Llegados a este punto, ya tendrás clara la necesidad de implantar (o no), un sistema de gestión de calidad en tu empresa.
Si ya lo tienes claro, enhorabuena, voy a mostrarte una serie de pasos que pueden servir tanto a la hora de implantar el sistema de gestión desde 0, como para realizar la transición:
1. Lograr la implicación absoluta de la alta dirección para:
● Definir por qué se desea implementar la ISO 9001.
● Definir la dirección estratégica de la organización: misión, visión, valores y objetivos estratégicos.
● Definir el contexto de la organización: partes interesadas, empleados sociedad, etc.
● Determinar riesgos y oportunidades.
● Definir la política de calidad.
● Establecer y poner en la misma línea los objetivos organizacionales y los relativos a la calidad del producto o servicio.
2. Identificar los procesos claves y las interacciones necesarias para cumplir los objetivos de la calidad.
Estos procesos son los que determinan el objeto social de la empresa.
3. Implementar y gestionar del SGC y de sus procesos (utilizando técnicas de gestión de procesos).
Es mejor ir implementando pequeños cambios en la manera de hacer las cosas para ir sentando las bases de lo que vendrá después.
4. Confeccionar el Sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001.
Ahora sí:
● Identifica los requisitos de la norma ISO 9001 (Ya los tienes desarrollados a lo largo de toda esta guía)
● Establece, donde sea aplicable, la correspondencia entre los requisitos y lo que ya tienes implantado (análisis GAP).
● Incluye en los procesos del SGC las actividades, información documentada y los controles necesarios.
5. Implementar el sistema, formación del personal y verificación del funcionamiento eficaz de los procesos.
● Determinar y gestionar adecuadamente qué tipo de formación necesitan los distintos miembros del personal, por ejemplo puede ser interesante tener a varias personas formadas como auditores internos.
6. Gestión del SGC
● Prestar especial atención a la satisfacción del cliente.
● Realizar el seguimiento y medición de la operación del sistema de gestión de calidad.
● Realizar auditorías internas programadas.
● Esforzarse por conseguir la mejora continua.
● Plantearse la implementación de modelos de excelencia en las operaciones de la organización.
7. Certificación o declaración formal de conformidad
Si es necesario solicita la certificación del sistema de gestión de calidad por terceras partes o alternativamente emite una declaración formal de que tu sistema de gestión de calidad es conforme con la ISO 9001.
Recuerda que a los efectos de esta guía, hablamos de un sistema de gestión de calidad mínimo viable para tu empresa, por lo que debe permitirte gestionar tus procesos con agilidad y sin necesidad (de momento) de certificar el sistema de gestión, a menos que lo pida alguna de las partes interesadas que has identificado.
La necesidad (o no) de un consultor
Aunque no es necesario podrías desear contratar los servicios de un consultor para que te oriente a través del proceso de implementación y mantenimiento de tu sistema de gestión de la calidad pero es importante recordar que es tu organización la responsable de su propio sistema de gestión de la calidad.
Puedes contratar los servicios de un consultor para alguna o para todas las actividades siguientes:
● Examen o evaluación de la situación Preliminar
● Formación
● Implementación
● Auditorías internas
La selección del consultor es un paso importante y debería llevarse a cabo mediante la comprobación rigurosa de su cualificación, conocimiento específico sobre gestión de la calidad, experiencia y referencias también es importante tener en cuenta otros factores a nivel emocional como pueden ser un buen entendimiento y sintonía con los principios y valores tanto del consultor como de la organización porque sino no llegaréis a ninguna parte.
La norma ISO 10019 Directrices para la selección de consultores de sistemas de gestión de la calidad y la utilización de sus servicios, puede ayudarte en esta decisión.