ROL Y RESPONSABILIDAD DEL ÓRGANO DE

GOBIERNO Y DE LA ALTA DIRECCIÓN

El órgano de gobierno y la alta dirección deberían:
a) establecer una política de compliance;
b) hay que asegurar que se mantiene el compromiso hacia compliance y que se gestionan adecuadamente los incumplimientos de compliance y los comportamientos contrarios a compliance;
c) incluir las responsabilidades de compliance en las declaraciones de posiciones de los altos directivos;
d) designar o nominar una función de compliance con:
1) autoridad y responsabilidad para el diseño, consistencia e integridad del sistema de gestión de
compliance,
2) apoyo claro y sin ambigüedad del órgano de gobierno y la alta dirección y acceso directo a los mismos,
3) acceso a:
– tomadores de decisiones de alto nivel y oportunidad de contribuir en etapas tempranas de los procesos de toma de decisiones,
– todos los niveles de la organización,
– toda la información documentada y los datos necesarios para desarrollar las tareas de compliance,        – asesoramiento experto en legislación, códigos y normas organizativas relevantes,
4) la autoridad y capacidad de ejercer como contrapoder al mostrar cualquier consecuencia para
compliance en los procesos de toma de decisión relevantes,
e) hay que asegurar que la función de compliance tiene autoridad para actuar de forma independiente y que no se ve comprometida por otras prioridades que entren en conflicto, especialmente cuando compliance está integrado en el negocio.
La alta dirección debería:
– asignar recursos adecuados y apropiados para establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar el sistema de gestión de compliance y los resultados del desempeño;
– hay que asegurar que se asignan las responsabilidades y autoridades para los roles relevantes y que son comunicadas a toda la organización;
– hay que asegurar que hay sistemas de información y comunicación eficaces y puntuales;
– medirse contra baremos o resultados de desempeño clave de compliance;
– asignar la responsabilidad de informar sobre el desempeño del sistema de gestión de compliance al
órgano de gobierno y a la alta dirección.

FUNCIÓN DE COMPLIANCE
No todas las organizaciones crearán una función de compliance separada, algunas pueden asignar esta
función a una posición existente.
La función de compliance, trabajando juntamente con la dirección, debería ser responsable de:
a) identificar las obligaciones de compliance, con el apoyo de los recursos necesarios, y traducir esas
obligaciones en políticas, procedimientos y procesos viables;
b) integrar las obligaciones de compliance en las políticas, procedimientos y procesos existentes;
c) proporcionar u organizar apoyo formativo continuo a la plantilla para garantizar que todos los empleados relevantes son formados con regularidad;
d) promover la inclusión de las responsabilidades de compliance en las descripciones de puestos de trabajo y en los procesos de gestión del desempeño de los empleados;                                                      e) poner en marcha un sistema de información y documentación de compliance;
f) desarrollar e implementar procesos para gestionar la información, tales como las reclamaciones y/o
comentarios recibidos de líneas directas, un canal de denuncias anónimas u otros mecanismos;
g) establecer indicadores de desempeño de compliance y supervisar y medir el desempeño de compliance;
h) analizar el desempeño para identificar la necesidad de acciones correctivas;
i) identificar los riesgos de compliance y gestionar aquellos riesgos que relacionados con terceras partes,
tales como proveedores, agentes, distribuidores, consultores y contratistas;
j) hay que asegurar que el sistema de gestión de compliance se revisa a intervalos planificados;
k) hay que asegurar que hay acceso a un asesoramiento profesional adecuado para el establecimiento,
implementación y mantenimiento del sistema de gestión de compliance;
l) proporcionar a los empleados acceso a los recursos de los procedimientos y referencias de compliance;
m) proporcionar asesoramiento objetivo a la organización en materias relacionadas con compliance.

Manual de responsabilidad penal personas juridicas

NOTA La Norma ISO 10002 proporciona directrices para el tratamiento de las quejas.
Cuando se asigne la responsabilidad de la gestión de compliance, se debería considerar la forma de asegurar que la función de compliance no tiene conflictos de intereses y que ha demostrado:
– integridad y compromiso con compliance;
– habilidades de comunicación eficaz y de capacidad de influencia;
– capacidad y prestigio para que sus consejos y directrices tengan aceptación;
– competencia necesaria.

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN
La dirección debería ser responsable de compliance dentro de su área de responsabilidad. Esto incluye:
a) cooperar con y apoyar a la función de compliance y animar a los empleados a hacerlo de la misma forma;
b) cumplir personalmente, y que se le vea que cumple, con las políticas, procedimientos y procesos y
atender y apoyar las actividades formativas de compliance;
c) identificar y comunicar los riesgos de compliance en sus operaciones;
d) llevar a cabo de forma activa y fomentar las actividades de orientación, entrenamiento y supervisión de empleados para promover un comportamiento de cumplimiento;

e) animar a los empleados a que planteen sus preocupaciones de compliance;
f) participar activamente en la gestión y resolución de incidentes y cuestiones relacionadas con compliance;
g) desarrollar la concienciación de los empleados sobre las obligaciones de compliance y dirigirlos a que
completen los requisitos de formación y competencia;
h) hay que asegurar que compliance se introduce en las descripciones de puestos de trabajo;
i) integrar el desempeño de compliance en las evaluaciones del desempeño de los empleados (por ejemplo, indicadores clave de desempeño, objetivos y criterios de promoción);
j) integrar las obligaciones de compliance en las prácticas y procedimientos de negocio existentes en sus
áreas de responsabilidad;
k) junto con la función de compliance, hay que asegurar que, una vez que se identifica la necesidad de una acción correctiva, ésta se implementa;
l) supervisar los acuerdos de externalización para asegurar que tienen en cuenta las obligaciones de
compliance.

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1. Órgano de Gobierno

El órgano de gobierno puede ser un Consejo de Administración, una Junta Directiva o similar, dependiendo del tipo de organización.

Rol Principal

El rol del órgano de gobierno es establecer la dirección estratégica de la organización, garantizar su sostenibilidad y supervisar a la alta dirección para asegurar que las operaciones se realicen de acuerdo con los objetivos establecidos.

Responsabilidades

• Definición de la Estrategia: Establecer la visión, misión y los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización.
• Supervisión y Control: Supervisar el desempeño de la alta dirección y garantizar que las decisiones operativas sean consistentes con los objetivos estratégicos.
• Gobernanza Corporativa: Asegurar que la organización cumpla con las normas de gobierno corporativo, como la transparencia, la rendición de cuentas y la responsabilidad social.
• Evaluación de Riesgos: Monitorear y gestionar los riesgos estratégicos a los que se enfrenta la organización, incluyendo los financieros, regulatorios y de reputación.
• Cumplimiento Legal y Ético: Asegurar que la organización cumpla con las leyes, regulaciones y normas éticas que le sean aplicables.
• Políticas y Procedimientos: Aprobar políticas importantes como la política financiera, la política de remuneraciones de la alta dirección y otras políticas de recursos humanos.
• Protección de los Intereses de los Accionistas o Stakeholders: Asegurar que las decisiones tomadas beneficien a los accionistas o partes interesadas, respetando los derechos de todos los actores.

2. Alta Dirección

La alta dirección incluye a ejecutivos clave como el Director General (CEO), el Director Financiero (CFO), y otros directores funcionales.

Rol Principal

La alta dirección es responsable de implementar la estrategia definida por el órgano de gobierno y de gestionar las operaciones diarias de la organización. Su enfoque está en la ejecución operativa y en asegurar la eficiencia y eficacia en todas las áreas de la empresa.

Responsabilidades

• Ejecución de la Estrategia: Implementar las decisiones estratégicas establecidas por el órgano de gobierno, transformando los objetivos a largo plazo en planes operativos y acciones concretas.
• Gestión Operativa: Supervisar las operaciones diarias de la organización, asegurando que las distintas áreas (producción, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.) funcionen de manera óptima.
• Gestión Financiera: Controlar y administrar los recursos financieros de la organización, asegurando su viabilidad económica y financiera.
• Gestión de Talento: Dirigir y coordinar el equipo humano, asegurando el desarrollo de competencias, la motivación y el cumplimiento de los objetivos.
• Innovación y Mejora Continua: Fomentar la innovación y la mejora continua en productos, servicios y procesos internos.
• Cumplimiento Normativo: Asegurar el cumplimiento de las normativas internas, regulaciones externas y estándares de calidad.
• Reporte al Órgano de Gobierno: Informar regularmente al órgano de gobierno sobre el progreso, desempeño y cualquier problema que requiera su atención, proporcionando informes financieros y operativos.

3. Relación entre el Órgano de Gobierno y la Alta Dirección

• Supervisión y Delegación: El órgano de gobierno establece la estrategia y supervisa a la alta dirección, que tiene la responsabilidad de implementar y ejecutar las decisiones.
• Responsabilidad Compartida: Aunque el órgano de gobierno define la dirección estratégica, la alta dirección tiene la responsabilidad de su implementación y debe rendir cuentas sobre los resultados.
• Transparencia y Comunicación: Es fundamental mantener una comunicación fluida entre ambos niveles para garantizar la alineación de los objetivos estratégicos con las operaciones diarias.

4. Responsabilidad en la Gestión de Riesgos

Tanto el órgano de gobierno como la alta dirección juegan un papel esencial en la gestión de riesgos. El órgano de gobierno es responsable de identificar los riesgos estratégicos, mientras que la alta dirección debe implementar controles internos y medidas de mitigación para los riesgos operativos.

5. Responsabilidad en la Cultura Corporativa

El órgano de gobierno establece el tono ético y los principios de gobernanza, mientras que la alta dirección se encarga de transmitir y mantener esa cultura organizacional en las operaciones diarias.

6. Responsabilidad en la Sostenibilidad y Responsabilidad Social

Ambos son responsables de garantizar que la organización actúe de manera socialmente responsable, cumpla con los criterios de sostenibilidad y gestione sus impactos sociales, ambientales y económicos de manera equilibrada.