Cálculos de los Saldos previstos
La determinación de las distintas partidas que componen el balance están recogidas en el presupuesto de capital, operativos, de tesorería y la cuenta de resultados previsional. Así, habrá que calcular el saldo final de cada cuenta del balance a partir del balance inicial y de los aumentos o disminuciones de los activos y pasivos.
Entonces, para cada mes habrá que calcular el importe final como:
Importe final = Importe inicial + aumentos − disminuciones
Las partidas más relevantes se calcularán de la siguiente forma:
Activo:
Activo inmovilizado = Saldo inicial Inmovilizado + inversiones − desinversiones.
Amortización acumulada = Saldo inicial + dotación del periodo. Existencias Materias Primas = Existencias iniciales + Compras − Consumo.
Productos terminados = Existencias iniciales + Producción − Ventas. Clientes y Deudores = Saldo inicial clientes y deudores + Ventas a crédito − Cobros efectuados.
Tesorería = Presupuesto de Tesorería.
Pasivo:
Capital social = Importe inicial + ampliaciones de capital.
Reservas = Saldo inicial de Reservas + Beneficio Neto − Dividendos a repartir.
Deudas con entidades bancarias = Saldo inicial deudas con entidades bancarias + Nuevos créditos − devoluciones.
Proveedores = Saldo inicial Proveedores + Compras a crédito − pagos efectuados.
Acreedores = Saldo inicial Acreedores + Compras a crédito − Pagos efectuados.
Hacienda Pública = Saldo inicial Hacienda Pública + impuestos a generar − pagos a efectuar.
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1. Recopilación de la información contable
El primer paso es la recolección de toda la documentación relacionada con las transacciones económicas de la empresa. Estos documentos incluyen:
- Facturas de ventas y facturas de compras.
- Recibos de pagos.
- Nóminas.
- Extractos bancarios.
- Contratos.
Esta documentación constituye la base de la contabilidad, ya que refleja las operaciones comerciales que posteriormente serán registradas.
2. Registro de las transacciones (Asientos contables)
Una vez recopilada la información, se procede al registro de las transacciones en los libros contables. Este registro debe cumplir con los principios contables generalmente aceptados, como el principio de partida doble. Las transacciones se registran en:
- Libro Diario: Donde se registran todas las operaciones económicas de manera cronológica. Cada transacción se traduce en un asiento contable, que debe tener un debe y un haber que sumen igual.
3. Clasificación de la información (Libro Mayor)
Las cuentas registradas en el Libro Diario se trasladan al Libro Mayor, que organiza las transacciones por cuentas específicas, como caja, bancos, clientes, proveedores, etc. Este paso permite clasificar las transacciones para luego analizar el comportamiento de cada cuenta.
4. Ajustes contables
Antes de cerrar el período contable, se deben realizar algunos asientos de ajuste para reflejar correctamente la situación financiera de la empresa. Estos ajustes pueden incluir:
- Amortizaciones y depreciaciones.
- Ajustes por acumulaciones de ingresos o gastos no registrados.
- Provisiones para cubrir posibles pérdidas futuras (como impagos de clientes).
- Ajustes de inventarios para reflejar su valor real.
5. Elaboración de la balanza de comprobación
Una vez que todas las transacciones han sido registradas y ajustadas, se elabora la balanza de comprobación. Este documento refleja los saldos de todas las cuentas del Libro Mayor al final del período contable. La balanza debe cumplir con la regla de que los débitos totales sean iguales a los créditos totales.
- La balanza de comprobación permite detectar posibles errores de registro, como asientos mal ingresados o desbalanceados.
6. Preparación de los estados financieros
Después de revisar la balanza de comprobación y asegurar que todos los ajustes están realizados, se procede a la elaboración de los estados financieros, que son el resultado final del proceso contable. Estos incluyen:
- Balance de situación o estado de situación financiera: Muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en una fecha determinada.
- Cuenta de resultados o estado de pérdidas y ganancias: Refleja los ingresos y gastos, así como el resultado (beneficio o pérdida) del ejercicio.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Muestra las variaciones en el patrimonio de la empresa durante el período contable.
- Estado de flujos de efectivo: Detalla los flujos de entrada y salida de efectivo, clasificados en actividades operativas, de inversión y de financiación.
7. Cierre del ejercicio contable
Una vez elaborados los estados financieros, se procede al cierre contable del ejercicio. Esto implica:
- Cierre de las cuentas de ingresos y gastos, trasladando sus saldos a la cuenta de resultados del ejercicio.
- Cerrar todas las cuentas de balance hasta el siguiente ejercicio contable.
Este cierre contable permite establecer la situación financiera al final del ejercicio y marca el punto de partida para el siguiente período.
8. Análisis y presentación de los estados financieros
El último paso del proceso es el análisis y la presentación de los estados financieros a los distintos usuarios de la información contable:
- Internamente: Los directivos y gestores utilizan los estados financieros para la toma de decisiones estratégicas.
- Externamente: Los inversores, bancos, proveedores y otras partes interesadas utilizan esta información para evaluar la salud financiera de la empresa y tomar decisiones sobre posibles inversiones o contratos.