Podemos clasificar ese proceso de control, bien siguiendo el criterio del momento en el que se desarrolla el control, y de esa forma podemos diferenciar entre:
-control previo: se dirige a evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados, y para ello se realiza un control antes de desarrollar o de ejecutar la acción.(P.ej. previsión de los materiales que se va a necesitar).Coaching
– control a posteriori: se encarga de comprobar las actuaciones , y analizar los resultados cuando son diferentes a los deseados.
– control actual ( o permanente): se dirige a ajustar el resultado con el objetivo de forma que se mantenga la estabilidad dentro del sistema.
Otra clasificación que se puede establecer, puede ser según la finalidad del control, así tendríamos:
– control de exactitud: persigue que las variables controladas cumplan con las normas preestablecidas, y la comprobación se realiza de forma individualizada para cada una de las variables. Este control se conoce también como control interno ( P.ej. control de inventario, de calidad, de tesorería).
– control de eficiencia: se realiza de forma más general o global, y se encarga de medir la rentabilidad y productividad de los procesos económicos de la empresa. Como una forma de orientar esos procesos hacia conseguir la eficacia de la empresa.
Las etapas que se pueden distinguir en el proceso de control van a ser:
1) definición de las variables Standard o normas, como una medida de los objetivos que se quieren alcanzar.
2) obtener los datos sobre los resultados de las actuaciones que se han desarrollado.
3) realizar una comparación de los resultados con los valores de las variables que se
han definido en el primer apartado.
4) Se realizarán las acciones correctivas de acuerdo a la evaluación realizada en 3).
– Definición de variables: esas medidas se establecen en base a estadísticas que reflejan situaciones pasadas similares, o a la experiencia subjetiva por parte de los directivos de la empresa.
– Obtención de datos, resultados: la medida de los resultados se ha de obtener en unidades de medida correctas que permitan ser comparadas con los Standard ó normas que se han establecido. Las medidas de esos resultados debe dirigirse a la persona oportuna ( la 3) está aquí incluida).
– Acciones correctivas: esas medidas deben ser llevadas a cabo, determinadas por la persona adecuada, es decir por aquella que tenga autoridad sobre el asunto ó tarea correspondiente.
De forma general se puede decir que el control nunca va a ser total, ya que siempre van a existir desviaciones con respecto a los objetivos. Raramente se llega a la exactitud.
Las diferentes técnicas que se emplean en el control de las actividades reciben el nombre de control económico o control de gestión; éstas técnicas pueden clasificarse en lo que se conoce como control presupuestario, y control no presupuestario.
– control presupuestario: se basa y se apoya en la elaboración y ejecución de unos presupuestos, los cuales pueden servir como elemento de comparación y por tanto como una técnica de control.
– control no presupuestario: pueden ser por ejemplo la observación personal que es la técnica más común, y se realiza por el superior sobre el subordinado. Otra puede ser las auditorias que tienden a asesorar respecto al funcionamiento de la empresa; otras pueden ser el análisis del punto muerto. Otras pueden ser el análisis de tiempos mediante grafos.
Todas estas técnicas nos van a proporcionar distinta información que se tendrá que ordenar y analizar para que ese sistema de control cumpla con su finalidad que es la de apoyar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.
Estructura del Proceso de Control
El proceso de control generalmente incluye las siguientes etapas:
1. Establecimiento de Estándares
Descripción: Definir los criterios y parámetros que servirán como referencia para evaluar el desempeño. Los estándares deben ser claros, específicos, medibles y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Actividades:
- Determinar los objetivos y metas específicas.
- Establecer indicadores de desempeño clave (KPI).
- Definir los niveles aceptables de variación.
Ejemplo: Una empresa de manufactura puede establecer estándares de producción como la cantidad de unidades producidas por hora y el porcentaje de defectos permitidos.
2. Medición del Desempeño
Descripción: Recolectar datos y medir el desempeño real en función de los estándares establecidos. Esta etapa implica el monitoreo continuo de las actividades y el registro de los resultados obtenidos.
Actividades:
- Recolectar datos de producción, ventas, calidad, etc.
- Utilizar sistemas de información y tecnologías adecuadas para el seguimiento.
- Realizar auditorías y revisiones periódicas.
Ejemplo: La empresa de manufactura mide el número de unidades producidas y la cantidad de productos defectuosos en un turno de trabajo.
3. Comparación del Desempeño
Descripción: Comparar los resultados obtenidos con los estándares establecidos para identificar cualquier desviación. Esta etapa es crucial para determinar si las actividades se están realizando según lo planificado.
Actividades:
- Comparar datos de desempeño real con los estándares.
- Identificar variaciones y desviaciones significativas.
- Analizar las causas de las desviaciones.
Ejemplo: La empresa compara la producción diaria real con la meta establecida de unidades por hora y el porcentaje de defectos con el estándar aceptable.
4. Acciones Correctivas
Descripción: Tomar medidas para corregir las desviaciones identificadas y alinear el desempeño real con los estándares establecidos. Las acciones correctivas pueden variar desde ajustes menores hasta cambios significativos en procesos o políticas.
Actividades:
- Identificar las causas raíz de las desviaciones.
- Desarrollar e implementar planes de acción correctiva.
- Realizar seguimiento para asegurar la efectividad de las acciones correctivas.
Ejemplo: Si la producción de la empresa es inferior a la meta, se pueden ajustar los horarios de trabajo, mejorar la capacitación de los empleados o revisar los procesos de producción para aumentar la eficiencia.
5. Revisión y Mejora Continua
Descripción: Evaluar la efectividad del proceso de control y buscar oportunidades para la mejora continua. Esto implica la revisión regular de los estándares y procedimientos para adaptarlos a las cambiantes condiciones del entorno y los objetivos de la organización.
Actividades:
- Revisar y actualizar estándares y procedimientos.
- Incorporar retroalimentación de empleados y partes interesadas.
- Implementar iniciativas de mejora continua como Lean, Six Sigma, etc.
Ejemplo: La empresa revisa sus estándares de producción y calidad cada seis meses y ajusta sus procesos de control para mejorar continuamente la eficiencia y la calidad.
Enfoques y Herramientas para el Proceso de Control
1. Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
Descripción: Una herramienta de gestión que traduce la estrategia de una organización en un conjunto coherente de indicadores de desempeño. Ayuda a monitorear el desempeño en diversas áreas clave como finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento.
Aplicaciones:
- Establecer y monitorear objetivos estratégicos.
- Alinear actividades diarias con la visión y estrategia a largo plazo.
- Proporcionar una visión equilibrada del desempeño organizacional.
2. Control Presupuestario
Descripción: Un proceso que implica la planificación, asignación y monitoreo del uso de recursos financieros para asegurar que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos.
Aplicaciones:
- Planificación financiera y asignación de recursos.
- Monitoreo de gastos y comparación con el presupuesto.
- Ajuste de planes financieros según sea necesario.
3. Control de Calidad
Descripción: Un conjunto de actividades y técnicas utilizadas para garantizar que los productos o servicios cumplan con los estándares de calidad establecidos. Incluye inspecciones, pruebas y auditorías.
Aplicaciones:
- Monitoreo de la calidad del producto durante la producción.
- Implementación de sistemas de gestión de calidad como ISO 9001.
- Análisis de causas raíz y mejora de procesos.
4. Control de Inventarios
Descripción: La gestión y control de los niveles de inventario para asegurarse de que los productos estén disponibles cuando se necesiten, minimizando los costos de almacenamiento y el riesgo de obsolescencia.
Aplicaciones:
- Implementación de sistemas de inventario como JIT (Just-In-Time).
- Monitoreo de niveles de inventario y reordenamiento.
- Optimización de la rotación de inventario.
5. Control Estadístico de Procesos (SPC)
Descripción: Una metodología que utiliza técnicas estadísticas para monitorear y controlar un proceso. Ayuda a identificar y reducir la variabilidad en los procesos para mejorar la calidad y eficiencia.
Aplicaciones:
- Monitoreo de la variabilidad del proceso y detección de problemas.
- Uso de gráficos de control y análisis de capacidad del proceso.
- Implementación de mejoras basadas en datos estadísticos.