– Clasificación de los planes : La planificación se dirige a reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones, estableciendo una serie de actuaciones dirigidas a la consecuencia de los objetivos, todos los planes que se proponen en la empresa tienen esta característica, pero pueden realizar sus funciones en distintos ámbitos.
Así se puede establecer la siguiente clasificación:
– Dependiendo del horizonte temporal. Planes a largo y corto plazo.
– Dependiendo de cuál sea la amplitud, y la importancia de los planes. Diferenciando entre:
– políticos : planes que se originan en los niveles altos de la organización y constituyen declaraciones que guían a los subordinados a la hora de adoptar decisiones. P.ej: “política de calidad”Coaching
– procedimientos: son planes que establecen las normas a seguir para realizar una determinada actividad. Ahora y en el futuro.
– métodos: son planes para aplicarse dentro de actividades específicas, y que sirven de guía a los resultados de cada individuo. P.ej: “método de cómo realizar una tarea: tiempo que se tarda en hacerla. ”
– Dependiendo de las funciones donde se realiza la planificación,
– Dependiendo de los grados de flexibilidad de los planes
– planes rígidos: aquellos que suponen que el futuro será suficientemente cierto o estable, y por tanto se pueden alcanzar los objetivos propuestos con las acciones definidas desde el presente.
– planes flexibles: aquellos en los que se considera la posibilidad de que aparezcan acontecimientos que lleven a una alteración de los planteamientos iniciales, considerando por tanto diferentes alternativas en el caso de que suceda algo imprevisto.
– Planificación estratégica y táctica
La planificación estratégica constituye el primer paso para concretar la estrategia a seguir por la empresa, es una planificación a largo plazo, y se basa en planes que van a marcar las directrices a seguir por la empresa. Serán planes poco detallados y que permitan gran flexibilidad.
La planificación estratégica se realizará por la alta dirección de la empresa, y afecta a toda la organización. Para poder realizar esa planificación estratégica se va a necesitar gran cantidad de información interna y externa de la empresa.
La planificación táctica se desarrollará por los mandos intermedios, y es un medio para desarrollar las estrategias , para definir planes específicos con los que alcanzar las metas o fines propuestos.
– Proceso de planificación
Primero se definen cuales son los objetivos o metas de la empresa, y se van a plantear diferentes alternativas o estrategias para conseguir esos fines. Se tendrán que llevar a cabo previsiones por parte de la empresa , con la información interna y externa.
Después se tendrá que decidir cuál es la alternativa o estrategia que se va a llevar a cabo. Esta decisión será recogida por el plan a largo plazo de la empresa.
Se tendrá que desarrollar la estrategia que se llevará a cabo, produciéndose una especificación de los objetivos a conseguir; se definirán también las actuaciones o diferentes alternativas para conseguir los subobjetivos. Normalmente se trata de un proceso de decisión.
Se realizará un plan en el que se recogerán las actuaciones a llevar a cabo.
Una vez definidas las actuaciones a llevar a cabo por la empresa se tendrá que evaluar cuales son los recursos necesarios , es la fase de Programación.. Intentar optimizar el desarrollo de esas actuaciones para conseguir de forma eficiente los objetivos planteados.
Por último se tendrá que realizar la Presupuestación, es decir adaptar esas actuaciones a la situación económica de la empresa.
Ahora ya podemos llevar a cabo esas actuaciones : Acciones. Aquí ha finalizado ya el proceso de planificación, y comenzará el proceso de control.
-Las PREVISIONES son la evaluación futura de aquellas variables que afectan directamente a la empresa. Este proceso de previsión será más complejo en cuanto que esas variables no son controlables por la empresa.
El proceso de previsión es un proceso de aproximación que de esa forma reduzca la incertidumbre para tomar decisiones.
Existen también limitaciones en el proceso de planificación. Toda empresa quisiera realizar una planificación lo más exacta posible.
Esto se ve limitado por una serie de circunstancias como pueden ser:
– definir con precisión los objetivos
– por las condiciones externas de la empresa.
El éxito de las actuaciones va a depender de la estabilidad de esas variables externas (como son la política económica, los cambios en los gustos de los consumidores).
1. Establecimiento de Objetivos
Descripción: Definir lo que la organización quiere lograr. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo (SMART).
Actividades:
- Identificar metas a corto, medio y largo plazo.
- Establecer prioridades y secuencia de objetivos.
- Definir indicadores de éxito y criterios de evaluación.
Ejemplo: Una empresa puede establecer como objetivo aumentar sus ventas en un 20% en los próximos 12 meses.
2. Análisis de la Situación
Descripción: Evaluar las condiciones internas y externas que afectan a la organización. Este análisis ayuda a identificar oportunidades y amenazas en el entorno y fortalezas y debilidades dentro de la organización.
Actividades:
- Realizar un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
- Analizar el entorno externo utilizando herramientas como el análisis PESTEL (político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal).
- Evaluar los recursos y capacidades internas.
Ejemplo: Una empresa de tecnología realiza un análisis FODA para identificar nuevas oportunidades de mercado y evaluar sus capacidades de innovación.
3. Formulación de Estrategias
Descripción: Desarrollar estrategias para alcanzar los objetivos establecidos, teniendo en cuenta el análisis de la situación.
Actividades:
- Identificar y evaluar opciones estratégicas.
- Seleccionar las estrategias más adecuadas.
- Definir políticas y directrices estratégicas.
Ejemplo: Una empresa decide adoptar una estrategia de diversificación para ingresar a nuevos mercados y reducir la dependencia de su producto principal.
4. Desarrollo de Planes
Descripción: Crear planes detallados que describan cómo se implementarán las estrategias. Estos planes deben incluir actividades específicas, recursos necesarios, cronogramas y responsabilidades.
Actividades:
- Desarrollar planes operativos y tácticos.
- Asignar recursos y definir presupuestos.
- Establecer cronogramas y hitos.
Ejemplo: Una empresa elabora un plan de marketing detallado que incluye campañas publicitarias, promociones y eventos para lanzar un nuevo producto.
5. Implementación
Descripción: Poner en práctica los planes desarrollados, asegurando que las estrategias se ejecuten correctamente.
Actividades:
- Asignar tareas y responsabilidades.
- Coordinar recursos y actividades.
- Supervisar la ejecución y resolver problemas.
Ejemplo: El equipo de marketing de una empresa ejecuta la campaña publicitaria según el plan establecido, coordinando con agencias de publicidad y otros departamentos.
6. Evaluación y Control
Descripción: Monitorear el progreso hacia los objetivos, evaluar los resultados y tomar acciones correctivas si es necesario.
Actividades:
- Medir el desempeño utilizando indicadores clave.
- Comparar los resultados con los objetivos y estándares.
- Implementar acciones correctivas para abordar desviaciones.
Ejemplo: Una empresa realiza revisiones trimestrales para evaluar el desempeño de su campaña de marketing y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos.
Herramientas y Técnicas de Planificación
1. Análisis FODA (SWOT)
Descripción: Una herramienta para evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una organización.
Aplicaciones:
- Identificación de áreas de mejora interna.
- Reconocimiento de oportunidades y amenazas externas.
- Desarrollo de estrategias basadas en el análisis.
2. Análisis PESTEL
Descripción: Una herramienta para analizar los factores macroeconómicos que pueden influir en la organización, incluyendo aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales.
Aplicaciones:
- Evaluación del entorno externo.
- Identificación de tendencias y cambios en el entorno.
- Desarrollo de estrategias adaptadas al contexto.
3. Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral)
Descripción: Una herramienta de gestión que traduce la estrategia en un conjunto coherente de indicadores de desempeño.
Aplicaciones:
- Establecimiento y monitoreo de objetivos estratégicos.
- Alineación de actividades diarias con la visión a largo plazo.
- Proporcionar una visión equilibrada del desempeño organizacional.
4. Planificación de Escenarios
Descripción: Una técnica que implica la creación de múltiples escenarios posibles para el futuro y la planificación de respuestas para cada uno de ellos.
Aplicaciones:
- Preparación para incertidumbres y cambios.
- Evaluación de diferentes posibles futuros.
- Desarrollo de estrategias flexibles y adaptativas.