RESPONSABILIDAD DE LOS EMPLEADOS
Todos los empleados, incluso los directivos, deberían:
a) observar las obligaciones de compliance de la organización que son relevantes a su posición y
obligaciones;
b) participar en la formación de acuerdo con el sistema de gestión de compliance;
c) usar los recursos de compliance disponibles como parte del sistema de gestión de compliance;
d) informar sobre preocupaciones, cuestiones o fallos de compliance.
PLANIFICACIÓN
ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Al planificar el sistema de gestión de compliance, la organización debería considerar los principios de buen gobierno, las obligaciones de compliance y los resultados de la apreciación de riesgos de compliance para determinar los riesgos y oportunidades que es necesario tratar con el fin de:
– asegurar que el sistema de gestión de compliance pueda lograr sus resultados previstos;
– prevenir o reducir efectos indeseados;
– lograr la mejora continua.
La organización debería planificar:
a) las acciones para tratar estos riesgos y oportunidades; y
b) la manera de:
– integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de compliance,
– evaluar la eficacia de estas acciones.
La organización debería conservar información documentada sobre los riesgos de compliance y sobre las acciones planificadas para gestionarlos.
OBJETIVOS DE COMPLIANCE Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
La organización debería establecer los objetivos de compliance en las funciones y niveles pertinentes.
Los objetivos de compliance deberían:
a) ser coherentes con la política de compliance;
b) ser medibles (si es posible);
c) tener en cuenta los requisitos aplicables;
d) ser objeto de seguimiento;
e) comunicarse; y
f) actualizarse, según corresponda.
La organización debería conservar información documentada sobre los objetivos de compliance.
Cuando se hace la planificación para lograr sus objetivos de compliance, la organización debería determinar:
– qué se va a hacer;
– qué recursos se requerirán;
– quién será responsable;
– cuando se finalizará;
– cómo se evaluarán los resultados, por ejemplo, de conformidad con las medidas y resultados clave de
rendimiento de compliance identificados.
La organización debería conservar información documentada sobre los objetivos de compliance y sobre las acciones planificadas para alcanzarlos.
APOYO
RECURSOS
La organización debería determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento,
desarrollo, implementación, evaluación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de
compliance de acuerdo con su tamaño, complejidad, estructura y operaciones.
La alta dirección y todos los demás niveles de dirección deberían asegurar que se despliegan los recursos necesarios de forma eficaz para asegurar que el sistema de gestión de compliance logra sus objetivos y que se consigue compliance.
Los recursos incluyen recursos financieros y humanos, así como el acceso a asesoramiento externo y a
habilidades especializadas, infraestructura organizativa, material de referencia actual sobre gestión de
compliance y obligaciones legales, desarrollo profesional y tecnología.
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COMPETENCIA Y FORMACIÓN
COMPETENCIA
La organización debería:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta a su desempeño de compliance; y
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o
experiencia adecuadas;
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; y
d) conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo: la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes.
FORMACIÓN
El órgano de gobierno, la dirección y todos los empleados tienen obligaciones de compliance y deberían ser capaces de cumplirlas de forma eficaz. La obtención de esa capacidad se puede lograr de muchas maneras, incluso las habilidades y conocimiento que se requieran, a través de educación, formación o experiencia profesional.
El objetivo de un programa de formación es asegurar que todos los empleados son competentes para
cumplir con su rol profesional de forma consistente con la cultura de compliance de la organización y con el compromiso que tiene con compliance.
Una formación diseñada y ejecutada adecuadamente puede proporcionar una manera eficaz para que los empleados comuniquen riesgos de compliance que previamente no hubieran sido identificados.
La educación y formación de los empleados deberían:
a) estar hechas a medida de las obligaciones y los riesgos de compliance relacionados con los roles y
responsabilidades del empleado;
b) cuando sea necesario, estar basadas en una evaluación de las carencias de conocimientos y competencias del empleado;
c) llevarse a cabo al comienzo de la relación del empleado con la organización y posteriormente de forma continua;
d) estar alineadas con el programa de formación corporativo e incorporadas en los planes anuales de
formación;
e) ser prácticas y fácilmente comprensibles para los empleados;
f) ser relevantes para el trabajo diario de los empleados e ilustrativas de la industria, organización o sector de que se trate;
g) ser lo suficientemente flexibles como para que puedan ser impartidas por varias técnicas para
acomodarse a las diferentes necesidades de las organizaciones y los empleados;
NOTA La formación interactiva podría ser la mejor forma de impartir formación si los incumplimientos de compliance pudieran tener consecuencias
serias.
h) ser evaluadas por su eficacia;
i) ser actualizadas siempre que sea necesario; j) ser registradas y conservadas.
Se debería considerar la necesidad de impartir formación adicional siempre que haya:
– cambios en la posición o en las responsabilidades;
– cambios en las políticas, procedimientos y procesos internos;
– cambios en la estructura organizativa;
– cambios en las obligaciones de compliance, en especial las relativas a requisitos legales o de las partes
interesadas;
– cambios en las actividades, productos y servicios;
– cuestiones identificadas en el seguimiento, auditorías, revisiones, reclamaciones e incumplimientos,
incluyendo las opiniones de los accionistas.