Registros de actividad

Encontrar Más tiempo en su día
(También conocido como Diarios de actividad o empleo registra la actividad.)

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De nuestro curso de Gestión del Tiempo

¿Cuánto tiempo pasas en el trabajo, haciendo cosas que no contribuyen a su éxito?

Al principio, usted puede decir «no mucho». Pero – especialmente si usted no ha utilizado los registros de actividad antes – usted puede ser sorprendido por cuánto tiempo más se puede encontrar.

Cuando usted entiende correctamente cómo utilizar su tiempo en el trabajo, se puede minimizar o eliminar las actividades de bajo valor. Esto significa que usted puede hacer el trabajo de más alto valor, sin dejar de ser capaz de dejar el cargo en un momento sensible.

Así que, ¿cómo se puede entender esto? Una forma útil es mantener un registro de actividad, y eso es lo que estamos viendo en este artículo.

Acerca de los registros de actividad

Un registro de actividad (también conocido como un diario de actividades o un trabajo Activity Log) es un registro escrito de cómo gasta su tiempo.

Al mantener un registro de actividad durante unos días, usted puede construir una imagen precisa de lo que haces durante el día, y cómo invertir su tiempo. Usted encontrará que la memoria es bastante mala guía, y que el mantenimiento del registro es una experiencia reveladora!

Su registro de actividad también le ayudará a entender si está o no está haciendo su trabajo más importante en el momento adecuado del día. Por ejemplo, si usted es más enérgico y creativo de la mañana, que sería mejor hacer su trabajo más importante durante este tiempo. A continuación, puede centrarse en tareas más bajos de energía, tales como la respuesta a los correos electrónicos o devolver las llamadas, por la tarde.

Registros de actividad también son útiles para ayudar a identificar las actividades no esenciales que no ayudan a cumplir objetivos importantes. Por ejemplo, puede llegar a gastar mucho más tiempo del que usted piensa que la navegación por Internet, o conseguir café cada tarde. Cuando veas la cantidad de tiempo que está perdiendo en este tipo de actividades, puede cambiar la manera en que usted trabaja para eliminarlas.

Consejo:
No hay que confundir los registros de actividad con hojas de tiempo – estos se utilizan para informar sobre el uso del tiempo, y para el seguimiento del tiempo que dedica a una tarea o trabajo.

Cómo mantener un registro de actividad

Para mantener un registro de actividad, descargue esta plantilla o abrir una nueva hoja de cálculo y configurar los siguientes encabezados de columna:
• Fecha / Hora.
• Descripción de la actividad.
• ¿Cómo me siento.
• Duración.
• Valor (alto, medio, bajo, ninguno).

Después, sin cambiar su comportamiento más que tienes que hacerlo, anote todo lo que haces en el trabajo, y cuando lo haces.

Cada vez que cambie las actividades, ya sea en respuesta a correo electrónico, trabajando en un informe, la preparación de café o charlando con los colegas, anote lo que la actividad es el momento del cambio, y cómo se siente (alerta, plana, cansado, enérgico, y así sucesivamente).

Entonces, en un momento conveniente, vuelva a revisar el registro de actividad y anotar la duración de cada actividad, y si se trataba de una tarea de valor alto, medio, bajo o no. (Evaluar esta basado en lo lejos que ha contribuido a la consecución de sus objetivos de trabajo.)

Gestión del Tiempo

Aprendiendo de su registro de actividad

Una vez que haya ingresado su tiempo por unos días, analizar el registro de actividad. Es posible que se alarmó al ver la cantidad de tiempo que pasa en trabajos de bajo valor!

También puede ver que es enérgico en algunos momentos del día, y plano en otras partes. Mucho de esto puede depender de lo que eres, el resto rompe tomar, cuándo y lo que come, y el trabajo que usted está haciendo.

Una vez que haya analizado el registro de actividad, debe ser capaz de aumentar su productividad mediante la aplicación de una de las siguientes acciones a diversas actividades:
1. Eliminar o delegar trabajos que no son parte de su función, o que no ayudan a alcanzar sus objetivos. Estos pueden incluir tareas que otra persona en la organización debe estar haciendo (posiblemente con un salario inferior) o actividades personales, tales como el envío no laborales e-mails o navegar por Internet.
2. Programe sus tareas más difíciles para los momentos del día en sus niveles de energía son más altos. De esta manera, su trabajo será de mejor calidad, y que debería tomar menos tiempo para hacerlo. (Nuestro artículo, es esta una tarea de la mañana?, Tiene más información sobre cómo descubrir su hora punta del día.)
3. Reducir al mínimo el número de veces que se cambia de tipo de tarea. Por ejemplo, ¿podría revisar y responder los e-mails en sólo unos momentos del día, o de procesar todas las facturas al mismo tiempo todas las semanas?
4. Reducir la cantidad de tiempo que pasa en actividades personales legítimas, como la preparación de bebidas. (Por turnos en su equipo para hacer esto – que ahorra tiempo y refuerza el espíritu de equipo)

Consejo:
A veces, pasar demasiado tiempo en bajo valor o tareas de baja prioridad puede ser un síntoma de la falta de decisión. Encontrar la manera de lidiar con esto aquí.

Puntos clave

Registros de actividad son herramientas útiles para el análisis de cómo utiliza su tiempo. Ellos le ayudan a realizar un seguimiento de los cambios en la energía, la agilidad y la eficacia de todo el día, y ayudan a eliminar las actividades de perder el tiempo, para que pueda ser más productivo.

Una vez que haya analizado el registro de actividad, debe ser capaz de aumentar su productividad mediante la eliminación o la delegación de bajo valor las actividades, la programación de tareas desafiantes para la hora del día cuando se sienta lo mejor posible, minimizando el número de veces que se cambia de tipos de tareas y reducir el tiempo que pasa en actividades personales.

 

 

 

Beneficios de un registro de actividad

1. Mayor conciencia: Permite saber en qué se invierte realmente el tiempo, evitando la percepción subjetiva.
2. Identificación de distracciones: Ayuda a detectar patrones de interrupciones o actividades que consumen tiempo innecesariamente.
3. Prioridades claras: Facilita el enfoque en tareas de alto valor al eliminar o delegar las de menor importancia.
4. Planificación más precisa: Conocer la duración real de las tareas permite una mejor asignación de tiempo futuro.
5. Mejora de la productividad: Al detectar y corregir ineficiencias, es posible aprovechar mejor el tiempo disponible.

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Cómo implementar un registro de actividad

1. Selecciona un período de tiempo:
   • Decide cuánto tiempo registrarás (un día, una semana o un mes).
   • Es recomendable comenzar con una semana para tener una visión general.
2. Elige una herramienta:
   • Papel y lápiz: Usa un cuaderno para registrar actividades manualmente.
   • Hojas de cálculo: Crea un formato sencillo en Excel o Google Sheets.
   • Aplicaciones digitales: Usa herramientas como Toggl, RescueTime o Clockify para automatizar el seguimiento.
3. Documenta cada actividad:
   • Anota todo lo que haces durante el día, incluyendo tiempo de trabajo, descansos y actividades personales.
   • Sé específico: “Responder correos” en lugar de “Trabajar”.
4. Registra el tiempo exacto:
   • Incluye el inicio y fin de cada actividad, o su duración total.
   • No omitas pausas, interrupciones o momentos de ocio.
5. Categoriza las actividades:
   • Clasifica por tipo (trabajo, ocio, reuniones, interrupciones).
   • Puedes usar colores o etiquetas para una visualización más clara.
6. Revisa y analiza los datos:
   • Al final del período, identifica patrones, distracciones frecuentes y tareas que consumen más tiempo de lo necesario.
   • Evalúa si estás dedicando suficiente tiempo a actividades importantes.

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Ejemplo de un registro diario de actividad

Hora	Actividad	Duración	Categoría
8:00-8:15	Planificación del día	15 min	Productivo
8:15-9:00	Responder correos	45 min	Trabajo
9:00-10:30	Redacción de informe	1h 30 min	Trabajo
10:30-10:45	Pausa para café	15 min	Descanso
10:45-11:15	Revisión de redes sociales	30 min	Distracción
11:15-12:00	Reunión de equipo	45 min	Trabajo
12:00-12:45	Tareas administrativas	45 min	Trabajo
12:45-13:00	Navegar por internet	15 min	Distracción

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Consejos para un registro de actividad efectivo

1. Sé honesto:
   • Registra todas las actividades, incluso las que puedan parecer insignificantes o improductivas.
2. Hazlo en tiempo real:
   • Escribe las actividades mientras las realizas para evitar olvidos o inexactitudes.
3. No te obsesiones con los detalles:
   • Sé específico, pero no pierdas tiempo en descripciones excesivas.
4. Repite periódicamente:
   • Realiza un registro cada cierto tiempo para evaluar tu progreso y hacer ajustes.

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Herramientas recomendadas

1. Manual:
   • Libreta o agenda: Ideal para quienes prefieren métodos analógicos.
2. Digital:
   • Toggl: Rastrea tiempo en tareas específicas y genera informes.
   • Clockify: Gratuito, con opciones para registrar proyectos y actividades.
   • RescueTime: Analiza automáticamente el tiempo en aplicaciones y sitios web.
3. Hojas de cálculo:
   • Crea una tabla personalizada en Excel o Google Sheets para registrar y analizar manualmente.

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Cómo usar los datos del registro de actividad

1. Identifica distracciones comunes:
   • Ejemplo: Redes sociales, revisiones innecesarias de correo, interrupciones frecuentes.
2. Analiza la proporción de tiempo:
   • Divide el tiempo entre categorías (trabajo, ocio, descanso) y ajusta según tus objetivos.
3. Establece metas:
   • Ejemplo: Reducir el tiempo en distracciones un 20% o dedicar más tiempo a tareas estratégicas.
4. Optimiza tareas repetitivas:
   • Busca formas de automatizar o simplificar procesos que consuman tiempo regularmente.

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Errores comunes al registrar actividades

1. Olvidar registrar pausas e interrupciones:
   • Esto puede dar una visión incompleta del uso del tiempo.
2. Ser demasiado genérico:
   • Anotar «trabajo» no es útil; especifica qué tarea realizaste.
3. No revisar los resultados:
   • El registro no sirve si no analizas los datos y aplicas mejoras.