Contabilidad. Procedimiento de elaboración

La elaboración de la cuenta de resultados previsional (también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias previsional) es de fácil realización, ya que consiste en agregar la información contenida en los presupuestos operativos, de capital y tesorería. Así, para llevar a cabo la elaboración de este presupuesto se deben haber elaborado previamente los presupuestos operativos, de capital y de tesorería. Esto es así, porque hay determinados datos que proceden de los mismos, como son las amortizaciones técnicas y los costes financieros.

Respecto a la estructura formal de la cuenta de pérdidas y ganancias previsional, es conveniente que los ingresos y gastos se clasifiquen con los mismos criterios que los utilizados para la cuenta de pérdidas y ganancias retrospectiva, para facilitar así el control a posteriori. De este modo, para conseguir este objetivo se establecen 3 condiciones:

1. Igualdad de preceptos contables.
2. La continuidad con las realizaciones.
3. Igualdad de forma.

Así, se presenta a continuación un modelo analítico a través del cual se puede hacer una síntesis de los objetivos de cada responsable, además de verificar la contabilidad con un plan a largo plazo.

Como ya se ha dicho anteriormente, los datos necesarios para la elaboración de este estado, se obtienen de los presupuestos de capital, operativos y de tesorería, por lo que no se va a profundizar en su cuantificación.

En cuanto al plazo de la cuenta de resultados previsional, debe coincidir con el ejercicio económico de la empresa, pudiéndose dividir en periodos más cortos para poder llevar a cabo el control presupuestario. Esta división en periodos más cortos implica que la contabilidad histórica elabore información intermedia.

Para elaborar la cuenta de resultados previsional es necesario, que previamente se hayan elaborado tanto los presupuestos operativos, como el de capital y tesorería, ya que de ellos se obtendrá la información necesaria para la elaboración del estado contable objeto de estudio.

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Fases del Procedimiento de Elaboración Contable

1. Registro de Transacciones o Hechos Contables
   • El proceso contable comienza con el registro de todas las operaciones económicas que realiza la empresa, como compras, ventas, pagos, cobros, nóminas, etc. Estas transacciones deben documentarse adecuadamente mediante facturas, recibos u otros justificantes.
   • Cada transacción se clasifica y se registra en el libro diario, donde se anotan todas las operaciones en orden cronológico bajo el principio de la partida doble (debe y haber).
2. Clasificación y Codificación
   • Las transacciones se clasifican según su naturaleza económica en cuentas específicas siguiendo el Plan General de Contabilidad (PGC) o el plan contable específico que aplique a la entidad. Esto implica asignar códigos contables a las transacciones para facilitar su agrupación y posterior análisis.
3. Libro Diario y Mayor
   • El registro en el libro diario debe trasladarse al libro mayor, donde se resumen las operaciones por cuentas contables. Esto permite ver el saldo de cada cuenta al final de un período y facilita el análisis de cada tipo de activo, pasivo, ingresos y gastos.
4. Ajustes Contables
   • Al cierre de un período contable, es necesario realizar asientos de ajuste para reflejar la realidad económica de la empresa. Esto incluye ajustes por:
     • Amortizaciones.
     • Provisiones.
     • Cierre de inventarios.
     • Ajustes por devengo (ajustar ingresos y gastos al período correcto).
     • Deterioro de activos.
5. Balance de Comprobación
   • Una vez que todas las operaciones han sido registradas y ajustadas, se elabora un balance de comprobación. Este informe muestra el saldo de cada cuenta para comprobar que los saldos de las cuentas deudoras y acreedoras cuadran (el total del debe debe ser igual al total del haber).
6. Elaboración de los Estados Financieros
   • Tras la verificación de los saldos y la realización de los ajustes necesarios, se procede a la elaboración de los estados financieros más importantes:
     • Balance de situación: Refleja los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad.
     • Cuenta de pérdidas y ganancias: Muestra los ingresos y gastos, así como el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida).
     • Estado de cambios en el patrimonio neto: Muestra las variaciones en el capital y reservas de la empresa.
     • Estado de flujos de efectivo: Recoge los movimientos de efectivo, clasificados en actividades de explotación, inversión y financiación.
7. Cierre Contable
   • Después de la elaboración de los estados financieros, se procede al cierre contable, lo que implica realizar asientos de cierre de las cuentas de ingresos y gastos, trasladando su saldo a la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias). Esto permite que las cuentas queden listas para el siguiente ejercicio contable.
8. Análisis y Toma de Decisiones
   • Con los estados financieros en mano, los responsables de la gestión empresarial pueden realizar un análisis de la situación económica y financiera, lo que permite tomar decisiones informadas sobre la marcha de la empresa, como ajustes en las políticas de costos, planificación de inversiones, decisiones sobre endeudamiento, etc.

Herramientas para el Procedimiento Contable

• Software contable: La mayoría de las empresas utilizan sistemas o software contables que automatizan gran parte de este proceso, desde el registro de facturas hasta la generación automática de balances y cuentas.
• Libros de contabilidad: Aunque en muchos países ya no es obligatorio llevar libros en formato físico, las empresas deben conservar registros digitales que puedan presentarse en una auditoría.