En la comunicación intervienen muchos factores que son difíciles de controlar incluso por nosotros mismos, pero en el caso de la comunicación interpersonal lo es aún más, porque las variables de los demás si que son imposible de controlar.
Obstáculos corrientes.
Rumor, aislamiento y exceso de información: son importantes dentro de un proceso de comunicación.
Normas o cualidades que tiene la información para ser transmitida.
La información tiene que ser sincera, no se puede comunicar aquello que no se siente. La información ha de ser completa, de modo que cuando un tema no puede ser expuesto en su totalidad, han de ser expuestas las causas.
La información ha de ser permanente, es decir, que la comunicación ha de ser actual y darse en el momento oportuno.
La información tiene que ser comprensible, lo que no implica que sea sencilla.
La información tiene que ser necesaria. Hay que prescindir de lo que no interesa porque así no prestarían atención y no comprenderían bien el mensaje.
La información debe ser general. Hay que interpretarla dentro del contexto en que se da.
La información ha de ser oportuna, tiene límites que pertenecen al ámbito privado. A veces no es conveniente contar todo lo que se siente o se piensa.
El rumor.
Es aquella información que es transmitida por los canales informales de un grupo de personas o de una organización. Es una información de la que no existen evidencias de que sea cierta o falsa. Es el resultado del interés de una persona que se encarga de transmitirlo.
Los rumore son el resultado de dos variables:
El interés, ya que siempre ha de haber una persona interesada en que surja un rumor.
La ambigüedad, ya que si la situación es clara y concreta no dará lugar al rumor.
El rumor además, se va completando con detalles superfluos que cada uno de los que escucha el rumor va incluyendo.
Principales Obstáculos en la Comunicación
- Barreras Físicas:
- Distancia Geográfica: La separación física entre los comunicadores puede dificultar la comunicación.
- Entorno Ruidoso: Un ambiente ruidoso o distractor puede dificultar la audición y la comprensión del mensaje.
- Barreras Psicológicas:
- Percepciones Diferentes: Las diferencias en la percepción y la interpretación de los mensajes pueden llevar a malentendidos.
- Emociones: El estado emocional de los individuos puede influir en cómo se recibe y se interpreta un mensaje.
- Falta de Atención: La falta de concentración o interés puede hacer que los mensajes no se reciban o se interpreten incorrectamente.
- Barreras Lingüísticas:
- Diferencias de Idioma: Hablar diferentes idiomas o dialectos puede causar dificultades de comprensión.
- Jergas y Modismos: El uso de términos técnicos, jergas o modismos puede ser confuso para aquellos que no están familiarizados con ellos.
- Barreras Culturales:
- Normas y Valores Diferentes: Las diferencias en las normas culturales y los valores pueden llevar a malentendidos y conflictos.
- Expectativas de Comunicación: Las expectativas sobre cómo debe realizarse la comunicación pueden variar entre culturas.
- Barreras Organizacionales:
- Estructura Jerárquica: Las jerarquías rígidas pueden impedir la comunicación abierta y directa entre niveles.
- Canales Inadecuados: La falta de canales de comunicación adecuados puede dificultar la transmisión efectiva de los mensajes.
- Barreras Semánticas:
- Significados Diferentes: Palabras y frases pueden tener diferentes significados para diferentes personas.
- Abstracción: El uso de conceptos abstractos y vagos puede dificultar la comprensión precisa del mensaje.
Estrategias para Superar los Obstáculos en la Comunicación
- Fomentar la Claridad y la Precisión:
- Mensajes Claros: Asegurarse de que los mensajes sean claros, precisos y directos.
- Repetición y Parafraseo: Repetir y parafrasear los mensajes importantes para confirmar la comprensión.
- Desarrollar Habilidades de Escucha Activa:
- Prestar Atención: Enfocarse completamente en el hablante, evitando distracciones.
- Dar Feedback: Proporcionar retroalimentación para mostrar que se ha entendido el mensaje y hacer preguntas para aclarar cualquier duda.
- Adaptar la Comunicación a la Audiencia:
- Conocer a la Audiencia: Entender las necesidades, expectativas y niveles de conocimiento de la audiencia.
- Evitar Jergas: Usar un lenguaje sencillo y evitar términos técnicos innecesarios.
- Mejorar el Entorno de Comunicación:
- Entornos Adecuados: Elegir entornos que minimicen las distracciones y el ruido.
- Herramientas Tecnológicas: Utilizar herramientas de comunicación adecuadas para superar las barreras físicas y geográficas.
- Fomentar la Sensibilidad Cultural:
- Formación Cultural: Proporcionar formación en competencia cultural para ayudar a los empleados a entender y respetar las diferencias culturales.
- Adaptación de Mensajes: Adaptar los mensajes para ser culturalmente apropiados y respetuosos.
- Facilitar la Comunicación en la Organización:
- Canales de Comunicación Eficientes: Establecer canales claros y efectivos para la comunicación interna.
- Políticas Abiertas: Fomentar políticas de comunicación abierta donde todos se sientan cómodos compartiendo información y opiniones.
Ejemplo de Plan de Acción para Mejorar la Comunicación
- Diagnóstico Inicial:
- Realizar una evaluación para identificar los principales obstáculos de comunicación en la organización.
- Desarrollo de Estrategias:
- Diseñar estrategias específicas para abordar cada tipo de barrera identificada.
- Implementar programas de formación en habilidades de comunicación y competencia cultural.
- Implementación de Medidas:
- Mejorar los entornos de trabajo para facilitar la comunicación.
- Establecer y promover canales de comunicación adecuados.
- Evaluación y Ajuste:
- Monitorear la eficacia de las estrategias implementadas.
- Realizar ajustes basados en el feedback de los empleados y las evaluaciones continuas.