Descubra cómo puede hacer más cosas.

De nuestro curso de Gestión del Tiempo

Cuando queremos hacer más, muchos de nosotros simplemente trabajamos más horas, incumplimos los plazos, y hacemos multitarea.

Aunque estas estrategias pueden proporcionar algún alivio a corto plazo, no son sostenibles en el largo plazo. Muy pronto, este enfoque se convierte en una forma de vida, lo que lleva a altos niveles de estrés y, finalmente, la falta de productividad.

La productividad es una medida de la cantidad a lograr – no de lo ocupado que está. Así que es mucho mejor aprender a trabajar de forma inteligente y organizarse para lograr más con su tiempo y recursos. Esto aumentará su productividad – y le ayudará a encontrar tiempo para hacer otras cosas.

El cuestionario a continuación le ayudará a entender lo productivo que es.  Los comentarios que siguen le ayudarán a identificar las estrategias que puede utilizar para aumentar su productividad, por lo que se puede hacer más, con menos estrés.

Cómo de productivo es usted?

1.  Yo uso la influencia del tiempo de otras personas para trabajar de manera eficiente.

2. Organizo mi día para aprovechar altibajos naturales en mi energía y motivación.

3. Busco activamente formas de mejorar el flujo de mi trabajo, y la forma en que realizo las tareas.

4. Puedo mantener la atención en una tarea durante un período de tiempo significativo.

5. Me paso mucho tiempo en busca de información o documentos, o buscando los elementos que faltan.

6. Busco activamente la manera de evitar perder tiempo y esfuerzo – tanto para mí como para mi equipo.

7. Puedo realizar varias tareas regularmente.

8. Yo uso el talento, el tiempo y la experiencia de otras personas de mi equipo para ayudar a hacer el trabajo.

9. Utilizo técnicas como subrayar y toma de notas para identificar los puntos clave de los documentos que recibo.

10. Yo uso un sistema formal para entender cómo paso mi tiempo.

11. Tengo un plan claro para hacer frente a perturbaciones e interrupciones.

12. El volumen de la correspondencia y la documentación que recibo a diario me abruma.

13. Demoro tareas difíciles o desagradables hasta el último minuto – o hasta que el problema desaparece por sí solo.

14. Para asegurarme de que las cosas se hacen bien, mantengo un estrecho seguimiento de las actividades y decisiones de otras personas en mi equipo.

15. Me parece que mi mente se distrae, y es difícil concentrarse durante mucho tiempo.

16. Yo hago todas las tareas asignadas a mí, y espero que poder mantenerme al día con el volumen de trabajo.

Este cuestionario destaca cinco elementos clave del trabajo productivo – la organización, la actitud, la delegación, la integración de la información, y el uso eficaz de los sistemas. Al aumentar el rendimiento y la eficacia en estas áreas, podrá lograr más en su día. También comenzará a entender dónde enfocar su tiempo y energía para mejorar su productividad y obtener mejores resultados.

Organización

(Preguntas 2, 5, 7, 10)

El primer paso en cualquier plan de mejora de la productividad es organizarse. Piense acerca de cómo organizar su espacio físico para que ayude, en vez de perturbe, su rendimiento. Mesas desordenadas y cajones afectan a la productividad, ya que pasa tiempo buscando entre montones de documentos, en vez de hacer actividades de alto valor. Aprender a ser organizado es un arte, y hay que trabajar en ello todos los días. Desde la organización de correo electrónico a la organización de sus archivos, hay muchos sistemas que pueden ayudarle a mejorar su entorno de trabajo.

Organización también implica la auto-conciencia, y tomar conciencia de la forma en que gasta su tiempo es esencial para mejorar la productividad. Un registro de actividad le muestra exactamente dónde usa bien su tiempo y donde se pierde el tiempo en el manejo de trabajo de baja prioridad, las interrupciones y distracciones. El registro de actividad también descubrirá si usted depende de múltiples tareas: hacer más de una cosa a la vez en realidad disminuye la productividad.

Conciencia de sí mismo también ayuda a entender cuando usted hace su mejor trabajo. Algunas personas hacen su mejor trabajo temprano por la mañana, y otros no lo son plenamente productivas hasta la tarde o por la noche. La comprensión de sus preferencias de patrón de trabajo le ayudará a programar las tareas prioritarias importantes para los momentos del día en que realice la mejor.
Actitud

(Preguntas 4, 11, 13, 15)

La siguiente parte de la mejora de la productividad tiene que ver con su actitud y el enfoque de su trabajo. La auto-motivación es muy importante si se quiere maximizar su productividad. Aprenda lo que le motiva a hacer su mejor trabajo – y luego cree el mejor entorno posible para que lo haga. Además, al crear un entorno que apoye la productividad, puede obtener ventajas. Este es un estado que le permite centrarse intensamente en su trabajo para lograr resultados increíbles.

Para llegar a esta zona de alta productividad, también debe reducir al mínimo o eliminar las interrupciones. Tenga un plan para la gestión de interrupciones, la gestión de su estrés y mejorar su concentración. Según vaya tomando medidas positivas para controlar el tiempo y horario, lo más probable es que reducirá el estrés, lo que le permitirá experimentar la energía más positiva. Esto es esencial para conseguir productividad, por lo que su plan de la productividad general apoya y mejora a la misma vez a empezar.

Su mentalidad es fundamental para aumentar la productividad y mejorar la gestión global de tiempo. Piense positivamente, y haga pequeñas acciones para mejorar su rendimiento. Esto le dará la motivación y la inspiración que necesita para seguir adelante con su plan. Empiece ahora mediante la adopción de una perspectiva positiva, y por creer que se puede, de hecho, ser productivos y lograr sus metas.

Delegación

(Preguntas 1, 8, 14)

Ser productivo no es un deporte solitario. Para ser realmente productivo en un entorno de trabajo, usted debe confiar en su equipo para ayudarle. Es por eso que los equipos de trabajo son la mejor forma de alcanzar los objetivos – en conjunto, se puede lograr mucho más que con los esfuerzos individuales de las personas.

Para usar el poder del trabajo en equipo, debe saber delegar con eficacia. Delegar no es simplemente tener a otros haciendo su trabajo – Delegación con éxito es asegurarse de que la persona adecuada realiza la tarea, independientemente de quién sea el responsable último de conseguir que se haga. Cuando las personas son capaces de trabajar en sus tareas de alta prioridad, todo el mundo – y su organización – gana. Si usted pasa mucho tiempo haciendo el trabajo que otras personas pudieran hacer, y no tiene tiempo para avanzar en sus propios objetivos clave, entonces usted necesita volver a evaluar quién debería hacer qué en una base regular.

Delegar con eficacia significa proporcionar apoyo y recursos suficientes para que la otra persona pueda realizar bien el trabajo. Esto no significa que la microgestión del proceso y el control cada 10 minutos que las cosas se están haciendo correctamente. Delegar con éxito es aprender a dejar ir y confiar en la gente a hacer lo que debe hacerse. Al hacer esto sobre una base regular y construir un equipo de personas en la que todos se ayudan mutuamente, según sea necesario, sus niveles de productividad se incrementará radicalmente.

“Me cuesta menos hacerlo yo mismo a que lo hagas tú”. Para conseguir una buena delegación que nos va a incrementar la productividad de forma considerable, es preciso que enseñemos adecuadamente. Tenemos que dejar que las personas hagan las cosas. Invertiremos tiempo, que no gastaremos. Tiempo invertido enseñando, animando y dejando que al principio las cosas cuesten mas tiempo del habitual. Esa inversión en tiempo dará sus frutos.

El aprendizaje debe ser práctico. Lo que a nosotros nos cuesta 10 minutos, precisaremos de 20 para enseñarlo y de otros 20 para controlarlo. Pero en el futuro nos ahorraremos todos esos minutos y tendremos los 10 extra.

“Estoy muy agobiado, no tengo tiempo de enseñarte nada”. En realidad en esta situación es cuando SI tiene tiempo de enseñar, para que en un futuro próximo deje de esta tan agobiado.

Hay que preveer los flujos futuros de trabajo para planificar tiempo en inversión de enseñanza.

Integración de Información

(Preguntas 9, 12)

Su productividad aumentará también cuando domine cómo identificar y utilizar la información rápidamente. Los correos electrónicos, notas, revistas especializadas, estudios publicados, informes de estado, las estadísticas de funcionamiento, los resultados financieros – estos son sólo algunas de las categorías de información que puede recibir de forma regular. Si intenta leer cada una de ellas en detalle, le podría llevar un día o más a la semana!

Por lo tanto, buscar estrategias para superar la sobrecarga de información. Usted debe acercarse a la información con un espíritu crítico. ¿Qué necesita saber? ¿Qué tipo de información le proporcionará un documento en particular? ¿Cómo utilizará esta información para mejorar la forma en que usted trabaja? Sus respuestas a preguntas como éstas le ayudarán a determinar el nivel de detalle que necesita de cada documento. Usted puede simplemente ser capaz de ignorar algunos artículos, o leer rápidamente los temas y de las partidas de los demás. Utilice estas y otras estrategias de lectura activa para ayudar a reducir el tiempo que pasa frente a la información y documentación.

Si tiene que leer una gran cantidad de información en detalle, aprenda velocidad de lectura. Si procesa e integra información de forma rápida y eficaz, le ayudará a trabajar de manera más productiva.

Sistemas Productivos

(Preguntas 1, 3, 6, 16)

Por último, para aumentar la productividad, mejore su organización y la de su equipo de trabajo.

Mejora de los sistemas de organización no sólo ayuda a conseguir más – también puede ayudar a su empresa a manejar sus activos con eficacia, para alcanzar sus objetivos y para tener más éxito.

Controle las tareas cotidianas, procesos y prácticas, y la revisión de cómo se puede hacer mejor las cosas. También, aprenda de los enfoques de manufactura esbelta, y preguntamos «¿Cómo podemos hacer lo que hacemos con menos residuos?»

Si se trata de reducir los cuellos de botella en un proceso o la realización de reuniones con mayor eficacia, todo lo que contribuye a un ambiente de trabajo más eficiente en última instancia, le hará más productivo.

Puntos clave:

No importa lo bien que se está realizando en estos momentos, casi siempre se puede mejorar la productividad. Cuando eres más productivo, contribuye fuertemente al éxito y la rentabilidad de su empresa. Y sienta bien tener el control de su tiempo y saber que puede producir los resultados que se espera de usted.

Para ser más productivos: organizarse, tener la actitud correcta, gestión de la información que reciba efectivamente, y buscar activamente formas de mejorar sus sistemas de trabajo. Tomando este enfoque le ayudará a aumentar su productividad y eficacia personal.