INTRODUCCIÓN
En este tema se muestra el procedimiento de registro contable básico de distintas transacciones empresariales, y estas se clasifican según su naturaleza. Así se distinguen transacciones de tipo comercial, compras y ventas, de otro tipo de ingresos y gastos. Asimismo se introduce la problemática del registro de operaciones de inversión y financiación.
CONTENIDO
- Concepto de período y ciclo contable
- Apertura de la contabilidad
- Fase de registro de transacciones durante el ejercicio
- Los ajustes de fin de período
- Balance de comprobación final. Liquidación y cierre contable
- Elaboración de cuentas anuales
5.1 Concepto de período y ciclo contable
Como se deduce de su nombre, en España existe la obligación general de presentar las cuentas anuales por períodos de un año. Cada uno de estos períodos anuales se denomina ejercicio económico o período contable.
Para la gran mayoría de empresas el período contable coincide con el año natural, empezando el 1 de enero y terminando el 31 de diciembre. No obstante, en algunos sectores específicos el período contable empieza y termina en otras fechas.
Ciclo contable
La necesidad de elaborar las cuentas anuales para cada ejercicio económico con una duración de un año se materializa, desde el punto de vista del registro contable, en la realización de un conjunto de operaciones que se repite en todos ellos y que dan lugar al denominado ciclo contable, cuyas fases se muestran en la siguiente ilustración.
Ilustración 5.1. Las fases del ciclo contable para un período anual común
5.2 Apertura de la contabilidad
La contabilidad se abre al inicio de cada ciclo contable, generalmente el 1 de enero de cada año, mediante el reconocimiento de la situación patrimonial y financiera inicial de la empresa, es decir, de sus activos, pasivos y patrimonio neto. Esta situación inicial no es otra que la situación patrimonial y financiera existente al final del ejercicio económico anterior.
Este reconocimiento se hace a través del denominado asiento de apertura, en el que se cargan todas las cuentas contables de activos, pasivos y patrimonio neto que a inicio del ejercicio deban presentar un saldo deudor y se abonan todas las cuentas activos, pasivos y patrimonio neto que deban presentar un saldo inicial acreedor.
Se trata de un asiento meramente técnico, puesto que no responde a ninguna variación patrimonial, es decir, no se ha producido ninguna operación o transacción que registrar. Su objetivo es dar de alta todas las cuentas representativas de elementos de las cuentas anuales con el saldo correspondiente al valor inicial de dichos elementos. Al mismo tiempo se genera el primer apunte en el diario, constituido por el propio asiento de apertura.
5.3 Fase de registro de transacciones durante el ejercicio
Una vez realizado el asiento de apertura todas las cuentas muestran un saldo inicial que representa el valor del elemento representado (activo, pasivo y patrimonio neto) a 1 de enero del ejercicio económico que empieza.
En esta fase se registran, a lo largo del año, las distintas transacciones que va realizando la empresa, de acuerdo al procedimiento visto en el tema anterior. Es decir, cada transacción será objeto de análisis y registro en el diario y las cuentas.
Periódicamente durante esta fase, al menos cada trimestre, también se prepararán balances de comprobación de sumas y saldos.
El ciclo contable es un conjunto de pasos secuenciales y repetitivos que una empresa sigue para registrar, clasificar y analizar sus transacciones financieras. Este ciclo garantiza que la contabilidad de la empresa sea precisa y cumpla con los principios contables:
1. Identificación de Transacciones:
- Se identifican todas las transacciones financieras que afectan a la empresa, como ventas, compras, pagos y cobros.
2. Documentación:
- Se generan documentos respaldatorios, como facturas, recibos y contratos, que sirven como evidencia de las transacciones.
3. Registro en el Libro Diario:
- Las transacciones se registran en el Libro Diario utilizando el método de partida doble, donde cada transacción afecta al menos dos cuentas con un débito y un crédito.
4. Transferencia al Libro Mayor:
- Los totales de cada cuenta del Libro Diario se transfieren al Libro Mayor, organizando las transacciones por cuentas específicas.
5. Ajustes Contables:
- Se realizan ajustes contables al final del período contable para reflejar ingresos y gastos que aún no se han registrado, como amortizaciones y provisiones.
6. Registro de Ajustes en el Libro Diario:
- Los ajustes contables se registran en el Libro Diario y se transfieren al Libro Mayor.
7. Preparación del Balance de Comprobación:
- Se prepara el Balance de Comprobación, que es una lista de saldos de todas las cuentas del Libro Mayor. Este balance verifica que los débitos sean iguales a los créditos.
8. Ajustes Posteriores:
- Se realizan ajustes adicionales si es necesario después de revisar el Balance de Comprobación.
9. Preparación de Estados Financieros:
- Con la información del Libro Mayor y los ajustes, se preparan los estados financieros, como el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria.
10. Cierre de Cuentas Temporales:
- Las cuentas temporales, como las de ingresos y gastos, se cierran al final del período contable mediante asientos de cierre. Estos asientos llevan los saldos de estas cuentas ala cuenta de Resultado del Ejercicio.11. Preparación de Estados Financieros Finales:
- Se generan los estados financieros finales después de realizar los ajustes y cierres, proporcionando una imagen precisa de la situación financiera y el rendimiento de la empresa.12. Archivado de Documentos:
- Los documentos respaldatorios y los registros contables se archivan para su conservación y cumplimiento normativo.13. Apertura de un Nuevo Período Contable:
- Se inicia un nuevo período contable, y el ciclo comienza nuevamente.