Gestión del cambio. Herramientas

A continuación, modelamos un proceso de cambio de duración típica (1.000 días) y presentamos en forma de cuadro de mandos cuáles son las cuestiones claves en cada fase.

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– La fase de impacto: los 100 primeros días son el momento de la eficacia, de impactar, de trasladar la necesidad de cambio.

• ¿Cuál es nuestra realidad actual? ¿Podemos plantar cara con total sinceridad a algunas de las respuestas que surgirán de las
  siguientes preguntas?
• ¿Está clara la estrategia para el cambio? ¿Todo el mundo entiende el enfoque y lo que costará alcanzarlo?
• ¿Tenemos a las personas adecuadas para obtener resultados positivos? ¿En qué podríamos destacar? ¿Qué competencias nos faltan? ¿Qué valores requerimos? ¿Somos lo suficientemente disciplinados para alcanzar los resultados deseados?
• ¿Hemos estructurado nuestras tareas y organización de tal modo que nos ayude a alcanzar los objetivos?
• ¿Hemos implantado los sistemas de medida adecuados para evaluar nuestro progreso? ¿Entendemos nuestro motor económico? ¿Tenemos un sistema de información que proporcione los datos valiosos en tiempo real que los líderes necesitan para conducir el cambio?PRL

– La fase de implementación: los 200 días siguientes son el momento de la eficiencia, de implementar y medir los cambios.

• Mantener la confianza en esta fase es fundamental, pero tiene que haber indicios de que el cambio ha empezado a arraigar
• ¿Hay sistemas implantados que midan nuestro impacto en el motor económico del negocio? Muchas veces escuchamos decir a
  los líderes: «Nos esforzamos mucho para que este sistema de producción (o producto) funcionara, pero la organización no estaba
  preparada para ello.» Precisamente ese estar preparados es responsabilidad del líder del cambio
• ¿Estamos mejorando en lo que estamos haciendo? ¿Podemos ser mejores que la competencia?
• – Detectar y combatir los síntomas típicos de resistencia al cambio: asentimientos mudos, «yo ya lo decía», «esto ya se ha probado», «no es mi obligación», «esto aquí no funcionará»

– El momento final: el cierre de un proceso de cambio es muy importante para consolidar la nueva cultura y perpetuarla más allá de la continuidad de sus impulsores originales:

• Normalmente durante el último año de permanencia de un líder, se debe haber formado a un sucesor. Esto facilita la transición y evita conductas del estilo de «después de mí, el diluvio»
• Las medidas y los resultados de los mil días anteriores deben ser registrados y reconocidos. Sea bueno o malo el resultado, el próximo líder debe poder beneficiarse de la experiencia del anterior
• Para que los líderes cada vez sean más responsables de sus propias carreras, resulta fundamental ser capaces de demostrar
  cualitativa y cuantitativamente el valor añadido que han aportado a la organización
• El equipo tiene que ser informado y prepararse para el traspaso de poder

Herramientas para la Planificación del Cambio:

1. Matriz de Impacto y Esfuerzo: Ayuda a priorizar los cambios identificando su impacto potencial en la organización y el esfuerzo requerido para implementarlos.
2. Diagrama de Flujo de Procesos: Visualiza los procesos actuales y propuestos para identificar áreas de mejora y definir cambios específicos.
3. Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas): Proporciona una evaluación integral de la situación actual y futura, identificando factores internos y externos que pueden influir en el éxito del cambio.

Herramientas para la Comunicación y Participación:

4. Mapa de Stakeholders: Identifica y visualiza a todas las partes interesadas clave del cambio, sus roles y niveles de influencia.
5. Plan de Comunicación: Define cómo se comunicará el cambio a las partes interesadas, incluyendo mensajes clave, canales de comunicación y frecuencia de actualización.
6. Encuestas y Grupos Focales: Recopila retroalimentación de empleados y otras partes interesadas para comprender sus percepciones, preocupaciones y sugerencias sobre el cambio.

Herramientas para la Implementación del Cambio:

7. Diagrama de Gantt: Planifica y monitorea las actividades de implementación del cambio en un calendario visual, asignando responsabilidades y fechas límite.
8. Tablero Kanban: Gestiona las tareas de implementación del cambio en un tablero visual que muestra el estado de cada tarea (por hacer, en progreso, completada).
9. Evaluación de Impacto del Cambio: Evalúa regularmente el impacto del cambio en los objetivos organizacionales y ajusta la estrategia según sea necesario.

Herramientas para el Seguimiento y Evaluación del Cambio:

10. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs): Establece y monitorea métricas que midan el éxito del cambio, como la productividad, satisfacción del cliente o niveles de empleados comprometidos.
11. Sesiones de Retroalimentación y Mejora Continua: Realiza reuniones periódicas para revisar el progreso del cambio, identificar desafíos y oportunidades de mejora.
12. Análisis Post-Implementación: Evalúa los resultados del cambio una vez implementado para identificar lecciones aprendidas y áreas de ajuste para futuros proyectos.

Herramientas para la Sostenibilidad del Cambio:

13. Capacitación y Desarrollo: Ofrece programas de formación continua para asegurar que los empleados adquieran y mantengan las habilidades necesarias para apoyar el cambio.
14. Cultura Organizacional: Promueve una cultura que valore la innovación, el aprendizaje continuo y la adaptabilidad a los cambios.
15. Celebración de Éxitos: Reconoce y celebra los logros alcanzados durante y después del proceso de cambio para mantener la motivación y el compromiso.