Qué es Copilot y por qué es importante PARTE 3

6.4. Copilot en Outlook: correos claros y rápidos

6.4.1. Redactar correos desde cero

1. Crea un nuevo correo.
2. Haz clic en el botón de Copilot.
3. Indica:

“Redacta un correo formal a un cliente para enviarle el informe adjunto sobre el mercado inmobiliario, resumiendo en 3 puntos las conclusiones y proponiendo una reunión la próxima semana.”

4. Copilot generará el texto.
5. Revísalo, personaliza el nombre del cliente, ajusta fechas y detalles.

6.4.2. Responder correos largos

1. Abre el correo que has recibido.
2. Llama a Copilot desde el mensaje.
3. Pide:

“Resume este correo en 5 puntos y genera una respuesta cortés, agradeciendo la información y proponiendo una llamada el jueves por la tarde.”

4. El asistente:

1. • Te resume el mensaje.
   • Te da una respuesta modelo.

Tú solo ajustes detalles.

6.5. Copilot en Teams: reuniones más productivas

Si tu organización tiene activadas las funciones avanzadas:

6.5.1. Resumen de reuniones

Después de una reunión en Teams:

1. Ve al resumen de la reunión.
2. Copilot puede generar:
   • Resumen de temas tratados.
   • Lista de tareas / acuerdos.
   • Preguntas abiertas.

3. Puedes pedir:

“Identifica las decisiones tomadas y las tareas asignadas a cada persona.”

6.5.2. Consulta sobre reuniones pasadas

En el chat de Copilot:

“¿Qué se decidió en la reunión de proyecto Copilot del 3 de diciembre? Haz un resumen de 10 líneas.”

Si la organización lo permite, Copilot buscará en los registros (grabaciones, actas, chats) y generará un resumen contextual.

7. Buenas prácticas de prompting (cómo hablarle a Copilot)

El prompt es la instrucción que le das. Cuanto mejor lo formulamos, mejores resultados obtenemos.

7.1. Estructura básica recomendada

Una buena instrucción suele contener:

1. Contexto (de qué va el tema).
2. Tarea (qué quieres que haga).
3. Formato (cómo lo quieres).
4. Extensión o nivel de detalle.
5. Tono (formal, cercano, técnico, etc.).

Ejemplo malo:

• “Hazme un texto sobre alquiler.”

Ejemplo bueno:

• “Redacta un texto de unas 1200 palabras sobre el alquiler de habitaciones a estudiantes en Valencia. Explícalo de forma clara para propietarios principiantes, incluye ventajas, riesgos legales básicos y buenas prácticas. Usa un tono profesional pero sencillo y termina con un listado de 5 recomendaciones clave.”

7.2. Iterar y refinar

Después del primer resultado, utiliza órdenes como:

• “Hazlo más breve.”
• “Hazlo más formal.”
• “Añade ejemplos concretos.”
• “Adáptalo para un público de estudiantes universitarios.”
• “Convierte este texto en una lista de viñetas.”

Ese diálogo continuo es donde Copilot brilla.

7.3. Usar tus propios materiales

Si trabajas con Copilot 365:

• Indica a Copilot que use un documento concreto:
  • “Usa este archivo de Word adjunto como base.”
  • “Resume el documento que tengo abierto.”
• O referencia temas internos:
  • “Basándote en los correos de la última semana sobre el proyecto X, crea un informe de estado.”

8. Errores frecuentes y cómo evitarlos

8.1. Esperar perfección a la primera

Error: pensar que Copilot va a generar un texto final listo para enviar sin tocar.

Solución:

• Entra con la mentalidad de que Copilot te da un borrador, un 60–80 % del trabajo.
• Tú revisas, ajustas, aportas experiencia y contexto local.

8.2. Dar instrucciones demasiado vagas

Error:

• “Haz una presentación sobre Copilot.”

Resultado: algo genérico, poco usable.

Solución:

• Especificar: público, duración, profundidad, ejemplos, tono.

Ejemplo:

“Crea una presentación de 10–12 diapositivas para una audiencia de pymes, explicando qué es Copilot para Microsoft 365, beneficios concretos en Word, Excel, PowerPoint y Outlook, y 3 casos reales de uso en gestión administrativa.”

8.3. No revisar datos

Copilot puede:

• Mezclar años.
• Inventar porcentajes.
• Citar normativa desactualizada.

Solución:

• Verificar siempre datos clave.
• Si son críticos (fiscal, legal, médico), cotejarlos con fuentes oficiales o expertos humanos.

8.4. No aprovechar el contexto de la organización

En empresas:

• Copilot 365 brilla cuando tiene acceso a SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook.
• Si usas Copilot como si fuera un chat aislado, le estás quitando potencia.

Solución:

• Integrar Copilot en el flujo real de trabajo:
  • Resúmenes de reuniones.
  • Informe cruzando datos de varios documentos.
  • Preparar reportes a partir de correos y archivos compartidos.

9. Copilot en la empresa: ideas por áreas

Aunque tu pregunta es general, es útil ver ejemplos concretos por departamentos. Esto ayuda a visualizar el impacto real.

9.1. Dirección y gerencia

• Resumen de informes largos en versiones ejecutivas.
• Preparación de presentaciones para consejo o inversionistas.
• Análisis de correos importantes (filtrar lo relevante).
• Redacción de comunicaciones internas (anuncios, cambios organizativos).

9.2. Recursos Humanos

• Redactar ofertas de empleo y descripciones de puestos.
• Crear guías o manuales internos.
• Preparar comunicaciones de cambios normativos o de políticas.
• Resumir feedback de evaluaciones de desempeño (siempre respetando datos sensibles).

9.3. Marketing y ventas

• Redactar borradores de campañas, emails comerciales, posts de blog.
• Adaptar el mismo mensaje a distintos canales (email, web, redes).
• Preparar presentaciones comerciales a partir de información técnica.
• Resumir feedback de clientes para detectar patrones.

9.4. Finanzas y control de gestión

• Explicar informes financieros complejos en lenguaje claro.
• Preparar resúmenes de resultados trimestrales.
• Ayudar en Excel con fórmulas, análisis y visualizaciones.
• Redactar notas de análisis para la dirección a partir de datos numéricos.

9.5. Operaciones y proyectos

• Generar actas de reunión a partir de notas o resúmenes en Teams.
• Crear planes de proyecto estructurados (fases, tareas, riesgos).
• Redactar procedimientos operativos estándar (SOP).
• Preparar informes de estado periódicos en formato homogéneo.

10. Conclusión y próximos pasos

Copilot representa un cambio profundo en la forma de trabajar con herramientas digitales:

• No es solo un “chat”, es una capa de inteligencia que se integra con tus documentos, correos, reuniones y datos empresariales.
• Bien usado, puede ahorrarte horas de trabajo repetitivo, mejorar la calidad de tus textos y presentaciones, y ayudarte a entender mejor tus propios datos.
• Su verdadero valor aparece cuando:
  • Cambias la mentalidad de “hacerlo todo manual” a “pedir resultados concretos”.
  • Das instrucciones claras, completas y específicas.
  • Trabajas por iteraciones y revisas cuidadosamente lo que produce.
  • Lo integras en el flujo real de trabajo de tu organización.