Existen muchas herramientas y puedes escoger una o varias según sea su contexto, tenemos por ejemplo:
● Familia de normas ISO 31000.
● Análisis AMFE (Análisis modal de fallos y efectos).
● Análisis AMFEC (Análisis modal de fallos, efectos y criticidad).
● Análisis DAFO.
● Análisis PESTAL.
● Análisis de peligros y puntos críticos de control (APPCC).
Incluso podrías utilizar técnicas tan sencillas como el brainstorming, la técnica “¿qué pasaría si…?” estructurada (SWIFT por sus siglas en inglés) o las matrices de consecuencias y probabilidad.
Cuaderno de trabajo: Identificar riesgos y oportunidades con DAFO.
El objetivo de este epígrafe es asegurar que la organización planifica acciones para tratar los riesgos y oportunidades determinados en el anterior epígrafe y que implementa acciones y analiza y evalúa su eficacia.
Las acciones deberían estar basadas en el impacto potencial sobre la conformidad de los productos y servicios o sobre la satisfacción del cliente y deben ser incorporadas tanto al sistema de gestión de la calidad como a sus procesos según sea necesario.
Otro de los aspectos que nos menciona este apartado es la proporcionalidad de las acciones, esto es que se debe tener en cuenta la magnitud del impacto que van a tener en nuestro cliente para actuar en consecuencia.
Sistemas de gestion de calidad
Aunque no es información documentada obligatoria es recomendable desarrollar un Procedimiento para la Gestión de Riesgos y Oportunidades, debido a la novedad e importancia de este tema en la nueva versión de la norma.
Otro punto importante a tener en cuenta es la planificación de revisiones periódicas para comprobar el estado de los riesgos y oportunidades así como la eficacia de las acciones realizadas y mantener información documentada sobre estas revisiones.
Herramientas para Identificar Riesgos:
- Análisis FODA (SWOT analysis):
- El análisis FODA evalúa las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que enfrenta una organización. Esta técnica ayuda a identificar riesgos potenciales al examinar tanto factores internos como externos.
- Análisis de Causa Raíz (Root Cause Analysis):
- Esta técnica busca identificar las causas fundamentales de los problemas o situaciones de riesgo. Al comprender las causas raíz, se pueden identificar riesgos que podrían surgir como resultado de ciertos factores subyacentes.
- Técnicas de Tormenta de Ideas (Brainstorming):
- El brainstorming en grupo puede ser efectivo para identificar una amplia gama de posibles riesgos. Reunir a personas con diferentes perspectivas puede ayudar a identificar riesgos que no habrían sido considerados de manera individual.
- Entrevistas y Consultas:
- Realizar entrevistas con expertos internos o externos y consultar a partes interesadas clave puede proporcionar información valiosa sobre riesgos potenciales en áreas específicas del negocio.
- Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espina de Pescado):
- Este diagrama se utiliza para visualizar las posibles causas de un problema o riesgo. Identificar las categorías principales de riesgo (por ejemplo, personas, procesos, tecnología, entorno) puede ayudar a identificar áreas de enfoque para el análisis de riesgos.
- Análisis de Escenarios:
- El análisis de escenarios implica identificar y evaluar diferentes situaciones hipotéticas que podrían representar riesgos significativos para la organización. Esto ayuda a prepararse para posibles contingencias.
Herramientas para Identificar Oportunidades:
- Análisis PESTEL:
- Este análisis evalúa factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales que podrían afectar a una organización. Identificar tendencias y cambios en estos factores puede revelar oportunidades emergentes.
- Análisis de Benchmarking:
- Comparar el desempeño de la organización con el de sus competidores o con las mejores prácticas del sector puede identificar oportunidades para mejorar y destacar en áreas específicas.
- Análisis de Mercado y Competencia:
- Estudiar el mercado y la competencia puede revelar nichos no explotados, necesidades del cliente insatisfechas o áreas donde se puede innovar y diferenciar.
- Observación y Feedback de Clientes:
- Recopilar feedback directo de los clientes sobre sus necesidades, deseos y experiencias puede revelar oportunidades para mejorar productos o servicios existentes o desarrollar nuevos productos.
- Mapas de Empatía y Customer Journey:
- Estas herramientas ayudan a comprender mejor las necesidades, comportamientos y emociones de los clientes, lo que puede conducir a la identificación de oportunidades para mejorar la experiencia del cliente.
- Análisis de Tendencias y Tecnologías Emergentes:
- Mantenerse al tanto de las tendencias del mercado y las nuevas tecnologías puede abrir oportunidades para la innovación y la expansión de productos o servicios.