TEMA 4 El registro contable de transacciones

INTRODUCCIÓN

En este tema se muestra el procedimiento de registro contable básico de distintas transacciones empresariales, clasificando es­tas según su naturaleza. Así se distinguen transacciones de tipo comercial, compras y ventas, de otro tipo de ingresos y gastos. Asimismo se introduce la problemática del registro de operacio­nes de inversión y financiación.

CONTENIDO

• Introducción
• El impuesto sobre el valor añadido
• Operaciones comerciales: existencias, compras y ventas
• Otros gastos e ingresos de explotación
• Inversiones (I): inmovilizado intangible, material e inversiones inmobiliarias
• Inversiones (II): inversiones financieras
• Financiación (I): financiación ajena
• Financiación (II): financiación propia

4.1 Introducción

El objetivo de este tema es presentar de forma sencilla los aspectos esenciales de operaciones más usuales que realizan la generalidad de empresas. Tras introdu­cir la contabilización del impuesto sobre el valor añadido se muestran distintas transacciones habituales clasificadas en: (1) operaciones comerciales, (2) otros ingresos y gastos de explotación, (3) operaciones de inversión y (4) operaciones de financiación ajena y propia.

4.2 El impuesto sobre el valor añadido

El Impuesto sobre el Valor Añadido (iva) es un impuesto indirecto que grava la adquisición de bienes y prestación de servicios nacionales o intracomunitarios (entre países de la Unión Europea) y también las importaciones.

En general, cuando las empresas adquieren bienes y servicios soportan un iva y cuando venden productos o prestan servicios repercuten un iva. El tipo impositivo general es del 18% sobre la base imponible del impuesto, aunque existen otros tipos impositivos (reducido del 8% y superreducido del 4%) para determinadas transacciones.

Las empresas deben comparar periódicamente, mensual o trimestralmente, el iva repercutido con el soportado, constituyendo la diferencia (liquidación) un débito a favor de la Hacienda Pública (si durante el período se ha repercutido más iva que el que ha soportado) o un crédito contra la misma (si durante el período se ha soportado más iva que el repercutido).

Ilustración 4.1. El impuesto sobre el valor añadido (iva)

Conceptos básicos del iva

A) Operaciones sujetas al impuesto. En ellas se devenga un iva.

1. En las entregas de bienes y prestaciones de servicios el vendedor repercutirá un iva que será soportado por el comprador.
2. En las adquisiciones intracomunitarias de bienes, el comprador soporta y repercute simultáneamente el iva (debe realizarse una autofactura). El ven­dedor ni soporta ni repercute el
3. En las importaciones de bienes, el importador soporta el iva en aduana.
4. Los anticipos a cuenta de futuras operaciones sujetas, también están sujetos a El que reciba anticipo repercutirá el iva que será soportado por el que lo entrega.

B) Operaciones no sujetas al impuesto o exentas del mismo. En ellas el vendedor no repercute iva y, por tanto, el comprador no soporta Por ejemplo, los «co­bros y pagos en dinero» y las prestaciones derivadas del «trabajo dependiente», exportaciones de bienes y servicios, actividades u operaciones de interés públi­co (sanitarias), financieras (préstamos, intereses) y otras (loterías).

C) A efectos de las liquidaciones periódicas, el iva soportado podrá ser para el comprador deducible o no deducible:

• Si es deducible: el comprador puede restarlo del iva repercutido al objeto de determinar el débito o crédito con la Hacienda Pública.
• Si no es deducible: el comprador no podrá restarlo del iva repercutido al objeto de determinar el débito o crédito con la Hacienda Pública.

Para una empresa que soporte y repercuta iva en el régimen general, el iva es un impuesto neutral ya que si durante un período se cobra (repercute) más iva del que se paga (soporta), la diferencia a favor debe ingresarse en Hacienda y en caso con­trario la diferencia entre el iva pagado y cobrado se exigirá a la Hacienda Pública.

No obstante, en aplicación de la normativa del impuesto, puede ocurrir que el iva soportado en determinadas transacciones no sea deducible. Esto supone que en las liquidaciones periódicas no pueda restarse del iva repercutido para calcular el importe a ingresar o devolver de la Hacienda Pública.

Ilustración 4.2. iva soportado deducible y no deducible

Repercusión contable del iva (Norma de valoración 12^a)

Las empresas actúan de intermediarios en el sistema recaudatorio del iva, que al final recae sobre los usuarios finales de bienes y servicios y, en general, no cons­tituye ni un gasto ni un ingreso para las mismas. La excepción la constituye el iva soportado en caso de que no sea deducible, que deberá considerarse como un mayor precio de adquisición del bien o servicio adquirido.

Así, cuando una empresa soporte iva, y este sea deducible deberá registrar el im­porte soportado en una cuenta especial que muestre que se trata de una cuantía que le adeuda la Hacienda Pública (será una cuenta de activo) y al contrario, cuando una empresa repercuta iva deberá registrar el importe repercutido en una cuenta es­pecial que muestre que se trata de una cuantía que deberá ingresar en la Hacienda Pública (será una cuenta de pasivo).

Las principales cuentas previstas por el pgc para el registro del iva muestran en la siguiente ilustración.

La liquidación periódica del IVA

Periódicamente (en general cada trimestre, y las empresas grandes y otras cada mes) se compara el iva repercutido con el soportado, y la diferencia constituye un débito con la Hacienda Pública que se registra en la cuenta «(4750). Hacien­da Pública, Acreedor por iva» o un crédito contra la misma que se registra en la cuenta «(4700). Hacienda Pública, deudor por iva». Cuando en un período (trimestre o mes) la liquidación es a favor de la empresa, el importe se puede compensar con las liquidaciones a pagar de períodos siguientes. En la última liquidación, final de año, se puede solicitar la devolución del importe (algunas empresas, p.e. exportadoras, pueden solicitar la devolución en cada liquidación mensual).

El registro contable de transacciones es un proceso fundamental en contabilidad que implica el registro sistemático y detallado de las operaciones financieras de una empresa. El objetivo es mantener un seguimiento preciso de los cambios en los activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos:

1. Documentación de Transacciones:

Antes de realizar registros contables, es crucial contar con documentación respaldatoria. Las fuentes de documentación pueden incluir facturas de compra, facturas de ventas, recibos, estados de cuenta bancarios, contratos y otros documentos relevantes.

2. Identificación de Cuentas Contables:

Cada transacción afecta al menos dos cuentas contables: una cuenta se debita y otra se acredita. La elección de las cuentas depende de la naturaleza de la transacción y de los principios contables aplicables.

3. Método de Partida Doble:

La contabilidad sigue el principio de partida doble, lo que significa que para cada débito en una cuenta debe haber un crédito igual en otra cuenta. Esto garantiza que la ecuación fundamental de contabilidad (Activo = Pasivo + Patrimonio Neto) siempre se cumpla.

4. Registro en el Libro Diario:

La transacción se registra inicialmente en el Libro Diario. Cada entrada en el Libro Diario incluye la fecha, una breve descripción de la transacción, las cuentas afectadas, y los montos debitados y acreditados.

5. Transferencia al Libro Mayor:

Después de registrar las transacciones en el Libro Diario, los montos se transfieren al Libro Mayor. El Libro Mayor es un conjunto de cuentas contables individuales, y cada cuenta en el Libro Mayor muestra el saldo acumulado de esa cuenta.

6. Ajustes y Rectificaciones:

Se realizan ajustes periódicos para reflejar transacciones que pueden no haberse registrado adecuadamente inicialmente. Esto incluye ajustes por depreciación, amortización, provisiones y otros elementos.

7. Elaboración de Estados Financieros:

Con la información registrada en el Libro Mayor, se pueden preparar los estados financieros, como el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y el Estado de Flujos de Efectivo.

8. Auditoría y Verificación:

Es importante llevar a cabo auditorías y revisiones periódicas para garantizar la precisión y la integridad de los registros contables. Esto puede ser realizado por auditores internos o externos.

9. Cumplimiento Normativo y Fiscal:

Los registros contables deben cumplir con las normativas contables y fiscales aplicables. Cumplir con regulaciones como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) es esencial.

10. Almacenamiento y Respaldo de Documentos:

Los documentos respaldatorios y los registros contables deben almacenarse de manera segura y estar disponibles para auditorías y consultas posteriores.