Reuniones eficaces/eficientes

Reuniones eficaces/eficientes

PRL

• Aquellas que consiguen los resultados buscados haciendo buen uso de los recursos disponibles.
• Tres recursos fundamentales en el desarrollo de una reunión:

– EL TIEMPO
– LA ILUSIÓN de LAS PERSONAS implicadas
– LAMETODOLOGIA(Herramientas)

App Inventor

Definición y Diferencia entre Eficaz y Eficiente

• Eficacia: Lograr los objetivos propuestos. Se trata de hacer las cosas correctas.
• Eficiencia: Lograr los objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posible. Se trata de hacer las cosas de la manera correcta.

Características de Reuniones Eficaces

1. Objetivo Claro y Definido:
   • Cada reunión debe tener un propósito específico y conocido por todos los participantes.
   • Ejemplo: Determinar el plan de marketing para el próximo trimestre.
2. Preparación Adecuada:
   • Preparar una agenda clara y detallada.
   • Distribuir la agenda y materiales relevantes con anticipación.
   • Asignar roles específicos (moderador, anotador, etc.).
3. Participación Activa:
   • Fomentar la participación de todos los asistentes.
   • Escuchar y valorar las opiniones de todos los participantes.
   • Crear un ambiente en el que todos se sientan cómodos contribuyendo.
4. Gestión del Tiempo:
   • Empezar y terminar la reunión a tiempo.
   • Asignar tiempos específicos a cada punto de la agenda.
   • Evitar divagaciones y mantener el enfoque.
5. Toma de Decisiones:
   • Asegurar que las decisiones se tomen durante la reunión.
   • Establecer un proceso claro para la toma de decisiones.
   • Documentar y comunicar las decisiones tomadas.
6. Seguimiento y Evaluación:
   • Asignar tareas y responsables con plazos definidos.
   • Revisar el progreso en reuniones futuras.
   • Evaluar la efectividad de la reunión y buscar mejoras continuas.

Características de Reuniones Eficientes

1. Optimización de Recursos:
   • Utilizar recursos (tiempo, dinero, personas) de manera óptima.
   • Evitar reuniones innecesarias o demasiado largas.
2. Tecnología Adecuada:
   • Utilizar herramientas tecnológicas para facilitar la reunión (videoconferencias, herramientas colaborativas, etc.).
   • Asegurar que todos los participantes estén familiarizados con las herramientas utilizadas.
3. Agenda Estructurada:
   • Crear una agenda con tiempos estimados para cada tema.
   • Priorizar los puntos más importantes al inicio de la reunión.
   • Limitar el número de temas a tratar para mantener el enfoque.
4. Roles Definidos:
   • Asignar roles específicos (moderador, anotador, guardián del tiempo).
   • Asegurar que cada rol se cumpla durante la reunión.
5. Documentación y Comunicación:
   • Tomar notas detalladas y distribuirlas a todos los participantes.
   • Utilizar actas de reunión para documentar decisiones y acciones.
6. Feedback Continuo:
   • Solicitar feedback de los participantes sobre la reunión.
   • Implementar mejoras basadas en el feedback recibido.

Pasos para Conducir Reuniones Eficaces y Eficientes

1. Planificación:
   • Definir el objetivo y los resultados esperados de la reunión.
   • Crear y distribuir la agenda con suficiente antelación.
   • Invitar solo a las personas necesarias.
2. Durante la Reunión:
   • Seguir la agenda y gestionar el tiempo efectivamente.
   • Fomentar la participación y mantener el enfoque en los objetivos.
   • Tomar decisiones y asignar responsabilidades claras.
3. Post-Reunión:
   • Distribuir las notas y actas de la reunión rápidamente.
   • Hacer seguimiento de las tareas asignadas y los plazos establecidos.
   • Evaluar la reunión y buscar áreas de mejora para futuras reuniones.