Las cuentas vienen identificadas, además de con un nombre alusivo al elemento patrimonial representado, con un código numérico.
Dicho código tiene la finalidad de facilitar la identificación de la cuenta, mejorar la eficiencia en la gestión, sobre todo con medios informáticos, y realizar clasificaciones y ordenaciones de cuentas según la naturaleza de los elementos patrimoniales que representan.
Al listado de cuentas, con códigos y denominaciones, que utiliza una empresa se denomina «cuadro de cuentas», y todas las empresas disponen de uno.
A continuación se muestra un cuadro de cuentas de referencia y que es un extracto del incluido en el Plan General de Contabilidad. Este cuadro de cuentas es de aplicación voluntaria para las empresas, pero es ampliamente utilizado. Este cuadro de cuentas clasifica y codifica las mismas en grupos, subgrupos y cuentas hasta el nivel de 3 o a lo sumo 4 dígitos o niveles.
Extracto de grupos y subgrupos del cuadro de cuentas del PGS
Extracto del cuadro de cuentas del PGC
3.5 Ejemplo de registro en las cuentas y en el diario
En este apartado se va a proceder a realizar las anotaciones en las cuentas y en el diario de las operaciones correspondientes al ejemplo 2.13 del tema anterior, Asesoría Julián López, y de acuerdo a lo indicado en los apartados 2 y 3 de este tema.
Para ello se analizará cada transacción identificando los elementos afectados y si son activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos o gastos, se señalará la clase de variación que sufren (aumento o disminución) y se aplicará la regla de registro correspondiente.
Obsérvese la relación existente entre las anotaciones en el diario y en las cuentas (libro mayor).
Ejemplo 3.5. Registro de transacciones contables en cuentas y diario (del Ejemplo 2.13 del tema anterior)
En las anotaciones en las cuentas el número entre paréntesis hace referencia al número de asiento y no al número de la transacción.
Transacción 1 (01/01/00): Alquiler de vehículo y contrato de personal
Transacción 2 (02/01/00): Compra mobiliario al contado
Transacción 3 (03/01/00): Compra material oficina a crédito
El cuadro de cuentas es una estructura organizada que enumera y clasifica todas las cuentas contables utilizadas por una empresa en su sistema contable. Cada cuenta representa un elemento específico, ya sea un activo, pasivo, patrimonio neto, ingreso o gasto. El cuadro de cuentas proporciona un marco ordenado para la contabilidad y facilita el registro y seguimiento de las transacciones financieras:
Ejemplo de Cuadro de Cuentas:
+-------------------------------+ | CUADRO DE CUENTAS | +-------------------------------+| Activo | | - Activo Circulante | | - Caja | | - Bancos | | - Cuentas por Cobrar | | - Activo No Circulante | | - Propiedades | | - Maquinaria | | Pasivo | | - Pasivo Circulante | | - Préstamos | | - Cuentas por Pagar | | - Pasivo No Circulante | | - Deuda a Largo Plazo | | Patrimonio Neto | | - Capital Social | | - Reservas | | Ingresos | | - Ventas | | - Otros Ingresos | | Gastos | | - Gastos Operativos | | - Gastos Financieros |+-------------------------------+Descripción:
- Activo:
- Se divide en activo circulante (bienes y derechos de rápida liquidación) y activo no circulante (bienes y derechos de largo plazo).
- Pasivo:
- Se divide en pasivo circulante (deudas y obligaciones de corto plazo) y pasivo no circulante (deudas y obligaciones de largo plazo).
- Patrimonio Neto:
- Representa los recursos propios de la empresa y se compone de capital social, reservas y otros elementos.
- Ingresos:
- Refleja las fuentes de ingresos de la empresa, como las ventas y otros ingresos.
- Gastos:
- Incluye los diferentes gastos en los que incurre la empresa, como los gastos operativos y financieros.