Para definir la responsabilidad hay que concretar con claridad los objetivos asignados al responsable, así como el margen acordado para acometer con libertad sus acciones.
El margen de libertad delegado permitirá a cada responsable llevar a cabo libremente las actuaciones a seguir para alcanzar los objetivos fijados, constituyendo así, el presupuesto, un instrumento motivador de los responsables de los centros.
Tradicionalmente, la delegación de responsabilidades se ha centrado en la estructura organizativa de la empresa, manifestándose de dos formas diferentes, según se haga referencia a la responsabilidad:
Por productos: la responsabilidad por productos supone delegar en el responsable la gestión de todos los aspectos relacionados con un determinado producto.
Este tipo de delegación lleva a que en la empresa se creen algo parecido a pequeñas empresas independientes dentro de la propia empresa.
Ejemplo:
En una empresa en la que se fabriquen 4 tipos de productos diferentes, todos los aspectos relacionados con la gestión de cada uno de los productos recaerán bajo cuatro personas diferentes, que tendrán autoridad para tomar las decisiones que consideren oportunas sobre el producto del que son responsables.
Por funciones: en las organizaciones se pueden diferenciar distintas funciones como comercialización, producción, administración, compras, etc., de manera que cada una de estas funciones puede dar lugar a un centro de responsabilidad. Además, en cada uno de estos centros se pueden crear nuevos centros de responsabilidad más específicos.
La implantación de centros de responsabilidad por centros de actividad, puede dar lugar a una escasa colaboración entre las distintas áreas funcionales, ya que cada una de ellas se centra en la consecución de sus objetivos e intereses propios, de manera que la empresa debe corregirlo para que la empresa funcione como un todo.
Ejemplo:
En una empresa el centro de compras adquiere materia prima de baja calidad para minorar los costes. Esto perjudica negativamente al departamento de producción, en el que se producirán frecuentes roturas y desperdicios como consecuencia de la mala calidad de la materia prima. Además, también se verán afectados el departamento de producción y comercialización, de manera que la empresa en su conjunto se ve afectada.
Teniendo en cuenta el enfoque por funciones, se van a diferenciar los siguientes centros de responsabilidad:
- Centros de responsabilidad de costes.
- Centros de responsabilidad de beneficios.
- Centros de responsabilidad de inversión.
La diferencia principal, entre los tres centros, reside en el límite de autonomía del responsable para gestionar libremente el centro de responsabilidad que está bajo su control.
También debe tenerse en cuenta que la alta dirección de la empresa utilizará unos filtros de control para evaluar, separadamente, las actuaciones de los distintos responsables, que se verán posteriormente.
1. Centros de responsabilidad de costes
Los centros de responsabilidad de costes son aquellos en los que los responsables tienen autoridad y capacidad de decisión sobre los costes controlables.
El objetivo principal del responsable será minimizar los costes en que se ha incurrido bajo su responsabilidad. El control de los responsables de centros de costes se lleva a cabo comparando los costes inicialmente presupuestados para el centro con los costes reales en que se ha incurrido al finalizar el ejercicio objeto de estudio.
2. Centros de responsabilidad de beneficios
Los centros de responsabilidad de beneficios son aquellos en los que el responsable tiene poder de decisión, tanto sobre los costes como sobre los ingresos.
En este caso, el objetivo principal del responsable del centro es la consecución de un beneficio previamente fijado, o bien la maximización del mismo. Respecto al control de los responsables de los centros, existen dos dificultades para evaluar su actuación; estas son:
Llegar a un consenso sobre cuál es el margen o resultado que será objeto de medida y control.
Fijación de los precios de venta de los outputs internos.
Entonces, la evaluación de los responsables de los centros se realizará desde distintas perspectivas que son:
- Margen bruto del centro.
- El beneficio controlable del centro.
- El beneficio neto final del centro.
El método más usado y relevante es el segundo, ya que tiene en cuenta todos los costes controlables, tanto los fijos como los variables.
3. Centros de responsabilidad de inversión
En este tipo de centros los responsables tienen capacidad para decidir sobre los costes e ingresos, así como sobre el nivel y tipo de inversión a realizar en elementos del activo no corriente.
Los responsables decidirán qué tipo de inversión es más conveniente para alcanzar los beneficios fijados. Entonces, los responsables también deberán responder sobre los beneficios obtenidos, como consecuencia de la inversión realizada.
Para evaluar a los responsables se tendrá en cuenta la rentabilidad obtenida con la inversión realizada y el beneficio conseguido por el centro.
La rentabilidad obtenida puede medirse mediante el ratio denominado tasa interna de rendimiento (ROI), que se expresa de la siguiente forma:
Indique en qué tipo de centro ejercen su responsabilidad los siguientes responsables:
Responsable 1: trabaja en el centro de cortado de madera, de una empresa de fabricación de muebles. Su objetivo es cortar la madera y pasarla al siguiente centro de trabajo, maximizando los beneficios.
Responsable 2: trabaja en el centro de pulimentado de la madera y su objetivo es la minimización de los costes de su centro de trabajo.
Responsable 3: trabaja en el departamento de comercialización y se tiene que encargar tanto de realizar las inversiones oportunas como de maximizar el beneficio.
SOLUCIÓN
Responsable 1: responsable de un centro de responsabilidad de beneficios.
Responsable 2: responsable de un centro de responsabilidad de costes.
Responsable 3: responsable de un centro de responsabilidad de inversión.
4. Filtros de control
Los filtros de control son utilizados por la alta dirección de la empresa para depurar la información que se utilizará como base para la evaluación de los responsables.
A veces, en las decisiones tomadas por los responsables pueden intervenir factores ajenos a su voluntad que distorsionen su actuación, por ello, se aplican los filtros de control para que la información refleje únicamente el resultado del esfuerzo personal.
Dentro de los filtros pueden distinguirse:
- Filtros de separación de sucesos: tratan de identificar y eliminar de la información suministrada por los presupuestos, los efectos provocados por hechos ajenos a la empresa y no contemplados en la planificación, que hayan influido, tanto favorable como desfavorablemente, en los objetivos fijados. Estos filtros aparecen como consecuencia de un entorno incierto y turbulento.
Ejemplo:
Una subida inesperada del gobierno del precio de la energía, afectando, por ejemplo, al responsable de producción al aumentar los costes de su centro de responsabilidad, o una huelga de proveedores que impidiese al mismo responsable fabricar las unidades previstas.
- Filtros de separación de dirección: tienen como objetivo diferenciar responsabilidades, aislando de la evaluación los efectos provocados por las acciones de otros responsables. Estos efectos pueden proceder de:
La acción conjunta de varios responsables sobre una misma área funcional.
El efecto que provoca la decisión de un centro de responsabilidad en los demás centros.
La propia dirección de la empresa.
Ejemplo:
Acción conjunta: si utiliza conjuntamente el ordenador que utiliza el centro de administración para llevar la contabilidad, esto da lugar a que el centro de administración no pueda llevar la contabilidad al corriente.
Efecto de la decisión de un centro a los demás: si en el departamento de producción de piezas que se deben incorporar al producto final se están fabricando un alto porcentaje de piezas de baja calidad, el departamento de montaje final tendrá problemas para conseguir sus objetivos de producción, ya que muchas de las piezas se rompen o están defectuosas.
Dirección de la empresa: la empresa impone de qué proveedor se deben comprar las materias primas, por lo que el responsable de compras no es responsable de los costes de la materia prima.
- Filtros de separación de períodos: se utilizan para aislar de la evaluación de los responsables, los efectos de las decisiones pasadas, tomadas por antiguos responsables, que pueden influir en la actualidad.
Ejemplo:
El antiguo responsable de compras firmó un contrato de compra de las materias primas a un mismo precio, para un periodo de cinco años, entonces el responsable que se haga cargo del centro durante este periodo, no podrá influir en los costes de la materia prima.