Quien ejerza el rol de conductor de la reunión, deberá asegurar que las indicaciones para cada etapa de la reunión se cumpla.
1. Preparación (Antes de la Reunión)
- Definir Objetivos: Determinar qué se espera lograr con la reunión.
- Elaborar una Agenda: Crear una agenda detallada con los temas a tratar y los tiempos asignados.
- Invitar a los Participantes: Seleccionar a las personas clave que deben asistir y enviar invitaciones con anticipación.
- Distribuir Materiales: Enviar cualquier información relevante, informes o documentos a los participantes antes de la reunión.
- Configurar el Espacio: Preparar la sala de reuniones y asegurarse de que todos los recursos tecnológicos estén disponibles y funcionando.
2. Apertura de la Reunión
- Bienvenida y Presentación: Saludar a los asistentes y presentarse, si es necesario. Introducir brevemente el propósito de la reunión.
- Revisión de la Agenda: Repasar la agenda de la reunión y confirmar que todos los participantes están de acuerdo con los temas y el orden del día.
- Establecer Reglas Básicas: Acordar normas básicas de comportamiento y participación, como evitar interrupciones y mantener los teléfonos en silencio.
3. Desarrollo de la Reunión
- Presentación de Temas: Introducir y discutir cada punto de la agenda. Es importante seguir el orden preestablecido para mantener la reunión enfocada.
- Fomentar la Participación: Invitar a los participantes a compartir sus opiniones, ideas y comentarios. Asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contribuir.
- Gestión del Tiempo: Monitorear el tiempo para asegurarse de que cada tema se discuta dentro del tiempo asignado. Ser flexible pero firme en mantener el ritmo de la reunión.
4. Toma de Decisiones
- Evaluación de Opciones: Analizar las opciones disponibles para cada tema y discutir sus pros y contras.
- Consenso o Votación: Tomar decisiones mediante consenso o votación, según sea apropiado. Asegurarse de que todos entiendan y estén de acuerdo con las decisiones tomadas.
- Asignación de Tareas: Asignar tareas específicas a los participantes, estableciendo plazos y responsables claros para cada tarea.
5. Cierre de la Reunión
- Resumen de Acuerdos: Repasar las decisiones y tareas asignadas durante la reunión. Asegurarse de que todos los participantes estén claros sobre lo acordado.
- Planificación de Seguimiento: Establecer la fecha y hora para la próxima reunión, si es necesario, y definir los puntos a seguir.
- Agradecimientos: Agradecer a los participantes por su tiempo y contribuciones. Finalizar la reunión de manera positiva.
6. Seguimiento (Después de la Reunión)
- Redacción de Minutas: Documentar los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Enviar las minutas a todos los participantes.
- Monitoreo del Progreso: Hacer un seguimiento del cumplimiento de las tareas asignadas y proporcionar apoyo si es necesario.
- Evaluación de la Reunión: Recopilar comentarios sobre la reunión para identificar áreas de mejora y hacer ajustes para futuras reuniones.