1.2 Sistemas de información en la empresa

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1.2 Sistemas de información en la empresa

La toma de decisiones por parte de los sujetos económicos requiere disponer de datos relevantes acerca de los hechos sobre los que hay que decidir. Y aunque no cabe duda de que pueden tomarse decisiones, a veces afortunadas, con la mera intuición, no es menos cierto que para una realidad económica concreta, las posibilidades de tomar decisiones racionales serán mayores si se posee una información fiable y relevante sobre dicha realidad.

La información es un recurso esencial para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones empresariales, y para que dicha información sea utilizada correctamente, se hace necesario diseñar un sistema que transforme la multitud de datos que genera la actividad económica de la empresa en información útil para la toma de decisiones.

En los momentos actuales, la contabilidad se configura como el sistema informativo más eficaz y útil para elaborar y comunicar información de natura­leza económico-financiera acerca de la actividad económica de las empresas.

1.2.1 Sistemas de información contable

Existe una clara relación entre el entorno económico en que se desenvuelve la empresa y el sistema de información contable que se aplica. Ahora bien, como los rasgos del entorno económico históricamente no han sido siempre idénticos, ni lo son actualmente en todos los países, tampoco existe un único sistema de información contable. Cada sistema contable define conceptos coherentes con el entorno económico en que se desarrolla.

Históricamente los sistemas contables han experimentado una notable evo­lución desde las primeras concepciones basadas en el control del patrimonio, hasta los más actuales sistemas de predicción. Desde la óptica de los sistemas más clásicos, la misión de la contabilidad era el establecimiento de responsa­bilidades surgidas de la administración de un patrimonio ajeno; la “rendición de cuentas” del gestor al propietario era el principal objeto de la contabilidad. Bajo esta consideración, los aspectos registrales y de control constituían el fun­damento de la disciplina.

En los sistemas más avanzados la contabilidad es una disciplina económica cuyo principal objetivo es elaborar y comunicar información útil para la toma de decisiones de los usuarios de la misma. La información versará sobre aspectos bá­sicos de la realidad económico-financiera de la empresa, tales como la composi­ción del patrimonio y su evolución a lo largo del tiempo, los resultados obtenidos con la actividad desarrollada y servirá de base para predecir la evolución futura. Podemos decir que los sistemas de información contable han evolucionado con el tiempo, pasando de un sistema de control a un sistema de predicción.

En España hemos pasado de un sistema contable clásico, como era el del Plan General de Contabilidad de 19901, a otro más avanzado en armonía con las Normas Internacionales de Contabilidad. Tras la reforma, nuestro sistema contable, sin perder algunas de sus características, incorpora otras vinculadas a la orientación predictiva a que hacíamos referencia. Así, la Primera Parte del PGC de 2007, es denominada Marco Conceptual, en consonancia con las Normas Internacionales en las que se inspira, y señala que la información con­table debe ser relevante, es decir, que debe ayudar a evaluar sucesos pasados, presentes y futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas ante­riormente. En particular, las cuentas anuales deben mostrar adecuadamente los riesgos a los que se enfrenta la empresa.

Un sistema contable deberá garantizar la relevancia y fiabilidad de la in­formación que elabora y transmite, empleando métodos precisos de medición, organización y distribución de la información, usando para ello un lenguaje técnico específico. El proceso de transformación de datos en información útil para la toma de decisiones, se puede esquematizar en las etapas recogidas en la Figura 1.1.

Figura 1.1. Etapas del proceso de información contable.

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  • Recogida y selección de los datos relevantes para el sistema. Implica la identificación y selección de los acontecimientos económicos que tengan interés para el sistema contable. Estos datos generalmente están materia­lizados en una serie de documentos tales como facturas, recibos, cuentas bancarias, escrituras de propiedad…
  • Medición y valoración. Es decir, la cuantificación en unidades mone­tarias de los datos que entran en el sistema. A veces para efectuar esta valoración es necesario el establecimiento de una serie de estimaciones e hipótesis, no exentas de cierta subjetividad.
  • Registro. Esto es, la representación sistemática de los hechos contables ya cuantificados. El registro puede realizarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos. El método de registro universalmente aceptado es el denominado partida doble. En las últimas décadas del siglo XX, la contabilidad ha ampliado notable­mente su campo de actuación, habiendo abandonado el registro manual de los datos para formar parte de un sistema integrado de información empresarial, aunque el soporte informático de los datos no ha supuesto alteración en los fundamentos conceptuales, que básicamente siguen siendo los mismos.
  • Resumen y comunicación de la información procesada. Al final de cada periodo se resumirá la información registrada, elaborándose unos docu­mentos denominados estados contables, de los que se informará a los in­teresados en dicha información. La periodicidad de estos informes puede ser mensual, trimestral, anual… La normativa legal vigente exige que anualmente se elaboren y publiquen los estados contables, denominados en este caso cuentas anuales.
  • Toma de decisiones. La información cuantitativa y cualitativa sintetizada en los estados contables o estados financieros, que se obtiene al final del proceso contable, tiene como destinatarios finales a unos usuarios po­tenciales que la utilizarán para permitirles juicios y toma de decisiones documentadas. De esta forma, la información procedente de la empresa puede ser utilizada, por ejemplo, por los gestores, los inversores o los acreedores, para tomar decisiones de gestión, inversión o financiación.

En línea con lo expuesto se encuentran los informes emitidos por la American Accounting Association, que en la obra A Statement of Basic Accounting Theory, publicada en 1966, define a la contabilidad como “el sistema de información encargado de identificar, medir y comunicar información económica para per­mitir decisiones y juicios documentados a los usuarios de la información”.

1.2.2 Usuarios de la información contable

La información contable elaborada y publicada por la empresa, tiene unos potenciales destinatarios o usuarios, que son aquellos sujetos cuyos intereses pue­den verse afectados por la actividad de la entidad informativa. Los usuarios de la información contable son importantes protagonistas del proceso contable, ya que sus necesidades condicionan los objetivos y requisitos del sistema contable.

Aunque son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los usuarios de la información contable, la más generalizada es la que distingue entre usuarios externos y usuarios internos.

Usuarios externos. Formado por un grupo heterogéneo de personas que no tienen responsabilidades directas en la gestión de la empresa, aunque sí un interés justificado en la misma. Al ser un grupo muy numeroso, pueden clasificarse con distintos criterios, resulta interesante la distinción entre los usuarios que tienen una relación contractual con la empresa y los que no la tienen (Tabla 1.4).

Tabla 1.4. Clasificación de los usuarios de la información contable.

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Fuente: Serra, Giner y Vilar (1996:26) y elaboración propia.

Entre los usuarios externos destacamos:

  • Los accionistas y otros propietarios del capital. Estos usuarios, que han aportado el capital, están interesados principalmente en el aumento de valor de la empresa y en obtener rentabilidad de su inversión, por lo que considerarán relevantes, entre otros, los datos sobre el patrimonio y los resultados obtenidos.

La Ley de Sociedades Anónimas, reconoce a los accionistas el derecho de información, y establece que las cuentas anuales deberán ponerse a su disposición.

En las empresas pequeñas y medianas suelen participar directamente en la gestión, en este caso serían usuarios internos, pero no ocurre así en las grandes sociedades, en que la dirección de la empresa está profe­sionalizada.

  • Las administraciones públicas. La administración tributaria utilizará la información proporcionada por los estados financieros para valorar el importe de los impuestos y las contribuciones que debe pagar la empresa; otros organismos del Estado pueden utilizarlos para conceder ayudas o subvenciones a determinados sectores estratégicos para el país.
  • Acreedores. La información financiera es importante tanto para los acreedores actuales como para los potenciales. Ambos querrán conocer la solvencia, garantía, liquidez, rentabilidad y perspectivas futuras de la empresa, para decidir si conceder o no un crédito a la entidad, o bien si los créditos ya concedidos serán atendidos a su vencimiento.
  • Futuros inversores. Que analizarán la información contable, bien directa­mente o bien a través de profesionales, para decidir sobre su inversión.
  • Los trabajadores. Que recabarán información sobre la empresa en que prestan sus servicios para saber si la situación de la misma garantiza el mantenimiento de los puestos de trabajo y la mejora en sus retribuciones. También necesitarán de esa información en situaciones especiales como la negociación de convenios colectivos o en los expedientes de regulación de empleo.
  • Proveedores. En tanto que acreedores de la empresa, estarán interesados en conocer la capacidad para reembolsarles el importe de sus deudas, para fijar precios o para negociar el volumen del crédito concedido. Para ellos serán relevantes los datos sobre patrimonio, resultado y posición financiera.
  • Clientes. Estarán interesados en conocer, además del precio, calidad y plazos de entrega de los productos, la viabilidad futura de la empre­sa, sobre todo si su proceso productivo depende del suministro que les proporciona esa empresa y cuando adquieren productos o servicios con características especiales.
  • Empresas competidoras. Suele ser un usuario no deseado, pero es eviden­te que la competencia estará muy interesada en analizar la información financiera, porque de ella puede deducir cuáles son los puntos fuertes y débiles de la entidad que informa.
  • Público en general. A esta categoría pertenecen el resto de los usuarios no incluidos en los apartados anteriores, entre los que podemos incluir a analistas financieros, abogados, prensa económica, agencias de valores y cualquier otra persona que por motivos profesionales o personales nece­site información financiera.

En resumen, la contabilidad es un sistema de información que permite to­mar decisiones a personas interesadas en la empresa para comprar, vender o mantener acciones, prestar dinero, recabar impuestos, conceder subvenciones, establecer relaciones comerciales o laborales, etc.

Usuarios internos. Dentro de este grupo estarían aquellos usuarios con ca­pacidad para tomar decisiones relativas a la gestión de la empresa, es decir, los directivos y responsables de la gestión, que utilizan la información contable para estimar el resultado de las operaciones y llevar a cabo tareas de planifica­ción y control. Por ejemplo, conocer la estructura de los costes de los productos o servicios para introducirlos o retirarlos del mercado es una típica información interna; también lo son las decisiones sobre la expansión o reducción del tama­ño de la entidad o el establecimiento de los precios de venta de los productos.

Para tomar estas decisiones los responsables de la gestión necesitan estar informados continuamente con una información específica y detallada que no se suministra a los usuarios externos. Como veremos en próximos apartados la contabilidad puede elaborar distintos tipos de información en función de las necesidades de los usuarios.

A partir de la distinción entre usuarios, se puede realizar una primera divi­sión de la contabilidad: la contabilidad financiera o externa, dirigida básica­mente a los usuarios externos, y la contabilidad interna, de costes o de gestión, cuyos únicos destinatarios son los directivos de la entidad.

Los objetivos de la contabilidad financiera están marcados por las necesida­des de los usuarios externos aunque también es útil a la dirección de la empresa. La información dirigida al exterior es generalista y como está dirigida a terceras personas, ajenas a la empresa, con necesidades de información muy distintas, es conveniente que esté normalizada, y en algunos países, como es el caso de España, está regulada legalmente.

La contabilidad financiera se resume en unos estados financieros obligatorios, que de acuerdo con el Marco Conceptual del PGC de 2007, deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea útil a los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, en conformidad con las disposiciones legales. Los estados financieros o cuentas anuales son:

  1. Balance de situación. Documento que resume la situación económica, financiera y patrimonial de la empresa en un momento determinado.
  2. Cuenta de pérdidas y ganancias. Que informa del resultado obtenido en un periodo y cómo se ha obtenido.
  3. Estado de cambios en el patrimonio neto. Que recoge todos los movi­mientos del patrimonio contable entre dos ejercicios.
  4. Estado de flujos de efectivo. Que informa sobre el origen y utilización del efectivo y otros activos líquidos equivalentes a efectivo, y de su variación en el ejercicio.
  5. Memoria. Que completa, amplía y comenta la información recogida en los demás documentos que integran las cuentas anuales.

En las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC/NIFF) los estados financieros destinados a cubrir las necesidades de los usuarios externos, son similares a los señalados en el PGC de 2007.

1.2.3 Objetivos de la información contable

Existe total unanimidad en considerar como objetivo básico de la información contable la utilidad en la toma de decisiones por parte de los usuarios de la mis­ma. Este objetivo genérico debe concretarse en otros subobjetivos que estarán en función de las necesidades específicas de cada tipo de usuario, y que como hemos señalado pueden no ser coincidentes. La diversidad de necesidades generará ob­jetivos diferentes y en última instancia normas contables distintas.

Las necesidades de los distintos usuarios podrían agruparse en tres categorías:

  • Las relacionadas con la rendición de cuentas y el control.
  • Las relacionadas con la predicción de situaciones futuras.
  • Las relacionadas con la política económica del país.

Similar agrupación podría realizarse de los objetivos, puesto que éstos esta­rán en función de aquéllas.

Son objetivos relacionados con la rendición de cuentas y el control, entre otros:

  • Suministrar información sobre la situación económica y financiera de la entidad.
  • Proveer información sobre los resultados obtenidos.
  • Suministrar información para evaluar la capacidad y responsabilidad de los gestores.
  • Proporcionar información de carácter legal.

Los sistemas contables que consideran prioritarios estos objetivos están muy extendidos pese a tratarse de modelos obsoletos; a él ha respondido hasta finales de 2007 el modelo español, aunque el modelo en vigor nos acerca a sistemas contables más avanzados como el del IASB. Los usuarios de referencia en este caso son los accionistas, los acreedores actuales y la Administración Pública.

Son objetivos vinculados a la predicción de situaciones futuras, entre otros:

  • Proveer información útil para realizar previsiones acerca del comporta­miento futuro de los beneficios.
  • Suministrar información adecuada para evaluar flujos futuros de tesorería.
  • Proporcionar información relevante a la dirección.

Los modelos contables que persiguen objetivos de este tipo, se desarrollan en entornos con fuerte influencia de los mercados de valores, en donde priman las necesidades de inversores, presentes y potenciales; son modelos que han toma­do como base el marco conceptual del FASB (Financial Accounting Standard Board) norteamericano. También tienen como usuarios potenciales a los acreedores potenciales y la gerencia.

Son objetivos vinculados a la política económica del país, entre otros:

  • Evaluar la función económica y el comportamiento de la entidad en relación con los intereses nacionales.
  • Estimar los costes y beneficios sociales atribuibles a la empresa.

Esta prioridad de objetivos es propia de economías avanzadas y con una desarrollada política social. Sus usuarios principales son los organismos públicos.

1.2.4 Requisitos de la información contable

Los usuarios de la información contable, sobre todo los usuarios externos que no participan en el proceso de su elaboración, deben estar debidamente protegidos del contenido de dicha información, para que les pueda ser útil en la toma de decisiones, motivo por el cual la información contable debe cumplir una serie de requisitos, también conocidos como características cualitativas.

La información incluida en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable, y así se recoge en el Marco Conceptual del PGC de 2007.

Una información es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas, es decir, cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o fu­turos, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. En particular, para cumplir con este requisito las cuentas anuales deben mostrar adecuadamente los riesgos a los que se enfrenta la empresa.

La información es fiable cuando está libre de errores materiales y es neutral. Es decir, está libre de sesgos y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que se pretende representar.

Una cualidad derivada de la fiabilidad es la integridad, que se alcanza cuan­do la información financiera contiene, de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.

Adicionalmente, la información financiera debe cumplir con las cualidades de comparabilidad y claridad. Las cuentas anuales de las empresas deben ser comparables en el tiempo (distintos periodos de la misma entidad) y en el espacio (entre distintas entidades). La comparación de informaciones he­terogéneas puede conducir a juicios falsos y decisiones equivocadas. Por su parte, la claridad implica que la información, dentro de la complejidad de las actividades económicas, la contabilidad y las finanzas empresariales, debe ser fácil de entender por los usuarios a los que va dirigida, de manera que tras un examen diligente de la información suministrada, puedan formarse juicios que les permitan la toma de decisiones.

Resumiendo, son requisitos fundamentales de la información financiera la oportunidad, es decir, que la información debe estar disponible en el momen­to en que se necesita para tomar una decisión. Una información a destiempo se convierte en una información inútil. La economicidad, esto es, el coste de obtener, procesar e interpretar la información no debe superar los beneficios derivados de su utilización. Y por último, la información debe ser verificable, es decir, susceptible de someterse a control, tanto interno como externo. Es la­bor de los auditores de cuentas la revisión de la información contable.

De todas estas características son fundamentales la relevancia y la fiabili­dad. El requisito de relevancia se refiere a la eficiencia de la información; el de fiabilidad a su veracidad. Una información relevante es aquella que satisface una necesidad informativa del usuario; una información fiable es aquella que representa las transacciones o hechos económicos tal como se pretendía. Por ejemplo, el coste de reposición es más relevante pero menos fiable que el coste histórico para algunas decisiones.

La máxima utilidad de la información se conseguirá con una adecuada combinación de los dos requisitos básicos, pero hay que tener presente que ambas cualidades pueden llegar a ser antagónicas, de modo que mayor fiabili­dad implica a veces menos relevancia y viceversa; el predominio de una u otra cualidad dependerá de los objetivos considerados como principales. Quizás, pueda parecer que la relevancia de una información sea más deseable en el plano teórico, pero a veces es necesario sacrificar esta cualidad para ganar fia­bilidad; por ejemplo, si el objetivo básico es rendir cuentas a los propietarios, será prioritario el requisito de fiabilidad. Por el contrario, si el objetivo es su­ministrar información útil para la toma de decisiones de gestión, el predominio corresponderá a la relevancia.

En el ámbito de la contabilidad financiera o externa la cualidad dominante es la fiabilidad, complementada con la objetividad y la verificabilidad. Por el contrario, en la contabilidad de costes y de gestión predominan la relevancia y la oportunidad.

En nuestro país, hasta el momento ha predominado el objetivo de rendir cuentas sobre el de utilidad en la toma de decisiones, con el nuevo Plan General de Contabilidad parece que las cosas empiezan a cambiar.

1.2.5 Principios contables

El Marco Conceptual del PGC de 2007 también dedica un apartado a los principios contables, en menor número que los existentes en el PGC de 1990, señalando que la contabilidad de la empresa y, en especial, el registro y la valoración de los elementos de las cuentas anuales, se desarrollarán aplicando obligatoriamente los siguientes principios contables:

1. Empresa en funcionamiento. Se considerará, salvo prueba de lo contrario, que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible, por lo que la aplicación de los principios y criterios contables no tiene el propósito de determinar el valor del patrimonio neto a efectos de su transmisión global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación.

En aquellos casos en que no resulte de aplicación este principio, en los términos que se determine en las normas de desarrollo del Plan General de Contabilidad, la empresa aplicará las normas de valoración que resulten más adecuadas para reflejar la imagen fiel de las operaciones tendentes a realizar el activo, cancelar las deudas y, en su caso, repartir el patrimonio neto resultante, debiendo suministrar en la memoria de las cuentas anuales toda la información significativa sobre los criterios aplicados.

2. Devengo. Los efectos de las transacciones o hechos económicos se re­gistrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.

3. Uniformidad. Adoptado un criterio dentro de las alternativas que en su caso se permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean si­milares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su elección. De alterarse estos supuestos podrá modificarse el criterio adoptado en su día; en tal caso, estas circunstancias se harán constar en la memoria, indicando la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variación sobre las cuentas anuales.

4. Prudencia. Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica que la valoración de los elementos patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales.

Asimismo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 38 bis del Código de Comercio, únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre de las cuentas anuales y la fecha en que éstas se formulen. En tales casos se dará cumplida información en la memoria, sin perjuicio de su reflejo, cuando se haya generado un pasivo y un gasto, en otros documentos integrantes de las cuentas anuales. Excepcionalmente, si los riesgos se conocieran entre la formulación y antes de la aprobación de las cuentas anuales y afectaran de forma muy significativa a la imagen fiel, las cuen­tas anuales deberán ser reformuladas.

Deberán tenerse en cuenta las amortizaciones y correcciones de valor por deterioro de los activos, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con pérdida.

5. No compensación. Salvo que una norma disponga de forma expresa lo contrario, no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo
o las de gastos e ingresos, y se valorarán separadamente los elementos integrantes de las cuentas anuales.

6. Importancia relativa. Se admitirá la no aplicación estricta de algunos de los principios y criterios contables cuando la importancia relativa, en tér­minos cuantitativos o cualitativos, de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel. Las partidas o importes cuya importancia relativa sea es­casamente significativa podrán aparecer agrupados con otros de similar naturaleza o función.

En los casos de conflicto entre principios contables, deberá prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimo­nio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Como puede apreciarse, los principios están vinculados a los objetivos y a los requisitos de la información contable. Así la uniformidad es conse­cuencia de la comparabilidad, y la importancia relativa de la relevancia. Especialmente resaltable es el hecho de que la prudencia se enuncie en el marco de la fiabilidad, perdiendo el carácter prioritario que tenía en el Plan de 1990.

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