ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

Para iniciar un proceso de coaching, al coach le resulta necesario conocer todo un conjunto de aspectos
de la organización tales como su cultura, el estilo de dirección; el ajuste entre las políticas de RR HH y
las políticas de la Organización; el tipo de estructura organizativa; el clima laboral. En las primeras sesiones con el cliente que demanda o al que se le ofrecen acciones de coaching, es muy importante
clarificar cuáles son las expectativas, los objetivos y los resultados que se pretenden conseguir al implantar dichas acciones.
El estilo de dirección es una pieza clave en el desarrollo organizacional, como lo es la implantación de una actitud de mejora continua y de un eficaz trabajo en equipo, que supone no sólo contar con eficaces y eficientes colaboradores sino también colaborar con ellos, ofreciendo un “feedback” correcto que facilite el desarrollo de la propia organización y de cada uno de sus integrantes, pues en organizaciones, cada vez más abiertas, y que tienen como objetivo estratégico la gestión del talento, no tiene sentido desperdiciar la información y el conocimiento que llega de cada uno de sus miembros. De ahí la necesidad de conocer, no sólo con cuánto talento se cuenta, sino aún más importante, con cuánto talento se podría contar si todo el potencial “sumergido” pudiera emerger.
Cuando el objetivo de poner en marcha un programa de coaching está centrado en conseguir una mayor eficacia, resulta útil tener presentes los componentes estratégicos de la organización, identificar
los retos que ésta se plantea y los resultados empresariales que se pretende conseguir. En función de todo ello se puede determinar el perfil de capacidades necesarias, para que los ejecutivos puedan lograr los resultados esperados. De esta forma, el coaching pasa a ser también estratégico, y contribuye a la consecución de los objetivos de la organización, integrándose en la estrategia de Recursos Humanos al establecer metas claras que se correspondan con las que persigue la Organización.
También es importante que el coach pueda determinar qué tipología se ajusta a su cliente, es decir a la
organización a quien va a prestar sus servicios.
El lema “en búsqueda de la excelencia” puede ser uno de los principales corolarios de la puesta en marcha de un proceso de coaching ejecutivo. La excelencia no sólo para el directivo sino también como
señal de identidad de su propia organización.
Existe una tipología que facilita la diferenciación entre organizaciones heteronómicas, que ahogan y
constriñen a directivos y a empleados, en las que un excesivo control trata de manejar el miedo y la
incertidumbre que cualquier cambio produce, y las organizaciones liberadoras de talento, de capacidades, de miedos y límites falsos, son organizaciones que aprenden y que potencian el aprendizaje y desarrollo de sus miembros.
Una organización que apuesta por el aprendizaje continuo, necesariamente cuenta con una visión amplia y proactiva que enseña y aprende a buscar, identificar, discriminar y compartir información y
conocimiento, en donde la experiencia particular se analiza y reflexiona para transformarse en pauta, guía, advertencia o sugerencia para un grupo. En este tipo de organización, el papel del directivo puede presentar un perfil de buscador del orden dentro del desorden, de experto en manejar el grado de entropía de ese sistema abierto que es su organización. Por entropía, asumimos la conceptualización que de este principio termodinámico ofrece Tamames en su Diccionario de Economía, “tendencia de cualquier organización a deteriorarse por la gradual decadencia que de forma natural se opera entre las fuerzas que la cohesionan; contra esa tendencia lucha normalmente la parte más consciente y responsable de la propia organización”.

Manual de Coaching

Organizaciones Heteronómicas

Características

Muchas normas y criterios

Burocratización

Exaltación de la autoridad

Cumplimiento exagerado de formalidades

Establecimiento de filtros y controles

«Café todos»

Repetición de consignas y modos

Se restringe mucho la información por niveles

Dirección por amenazas

Eliminación de la crítica positiva

Falta de ilusión

Negación, ocultación de la realidad

Proliferación de mandos

Se fomenta el desprecio hacia otras organizaciones

Efecto

Inhibición intelectual del personal

Pérdida de iniciativa, creatividad y proactividad

Efecto militancia

Rigurosidad

Sensación de ahogo

Uniformidad

Pensamiento único

Desconfianza

Fuga de talento

Anquilosamiento

Declive

«Gueto»

Exceso de costes

Distanciamiento

Organizaciones Liberadoras

Características

Reglas mínimas pero claras para todos

Fomento de la interacción entre todos los niveles

Se valora el trabajo en primera línea

Pocas cosas son incontrovertibles

Los jefes aprenden de todos (360º)

Cada caso se trata como único

Se generan espacios de mejora, se ofrece confianza

Información al alcance de todos

Se valora que el jefe sea un coach

Se valora la crítica constructiva

Efecto

Claridad-seguridad

Confianza

Aprendizaje en acción

Flexibilidad

Sinceridad, autenticidad

Personalización

Autonomía, compromiso

Transparencia

Potenciación, desarrollo

Debate, humildad

En la actualidad no se trata de elaborar medidas de adaptación al cambio, sino de desarrollar habilidades y proporcionar recursos para estar en disposición de cambio permanente, lo que conllevará
una reflexión sobre qué valores hay que defender y cómo fortalecer la propia ética del negocio.
Decantarse por la mejora continua, por el desarrollo de las personas, por el incremento del Talento en la organización difícilmente casa con la política organizativa del “todo vale”, “todo se puede comprar”, “todo se puede exigir” y además, con el corolario, de “al menor esfuerzo y al precio más bajo”.

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Pasos en el Análisis de la Organización en el Coaching

1. Evaluación del Contexto Organizacional
   • Historia de la organización: Conocer cómo se fundó la empresa, sus valores iniciales y su evolución ayuda a comprender su cultura actual.
   • Misión, visión y valores: Es importante alinear el coaching con los objetivos estratégicos de la empresa, asegurándose de que el plan de acción contribuya a lograr su misión y visión.
   • Estrategia de negocio: Identificar la dirección estratégica, los objetivos a corto y largo plazo y cómo el equipo ejecutivo percibe la competitividad del negocio.
2. Análisis de la Cultura Organizacional
   • Clima organizacional: Medir el ambiente de trabajo, la satisfacción de los empleados, la motivación y la relación entre los diferentes niveles jerárquicos.
   • Valores compartidos: Verificar si los valores promovidos por la organización están alineados con los comportamientos y actitudes de los empleados.
   • Comunicación interna: Evaluar la efectividad de los canales de comunicación y si la información fluye adecuadamente entre departamentos y equipos.
3. Análisis de la Estructura Organizacional
   • Jerarquía: Evaluar cómo está estructurada la organización (jerárquica, plana, funcional) y cómo esta estructura afecta el desempeño y la colaboración.
   • Toma de decisiones: Identificar si las decisiones clave son centralizadas o descentralizadas, y si existe participación del personal en los procesos decisionales.
   • Flujos de trabajo y coordinación: Examinar cómo se gestionan las tareas y los proyectos, y si los equipos colaboran de manera efectiva o existen cuellos de botella.
4. Análisis de los Procesos y Sistemas
   • Procesos clave: Revisar la eficiencia de los procesos internos, como la contratación, el desarrollo de productos, las ventas y el servicio al cliente.
   • Innovación y mejora continua: Analizar si la organización tiene procesos formales para fomentar la innovación y la mejora de sus procedimientos.
   • Gestión del rendimiento: Evaluar los sistemas utilizados para medir el rendimiento de los empleados y si estos reflejan adecuadamente los resultados organizacionales.
5. Análisis del Liderazgo
   • Estilo de liderazgo: Identificar los estilos predominantes (autocrático, democrático, laissez-faire) y cómo impactan en la cultura y en el clima de la organización.
   • Capacidad de liderazgo: Evaluar la efectividad del liderazgo en términos de habilidades como la toma de decisiones, la gestión del cambio y el manejo de equipos.
   • Desarrollo de liderazgo: Analizar si existe un programa de desarrollo y capacitación de líderes dentro de la organización.
6. Análisis del Capital Humano
   • Talento y competencias: Identificar las competencias clave que tienen los empleados, así como las brechas de habilidades que puedan existir.
   • Satisfacción y compromiso: Medir el nivel de compromiso y motivación de los empleados, y si la organización está reteniendo el talento clave.
   • Desarrollo profesional: Verificar si hay oportunidades de crecimiento profesional y planes de carrera definidos dentro de la empresa.
7. Identificación de Retos y Oportunidades
   • Obstáculos: Determinar los principales desafíos que enfrenta la organización, como la falta de cohesión en los equipos, problemas de comunicación o resistencia al cambio.
   • Oportunidades: Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, aumentar la innovación y fortalecer el compromiso de los empleados.
8. Análisis del Desempeño Financiero y Operativo
   • Indicadores clave de rendimiento (KPI): Revisar los indicadores financieros y operativos para entender el rendimiento de la empresa y cómo este afecta las decisiones estratégicas.
   • Rentabilidad y costos: Examinar la salud financiera de la empresa, los costos operativos y las áreas donde se puede optimizar el gasto.

Herramientas Utilizadas en el Análisis Organizacional

• Feedback 360º: Recopilar retroalimentación de superiores, colegas y subordinados para tener una visión completa del desempeño individual y colectivo.
• Entrevistas y encuestas: Realizar entrevistas con el personal clave y utilizar encuestas para obtener una comprensión detallada del clima laboral y la satisfacción.
• Análisis DAFO: Identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización.
• Mapeo de procesos: Visualizar los procesos clave de la organización para identificar ineficiencias.
• Evaluaciones psicométricas: Herramientas como MBTI o CPI para analizar los perfiles de personalidad y cómo estos impactan en la cultura organizacional.