- Salvo prueba en contrario, se presumirán lícitos los tratamientos de datos, incluida su comunicación con carácter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de sociedades o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operación y garanticen, cuando proceda, la continuidad en la prestación de los servicios.
- En el caso de que la operación no llegara a concluirse, la entidad cesionaria deberá proceder con carácter inmediato a la supresión de los datos, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en esta ley orgánica.
1. Finalidades del Tratamiento
a. Gestión de Clientes y Contratos
- Descripción: Procesar datos para gestionar relaciones con clientes, realizar ventas, y cumplir con contratos.
- Ejemplo: Recopilar datos de contacto para enviar facturas y realizar seguimientos de pedidos.
b. Facturación y Contabilidad
- Descripción: Utilizar datos para emitir facturas, gestionar pagos y realizar tareas contables.
- Ejemplo: Procesar datos bancarios para realizar pagos a proveedores o emitir facturas a clientes.
c. Gestión de Proveedores y Compras
- Descripción: Manejar datos para gestionar relaciones con proveedores, realizar compras y controlar el inventario.
- Ejemplo: Registrar información de contacto y condiciones de pago de proveedores.
d. Recursos Humanos y Nómina
- Descripción: Gestionar datos de empleados para fines de administración de personal, nómina y cumplimiento laboral.
- Ejemplo: Procesar datos personales para calcular salarios, beneficios y cumplir con obligaciones fiscales.
e. Cumplimiento Legal y Regulatorio
- Descripción: Utilizar datos para cumplir con requisitos legales y regulatorios.
- Ejemplo: Mantener registros de transacciones comerciales para auditorías y cumplimiento fiscal.
2. Principios del Tratamiento
a. Licitud, Lealtad y Transparencia
- Descripción: Asegurarse de que el tratamiento de datos sea legal, leal y transparente para los afectados.
- Ejemplo: Informar a los clientes sobre cómo se utilizarán sus datos personales al momento de recopilar información.
b. Limitación de la Finalidad
- Descripción: Los datos deben ser recogidos para fines específicos y no ser utilizados para otros propósitos no relacionados.
- Ejemplo: Utilizar datos de contacto de clientes solo para los fines relacionados con la transacción comercial y no para otros propósitos de marketing sin consentimiento.
c. Minimización de Datos
- Descripción: Recoger solo los datos necesarios para cumplir con los fines del tratamiento.
- Ejemplo: Evitar solicitar información personal que no sea relevante para la transacción o gestión comercial.
d. Exactitud
- Descripción: Asegurar que los datos sean precisos y se mantengan actualizados.
- Ejemplo: Actualizar los datos de contacto de los clientes para evitar errores en la facturación.
e. Limitación del Plazo de Conservación
- Descripción: Conservar los datos solo durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.
- Ejemplo: Establecer plazos para la retención de datos financieros según los requisitos fiscales y eliminar datos obsoletos de acuerdo con la normativa.
f. Integridad y Confidencialidad
- Descripción: Proteger los datos contra el acceso no autorizado y el procesamiento indebido.
- Ejemplo: Implementar medidas de seguridad para proteger datos financieros y personales, como cifrado y acceso restringido.
3. Requisitos Legales y Regulaciones
a. Información y Consentimiento
- Descripción: Proporcionar información clara a los afectados sobre el tratamiento de sus datos y obtener el consentimiento cuando sea necesario.
- Ejemplo: Informar a los clientes sobre el uso de sus datos para fines de marketing y obtener su consentimiento explícito.
b. Contratos y Acuerdos
- Descripción: Formalizar acuerdos con terceros que procesan datos en nombre de la empresa (encargados del tratamiento) para garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos.
- Ejemplo: Incluir cláusulas de protección de datos en contratos con proveedores de servicios de pago o CRM.
c. Derechos de los Afectados
- Descripción: Facilitar el ejercicio de los derechos de los afectados, como el acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- Ejemplo: Permitir a los clientes solicitar la corrección de sus datos personales o la eliminación de su información de contacto.
4. Procedimientos y Buenas Prácticas
a. Registro de Actividades de Tratamiento
- Descripción: Mantener un registro detallado de las actividades de tratamiento para asegurar el cumplimiento y facilitar auditorías.
- Ejemplo: Documentar los procesos de recogida, almacenamiento y uso de datos personales.
b. Evaluación de Impacto
- Descripción: Realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos para identificar y mitigar riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales.
- Ejemplo: Evaluar los riesgos asociados con la implementación de un nuevo sistema de gestión de clientes.
c. Capacitación del Personal
- Descripción: Capacitar al personal sobre las obligaciones y prácticas de protección de datos.
- Ejemplo: Ofrecer formación sobre la gestión segura de datos personales y los procedimientos de respuesta a incidentes de seguridad.
d. Seguridad de los Datos
- Descripción: Implementar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra accesos no autorizados y otras amenazas.
- Ejemplo: Utilizar cifrado para datos sensibles y establecer controles de acceso basados en roles.
e. Procedimientos de Respuesta a Incidentes
- Descripción: Establecer procedimientos para la gestión y notificación de incidentes de seguridad relacionados con datos personales.
- Ejemplo: Implementar un plan de respuesta a brechas de seguridad para manejar y comunicar incidentes de manera efectiva.
5. Consideraciones Adicionales
a. Transferencias Internacionales de Datos
- Descripción: Asegurar que las transferencias de datos personales a terceros países cumplan con los requisitos de protección de datos.
- Ejemplo: Implementar cláusulas contractuales estándar para transferencias internacionales o utilizar mecanismos de certificación aprobados.
b. Adaptación a Cambios Normativos
- Descripción: Estar al tanto de los cambios en la legislación de protección de datos y adaptar las prácticas de tratamiento en consecuencia.
- Ejemplo: Ajustar políticas de privacidad y procedimientos internos para cumplir con nuevas regulaciones o directrices.
c. Gestión de Datos en Contrataciones Electrónicas
- Descripción: Asegurar que los datos recogidos durante el proceso de contratación electrónica cumplan con las normativas de protección de datos.
- Ejemplo: Implementar medidas de seguridad para proteger la información personal en formularios de contratación en línea.