Mi opinión personal es que si realmente aporta valor a tus procesos organizativos, lo transformes y lo continúes aplicando, pero si lo tenías prácticamente de adorno, porque lo exigía la anterior de la norma, lo mejor es que lo elimines cuanto antes y te olvides de él.
La norma no busca un sistema de documentos sino un sistema de información documentada.
Se deberían establecer métodos para la revisión y aprobación de la información documentada, por ejemplo disponiendo de una persona identificada con autoridad para aprobarla.
Se deberían tomar tomar en consideración en este caso cuestiones de seguridad de la información y respaldo de datos.
Recuerda que la información documentada puede estar en cualquier formato y existen muchísimas formas de protegerla, como accesos de “solo lectura”, contraseñas sólo para el personal que deba acceder a una versión determinada de un documento, etc. Asegúrate también de evitar la duplicidad de documentos.
Se debería considerar considerar un control de versión mediante el cual la organización determine algún medio para distinguir la información documentada vigente de la obsoleta y se establezcan controles para asegurar que sólo se usa la información documentada vigente.
El tiempo de conservación de la información documentada puede ser un requisito legal o reglamentario, un requisito contractual o bien puede ser establecido por la organización (en función de la vida útil de los productos o servicios). Para la disposición de información documentada obsoleta e innecesaria, se debe prestar atención al control de datos sensibles (como información personal o confidencial) durante el proceso de disposición.
Se debe prestar especial atención al control de los datos confidenciales.