PROCESO DE PLANIFICACIÓN

– Clasificación de los planes : La planificación se dirige a reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones, estableciendo una serie de actuaciones dirigidas a la consecuencia de los objetivos, todos los planes que se proponen en la empresa tienen esta característica, pero pueden realizar sus funciones en distintos ámbitos.

Así se puede establecer la siguiente clasificación:
– Dependiendo del horizonte temporal. Planes a largo y corto plazo.
– Dependiendo de cuál sea la amplitud, y la importancia de los planes.
Diferenciando entre:
– Políticos : planes que se originan en los niveles altos de la organización y constituyen declaraciones que guían a los subordinados a la hora de adoptar decisiones. P.ej: “política de calidad”
– Procedimientos: son planes que establecen las normas a seguir para realizar una determinada actividad. Ahora y en el futuro.
– Métodos: son planes para aplicarse dentro de actividades específicas, y que sirven de guía a los resultados de cada individuo. P.ej: “método de cómo realizar una tarea: tiempo que se tarda en hacerla.”
– Dependiendo de las funciones donde se realiza la planificación,
– Dependiendo de los grados de flexibilidad de los planes
– Planes rígidos: aquellos que suponen que el futuro será suficientemente cierto o estable, y por tanto se pueden alcanzar los objetivos propuestos con las acciones definidas desde el presente.
– Planes flexibles: aquellos en los que se considera la posibilidad de que aparezcan acontecimientos que lleven a una alteración de los planteamientos iniciales, considerando por tanto diferentes alternativas en el caso de que suceda algo imprevisto.
– Planificación estratégica y táctica
La planificación estratégica constituye el primer paso para concretar la estrategia a seguir por la empresa, es una planificación a largo plazo, y se basa en planes que van a marcar las directrices a seguir por la empresa. Serán planes poco detallados y que permitan gran flexibilidad.
La planificación estratégica se realizará por la alta dirección de la empresa, y afecta a toda la organización. Para poder realizar esa planificación estratégica se va a necesitar gran cantidad de información interna y externa de la empresa.
La planificación táctica se desarrollará por los mandos intermedios, y es un medio para desarrollar las estrategias , para definir planes específicos con los que alcanzar las metas o fines propuestos.

Manual de Habilidades Directivas

– Proceso de planificación
Primero se definen cuáles son los objetivos o metas de la empresa, y se van a plantear diferentes alternativas o estrategias para conseguir esos fines. Se tendrán que llevar a cabo previsiones por parte de la empresa , con la información interna y externa.
Después se tendrá que decidir cuál es la alternativa o estrategia que se va a llevar a cabo. Esta decisión será recogida por el plan a largo plazo de la empresa.
Se tendrá que desarrollar la estrategia que se llevará a cabo, produciéndose una especificación de los objetivos a conseguir; se definirán también las actuaciones o diferentes alternativas para conseguir los subobjetivos. Normalmente se trata de un proceso de decisión.
Se realizará un plan en el que se recogerán las actuaciones a llevar a cabo.
Una vez definidas las actuaciones a llevar a cabo por la empresa se tendrá que evaluar cuales son los recursos necesarios , es la fase de Programación.. Intentar optimizar el desarrollo de esas actuaciones para conseguir de forma eficiente los objetivos planteados.
Por último se tendrá que realizar la Presupuestación, es decir adaptar esas actuaciones a la situación económica de la empresa.
Ahora ya podemos llevar a cabo esas actuaciones : Acciones. Aquí ha finalizado ya el proceso de planificación, y comenzará el proceso de control.
-Las PREVISIONES son la evaluación futura de aquellas variables que afectan directamente a la empresa. Este proceso de previsión será más complejo en cuanto que esas variables no son controlables por la empresa.
El proceso de previsión es un proceso de aproximación que de esa forma reduzca la incertidumbre para tomar decisiones.
Existen también limitaciones en el proceso de planificación. Toda empresa quisiera realizar una planificación lo más exacta posible. Esto se ve limitado por una serie de circunstancias como pueden ser:
– Definir con precisión los objetivos.
– Por las condiciones externas de la empresa.
El éxito de las actuaciones va a depender de la estabilidad de esas variables externas (como son la política económica, los cambios en los gustos de los consumidores).

El control

– Concepto
El proceso de control comienza cuando finaliza el proceso de Dirección. El proceso de control significa controlar una actuación (acción), tiene distintos significados.
– Ese control significa comprobar o verificar los resultados obtenidos con las actuaciones. Es como un proceso de refracción (feed-back) ya que intenta encauzar a la empresa hacia lo que se había preestablecido.
– También el control tiene el significado de comparación con una norma o un Standard, es decir con la medida que se haya establecido en los objetivos.
Todos estos significados definen el proceso de control de la empresa. El proceso de control se explica con todos y cada uno de ellos.
Podemos decir que el proceso de control es un proceso de comprobación, observación y medida en el que se establece un proceso de comprobación entre los resultados obtenidos y unos valores previstos de los objetivos establecidos (Standard o normas).
Se analiza la existencia de desviaciones que sirven como información para tomar decisiones sobre las acciones a desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos.
Por otra parte decimos que es un proceso con capacidad de mantener un sistema estable y asegurar la eficacia de las decisiones que se han tomado.

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Fases del proceso de planificación:

1. Establecimiento de los objetivos:
   • Descripción: El primer paso en la planificación es definir los objetivos o metas que la organización quiere alcanzar. Estos objetivos deben ser claros, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo específico (SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
   • Ejemplo: Una empresa puede establecer como objetivo aumentar sus ventas en un 10% en el próximo año.
2. Análisis de la situación:
   • Descripción: Se evalúa la situación actual de la organización y su entorno para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis FODA). Esto incluye el análisis de factores internos y externos, como recursos, capacidades, mercado, competencia y tendencias.
   • Ejemplo: Una empresa de tecnología puede identificar que tiene una buena infraestructura, pero enfrenta la amenaza de nuevos competidores.
3. Desarrollo de alternativas:
   • Descripción: Una vez que se conocen los objetivos y el análisis de la situación, se desarrollan diferentes cursos de acción que podrían ayudar a alcanzar esos objetivos. En esta etapa, es importante generar una variedad de opciones viables.
   • Ejemplo: La empresa puede considerar opciones como expandir su línea de productos, entrar en nuevos mercados o mejorar su estrategia de marketing digital.
4. Evaluación de alternativas:
   • Descripción: Las distintas alternativas desarrolladas deben ser evaluadas para determinar cuáles son las más factibles y efectivas en función de los recursos disponibles, riesgos y beneficios potenciales. Se pueden utilizar criterios como costos, impacto en los objetivos, tiempo y riesgos asociados.
   • Ejemplo: La empresa analiza los costos y beneficios de expandir a un nuevo mercado versus mejorar sus productos actuales.
5. Selección de la mejor alternativa:
   • Descripción: Una vez evaluadas las opciones, se selecciona la mejor alternativa o combinación de ellas que ayudará a alcanzar los objetivos de la organización de manera más eficiente y eficaz.
   • Ejemplo: La empresa decide que la mejor alternativa es mejorar su estrategia de marketing digital porque es menos costosa y puede generar ventas más rápidamente.
6. Desarrollo de planes de acción:
   • Descripción: En esta fase, se detallan los pasos específicos que se deben seguir para implementar la alternativa seleccionada. Esto incluye definir las tareas, los responsables de cada tarea, los recursos necesarios y los plazos de ejecución.
   • Ejemplo: La empresa establece un plan de acción para mejorar su marketing digital, asigna un equipo, un presupuesto y establece un cronograma con fechas clave.
7. Implementación de los planes:
   • Descripción: La implementación implica llevar a cabo los planes de acción, asignando los recursos adecuados y ejecutando las actividades necesarias. Es fundamental coordinar esfuerzos y garantizar que el personal esté informado y comprometido con el plan.
   • Ejemplo: La empresa ejecuta la estrategia de marketing digital, lanzando campañas publicitarias y midiendo su impacto.
8. Monitoreo y control:
   • Descripción: Durante la implementación, es necesario monitorear los progresos para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos. Si hay desviaciones, se toman medidas correctivas para ajustar el plan.
   • Ejemplo: La empresa monitorea el rendimiento de las campañas digitales y ajusta su estrategia en función de los resultados para optimizar el gasto en publicidad.

Importancia del proceso de planificación:

• Orientación hacia objetivos: La planificación ayuda a una organización a enfocarse en sus objetivos y a coordinar sus actividades de manera coherente.
• Anticipación y previsión: Al realizar un análisis del entorno y de la organización, la planificación permite anticipar problemas y oportunidades futuras.
• Optimización de recursos: La planificación asegura que los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) se utilicen de manera eficiente.
• Toma de decisiones informada: Proporciona una base para tomar decisiones estratégicas al considerar las alternativas y sus posibles consecuencias.
• Mejora del control: La planificación facilita la implementación del control al establecer estándares claros que se pueden comparar con los resultados reales.

Tipos de planificación:

1. Planificación estratégica:
   • Enfocada en el largo plazo y en la visión global de la organización. Se centra en definir objetivos generales y estrategias a nivel corporativo.
2. Planificación táctica:
   • Se ocupa del mediano plazo y es más específica. Implica traducir los objetivos estratégicos en planes más detallados para áreas funcionales.
3. Planificación operativa:
   • Cubre el corto plazo y los detalles de las operaciones diarias. Se centra en la ejecución de tareas específicas necesarias para cumplir los planes tácticos.

Herramientas utilizadas en la planificación:

• Análisis FODA: Para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
• PESTEL: Análisis del entorno político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal.
• Balanced Scorecard (BSC): Herramienta para alinear las actividades empresariales con la visión y estrategia organizacional.
• Método SMART: Definición de objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo.