema de liderazgo, y en otros como una filosofía de la administración de la empresa.

Todas las empresas se basan en una dirección por objetivos. Esta afirmación será parcialmente cierta ya que lo que se conoce va más allá del simple establecimiento de objetivos. El enfoque de esta dirección por objetivos es un proceso de dirección completo que comprende actividades administrativas.

Hay cuatro funciones básicas de dirección encaminadas a conseguir de forma eficaz y eficientemente los objetivos de la organización.

Establecer la dirección por objetivos

Los objetivos deben establecerse de forma clara y comunicarlos a los empleados.

El caso de la participación, se tiene que lograr la participación de todas las personas que realizan las tareas para lograr los objetivos.

Evaluación y control de las actuaciones y resultados en lo que se refiere a la consecución de los objetivos.

En la dirección por objetivos, al contrario que en la tradicional, donde los objetivos eran establecidos por la dirección, hasta llegar a la base operativa y comunicarlos a los empleados. Al contrario en la dirección por objetivos existe una participación de la base operativa , de los empleados en el proceso de establecer los objetivos.

La participación actúa como un poderoso instrumento de motivación, ya que permite a los miembros de la organización satisfacer las necesidades de autorrealización en lugar de trabajo.

La participación se puede conseguir mediante mecanismos individuales, que se basan en la interrelación, directa o individual entre los subordinados y los superiores en el trabajo diario, y por otra parte la participación también puede conseguirse mediante mecanismos colectivos que se corresponden a los grupos de trabajo. Por ejemplo con reuniones entre subordinados y empleados.

El éxito de esta participación va a depender de que los niveles directivos, mantengan una actitud abierta y positiva hacia esta participación.

La evaluación o control de las actividades o los resultados obtenidos en comparación de los objetivos que se había establecido, el directivo deberá proporcionar esta información de los empleados en intervalos de tiempo establecidos. Va a tomar a los objetivos como baremos o puntos de referencia básicos para controlar y evaluar a las distintas unidades y personas que componen la organización. La información que se recopila de cómo se están cumpliendo o no los objetivos. Debe ser comunicada a los empleados, estimulando de esta forma, a los subordinados que no estén cumpliendo los objetivos, o que adopten medidas correctoras que permitan alcanzar esos objetivos. De esta forma el sistema de dirección por objetivos se convierte en un ciclo dinámico, que permite que la empresa se encuentre siempre dentro de los cauces establecidos.

Fases que se pueden distinguir en una dirección por objetivos.

1.- Establecimiento de los objetivos generales por la alta dirección.

2.- Poner en conocimiento de los subordinados los objetivos generales y tratar de establecer los objetivos específicos, mediante una negociación entre los superiores y los subordinados para concretar o fijar los objetivos específicos.

3.- Definición de los papeles y responsabilidades de los miembros de la organización.

4.- Se asignará un sistema de incentivos según el nivel de realización de los objetivos acordados. Para esto es importante seguir todo el proceso.

5.- Se realizará un análisis del cumplimiento de los objetivos en los tiempos que se hayan establecido.

6.- Se tendrá que realizar una formulación de medidas correctoras y un establecimiento de acciones de autocontrol para los que ejecutan los objetivos.

7.- Iniciar nuevamente el proceso de Dirección por Objetivos.

Todo este proceso va encaminado hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos de forma que se consiga un autocontrol y sea una técnica de motivación para las personas que participan en este proceso.

Ventajas de la Dirección por Objetivos

– Se mejora la asignación y gestión de los recursos. Cuando una empresa tiene unos objetivos claros, será mucho más fácil establecer prioridades entre los objetivos. Además el tener claros los objetivos va a hacer que se puedan lograr que se asignen los recursos a las actividades que mejor nos permitan conseguir esos objetivos, y por tanto se puede realizar una mejor y más objetiva gestión de los recursos.

– Mejora la asignación de responsabilidades. El establecimiento de objetivos y su correspondiente priorización de objetivos, junto a la participación e implicación de los miembros de la organización en este proceso, permite distribuir mejor las tareas y responsabilidades entre quienes tienen a su cargo la realización y el cumplimiento de los objetivos.

Mejora de la comunicación. El establecimiento dentro de la empresa de sub-objetivos (objetivos específicos) integrados en unos objetivos más generales, comunes a toda la empresa, facilita y potencia la comunicación y también el entendimiento.

– Mejora de la motivación. Está demostrado que cuando los empleados conocen el por qué y el para qué de sus actividades, hace que se eleven los niveles de productividad ya que se sienten más implicados en la organización, y se comprometen más en la consecución de los objetivos.

– Mejora el control porque se utiliza como único elemento básico para medir los resultados conseguidos los objetivos. Y esto va a facilitar el control de las unidades y las personas que forman la organización.

-Mejoran los resultados. Todas las ventajas anteriores nos llegan de forma directo i/o indirecta hacia una mejora en los resultados que se van a conseguir.

Inconvenientes de la Dirección por Objetivos

Van a venir de la parte directiva que no asume la dirección:

– No comprender esta filosofía por parte de la Dirección, y no saber transmitirla al resto de los miembros de la organización.

– No dar normas adecuadas a quienes tienen que establecer los objetivos específicos.

Estos dos inconvenientes han surgido porque la Dirección no asume la participación de los subordinados.

– Dificultad para establecer medidas de los objetivos. Que los objetivos no puedan ser medidos.

– Primar por parte de los subordinados el cumplimiento de objetivos que sean más fáciles de realizar o que estén más incentivados.

– Que pueda existir una cierta rigidez en la fijación de objetivos, debido a la costumbre.

Todos estos inconvenientes vienen derivados sobre todo del momento de la implantación de la dirección por objetivos. La implantación de la dirección por objetivos debe hacerse de forma gradual y en primer lugar debe ser asumida por los niveles de mando. La implantación de una dirección por objetivos va a suponer un cambio importante en toda la organización, un cambio de valores y de creencias , un cambio en la cultura de la empresa.

 

La planificación y el control

El principal problema de las empresas (en España también) es que no se realiza una planificación , no se le da importancia.

Dentro de la función de dirección de la empresa, las funciones de planificación y control representan el verdadero contenido científico y práctico.

La planificación es el medio de fijar los objetivos y el control nos da la medida de la eficacia de la empresa.

Concepto de planificación

La planificación es el paso previo a la toma de decisiones de la empresa, proporciona un marco de referencia para la toma de decisiones. La función de planificación puede definirse también como la conexión entre objetivos, estrategias y decisiones. En el proceso de planificación se estudian los cambios del entorno, y el diseño de la estructura organizativa, según las estrategias formuladas.

Algunas definiciones de planificación:

“Koontz”: es dar respuesta a qué, cómo, cuándo y quién debe realizar algo en la empresa.

“Cañibano”: la misión del proceso de planificación por una parte es el planteamiento de los objetivos y la relación de éstos con las actuaciones para conseguirlas; y por otro lado es un proceso de elección que permite poner en funcionamiento la acción elegida.

El proceso de planificación se instrumentaliza en la formulación de planes donde se recogen los objetivos y las acciones con las que se pueden conseguir esos objetivos.

La característica principal de la planificación es la de suministrar información respecto a las condiciones internas de la empresa y de las externas, o sea del entorno de la empresa , para disminuir la incertidumbre a la hora de tomar las decisiones en la empresa

Requisitos de la planificación

Los requisitos de la planificación van a ser:

1) Contribuir a los objetivos, debe contribuir de forma positiva al cumplimiento de los fines de la empresa .

2) Conseguir la eficacia de la planificación, es decir el plan una vez puesto en marcha debe conseguir la obtención de los objetivos con el mínimo de consecuencias imprevisibles.

3) Generalización de la planificación, es decir que los sub-objetivos lleguen a todos los niveles de la empresa, y se disponga de los medios necesarios para alcanzarlos.

4) Eficiencia en la planificación, en términos de conseguir el máximo rendimiento de los recursos utilizados. Es decir se tendrá que elegir aquel plan que permita alcanzar los objetivos empleando la menor cantidad de recursos.

 

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Luis Bonilla

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