Presentación

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PowerPoint es un programa de Microsoft para la creación de presentaciones. Permite exponer la información de forma atractiva y dinámica. Un trabajo educativo, un proyecto de empresa, un recuerdo para una boda o una historia cómica tienen cabida en este software. Las posibilidades que ofrece son infinitas.

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El nombre histórico del paquete de programas donde está integrado PowerPoint es Office 365, y muchos usuarios siguen empleándolo porque se ha llamado así durante mucho tiempo. Pero su nombre actual es Microsoft 365. Aparte de esta nueva denominación, incluye también muchas novedades. De hecho, el motivo del cambio de nombre es que la suite incluye muchos programas que ya no están relacionados solo con la ofimática clásica (Skype, Teams, etc.).

La suscripción a este servicio proporciona un 1 TB de espacio en la nube para almacenar y gestionar documentos, 60 minutos mensuales de llamadas con Skype (incluso a móviles y fijos) y soporte técnico continuo, entre otras prestaciones.

Sistemas de gestion de calidad

En concreto, con PowerPoint 365 en el PC, Mac o dispositivo móvil se puede, entre otras muchas opciones:
Crear presentaciones desde cero o con una plantilla.
Insertar texto, imágenes, gráficos y vídeos.
Seleccionar un diseño profesional con el Diseñador de PowerPoint.
Agregar transiciones, animaciones y movimientos.
Guardar en la nube OneDrive, para acceder en el equipo, tablet o el teléfono.
Compartir y trabajar con otras personas, dondequiera que estén.
El icono de PowerPoint ha sido actualizado, tanto en su uso online como en los equipos de escritorio o móviles:

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La gran ventaja del paquete de programas Microsoft 365, así como del PowerPoint, es que son completamente accesibles en su versión online. Es decir, han sido creados para que no dependamos de tener instalado o actualizado el programa sino que con cualquier navegador podremos hacer uso de los mismos sea cual sea nuestro equipo. Es aconsejable, claro, disponer de una conexión a internet rápida.

El acceso a PowerPoint 365 también es posible de la manera clásica, a través del programa instalado en el equipo. Sin embargo, para iniciar este curso vamos a centrarnos en las novedades de la versión, y accederemos a Microsoft 365 online con el almacenamiento que ofrece en la nube, llamado OneDrive. La pantalla inicial será esta:

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En el centro está dispuesta una cinta con todas las aplicaciones de Microsoft 365 disponibles directamente desde nuestro navegador. Podemos iniciar un nuevo documento o lanzar el programa que queramos. En este caso haremos clic en PowerPoint.

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Se cargará la interfaz inicial del programa:

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Esta pantalla inicial tienes tres partes principales para acceder a los documentos. Primero, en el centro arriba, la barra de búsqueda para encontrar el documento en nuestro OneDrive (recordamos: el almacenamiento en la nube de Microsoft 365).

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Segundo, la barra de creación de diapositivas, bien sea desde cero o a partir de una de las muchas plantillas que ofrece PowerPoint 365:

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Y tercero, la zona de acceso rápido a documentos recientes o documentos que por su importancia hayamos “anclado” a esta pantalla inicial:

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Vamos a realizar una primera exploración de la interfaz mientras creamos una presentación de prueba. Seleccionamos nueva presentación en blanco, así empezamos una presentación de cero sin ninguna información gráfica previa:

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Una vez se carga el programa dentro de nuestro navegador veremos la interfaz con tres partes. Recordemos que estamos empezando con PowerPoint 365 en su versión online, dentro del navegador (Firefox, Chrome, Safari, Edge, etc.), porque es lo más novedoso de esta edición. La opción de usarlo desde el programa de escritorio se parece más a las versiones anteriores de Office. En todo caso, la interfaz del programa instalado en escritorio la veremos más adelante pero es muy similar en cuanto a las novedades que incorpora. Al final del curso también exploraremos la opción de usar PowerPoint 365 desde el smartphone, una forma de acceso que está creciendo en adeptos.

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La primera parte de la interfaz, arriba a la izquierda, muestra un icono de 9 pequeños cuadrados que nos da acceso a otras aplicaciones de Microsoft 365. Al su lado, tenemos también el acceso a nuestro almacenamiento en la nube de OneDrive:

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Un poco más a la derecha, en el centro de la misma franja, se encuentra la indicación del nombre del archivo y el lugar donde se está guardando automáticamente. Es importante saber que haciendo un clic en ese nombre podremos cambiarlo en cualquier momento. Es la manera más rápida pues no hay que abrir ninguna opción o submenú, tan solo clicar sobre el título:

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Por defecto en esta nueva versión de PowerPoint 365, al ser usado online, se muestra la cinta de herramientas simplificada. En todo caso en la parte derecha de la misma franja encontraremos un interruptor que nos permite cambiar al modo clásico “ribbon” la aplicación de escritorio:

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Por ahora, optamos por mantener la configuración por defecto, es decir, dejar la cinta simplificada. Justo debajo encontraremos la segunda parte de la interfaz que constituye una auténtica “sala de máquinas” de PowerPoint: la cinta de menús y herramientas.

Esta cinta de menús y herramientas es dinámica. Según el elemento que tenga seleccionado tanto en la zona de trabajo como en el propio menú los iconos de las acciones que puedo realizar cambiarán. El contexto influye en qué iconos y acciones se mostrarán en cada momento. Por ejemplo si seleccionamos INICIO:

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Si seleccionamos INSERTAR:

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Si seleccionamos DISEÑO:

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Y así sucesivamente. El menú que tengamos seleccionado en cada momento se señalará con un subrayado rojo:

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A la derecha de la cinta dinámica de menús y herramientas hay tres opciones que, por su importancia, permanecen siempre presentes. Se trata del menú para compartir la presentación con otros, de el botón de escribir -y leer- comentarios y del menú para reproducir la presentación:

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En la parte principal bajo la cinta de herramientas, encontramos a la izquierda la tira de diapositivas y en la parte central más amplia la zona de trabajo.

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A la derecha, se suele cargar de manera automática una de las grandes mejoras de esta versión de PowerPoint: el Diseñador.

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Esta es una herramienta inteligente que a partir del contexto que encuentre ofrecerá innumerables opciones de diseño para que los incorporemos de modo automático a nuestras presentaciones. Es aconsejable usar el diseñador con prudencia para que la forma no nos haga olvidar el contenido que queremos transmitir. En la página siguiente observaremos algunos de los diseños que ofrece por defecto, aunque estos cambiarán en función de cada usuario y del documento que tenga abierto en cada momento:

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Como es lógico, el diseñador requiere de una buena conexión a internet para que se carguen de modo rápido las nuevas opciones que nos ofrece a medida que incorporamos elementos a la presentación.

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