Del curso online de compliance officer
Política de compliance
Generalidades
El órgano de gobierno y la alta dirección, preferiblemente tras consultar con los empleados, debería establecer una política de compliance que:
- sea adecuada al propósito de la organización;
- proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de compliance;
- incluya el compromiso de cumplir los requisitos aplicables; e
- incluya el compromiso de mejora continua del sistema de gestión de compliance.
La política de compliance debería definir:
- el alcance del sistema de gestión de compliance;
- la aplicación y el contexto del sistema en relación con el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización y del entorno en el que opera;
- la medida en la que compliance va a estar integrada con otras funciones, tales como gobernanza, riesgos, auditoría y asesoría jurídica;
- el grado en el que compliance estará embebida en las políticas, procedimientos y procesos operacionales;
- el grado de independencia y autonomía de la función de compliance;
- la responsabilidad para gestionar e informar de cuestiones de compliance;
- los principios bajo los cuales se van a gestionar las relaciones con partes interesadas internas y externas;
- la norma/niveles exigida/exigibles de conducta y responsabilidad;
- las consecuencias de los incumplimientos de compliance.
La política de compliance debería:
- estar disponible como información documentada;
- estar escrita en un lenguaje sencillo de forma que los empleados puedan entender fácilmente los principios y su intención;
- estar traducida a otros idiomas en caso de ser necesario;
- comunicarse de forma clara dentro de la organización y estar fácilmente disponible para todos los empleados;
- estar disponible para las partes interesadas, según corresponda;
- actualizarse en caso de que sea necesario, asegurándose de que sigue siendo pertinente.
La política de compliance debería establecerse en línea con los valores, objetivos y estrategia de la organización, y debería ser respaldada por el órgano de gobierno.
La política de compliance establece los principios generales y el compromiso de acción de una organización para lograr compliance. Establece el nivel de responsabilidad y de desempeño que se requiere y establece las expectativas bajo las que se evaluarán las acciones. La política debería ser adecuada para las obligaciones de compliance de la organización que se derivan de sus actividades.
La política de compliance no debería ser un documento único sino que debería estar apoyado por otros documentos, incluyendo políticas, procedimientos y procesos operacionales.
Desarrollo
Al desarrollar la política de compliance, se debería considerar lo siguiente:
- obligaciones específicas internacionales, regionales o locales;
- la estrategia, los objetivos y los valores de la organización;
- la estructura y el marco de gobierno de la organización;
- la naturaleza y el nivel de riesgo asociado a los incumplimientos de compliance;
- otras políticas, normas y códigos internos.
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Política de compliance
Objetivos de las Políticas de Compliance:
- Garantizar el cumplimiento legal: Asegurar que la organización cumpla con todas las leyes, regulaciones y normativas locales, nacionales e internacionales que sean relevantes para su actividad.
- Promover la ética y la integridad: Establecer un entorno de trabajo que fomente la honestidad, la transparencia y el respeto, minimizando el riesgo de comportamientos fraudulentos o corruptos.
- Proteger la reputación de la empresa: Evitar situaciones que puedan dañar la imagen de la organización, como violaciones legales, escándalos o crisis de confianza.
- Mitigar riesgos: Identificar y gestionar los riesgos de cumplimiento, financieros, operacionales y de reputación que puedan afectar a la empresa.
- Establecer responsabilidad y rendición de cuentas: Definir claramente las expectativas y responsabilidades de todos los miembros de la organización en relación con el cumplimiento de las políticas y normativas.
Componentes Clave de las Políticas de Compliance:
- Código de Conducta o Código Ético:
- Establece las expectativas sobre el comportamiento ético y legal de los empleados, directivos y otros stakeholders.
- Define lo que se considera comportamiento aceptable y no aceptable dentro de la organización, incluyendo aspectos como el trato justo, la honestidad y la protección de la confidencialidad.
- Fomenta la creación de una cultura organizacional basada en la integridad y el respeto.
- Política de Prevención de Fraudes y Corrupción:
- Esta política aborda las medidas para prevenir, detectar y reaccionar ante el fraude y la corrupción dentro de la organización.
- Establece protocolos claros para identificar comportamientos fraudulentos, como sobornos, malversación de fondos o conflictos de interés, y las consecuencias de dichos comportamientos.
- Incluye sistemas para la denuncia de irregularidades (whistleblowing) y el tratamiento de las denuncias anónimas.
- Política de Protección de Datos Personales (GDPR o normativa local):
- Regula cómo la empresa recopila, almacena, procesa y protege los datos personales de clientes, empleados y otras partes interesadas, en cumplimiento con las leyes de privacidad de datos.
- Establece las medidas para garantizar que los datos sean tratados de manera segura y que se cumpla con las normativas nacionales e internacionales de protección de la privacidad (por ejemplo, el GDPR en Europa).
- Política Antimoney Laundering (AML) o Antilavado de Dinero:
- Establece procedimientos para identificar, prevenir y gestionar los riesgos relacionados con el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.
- Define las medidas para verificar la identidad de los clientes, conocer su actividad y monitorear transacciones sospechosas.
- Política de Cumplimiento Fiscal y Tributario:
- Regula las actividades fiscales de la empresa, asegurando que se cumplan las leyes fiscales y tributarias en todas las jurisdicciones en las que opera.
- Incluye directrices sobre el pago de impuestos, la presentación de declaraciones fiscales y la documentación adecuada.
- Política de Conflictos de Interés:
- Define lo que constituye un conflicto de interés dentro de la organización y cómo deben gestionarse.
- Establece que los empleados y directivos deben actuar en beneficio de la organización y evitar cualquier actividad que pueda interferir con sus deberes laborales.
- Política de Salud y Seguridad Laboral:
- Establece las responsabilidades de la organización en cuanto a la creación de un ambiente de trabajo seguro y saludable para los empleados, en cumplimiento con las leyes laborales y de seguridad.
- Define las medidas de prevención de riesgos y los procedimientos para gestionar accidentes y enfermedades laborales.
- Política de Cumplimiento Ambiental:
- Regula las actividades de la organización en relación con la sostenibilidad ambiental y el cumplimiento de las normativas ecológicas.
- Asegura que la empresa cumpla con las leyes relacionadas con el uso de recursos naturales, la reducción de emisiones, el reciclaje y la gestión de residuos.
- Política de Reporte y Denuncia de Irregularidades (Whistleblowing):
- Establece mecanismos confidenciales y seguros para que los empleados, proveedores y otros stakeholders puedan denunciar prácticas ilegales, fraudulentas o éticamente incorrectas sin temor a represalias.
- Asegura que las denuncias se tomen en serio y se investiguen adecuadamente.
- Política de Formación y Sensibilización en Compliance:
- Establece programas regulares de formación y sensibilización para que todos los miembros de la organización comprendan las políticas de compliance y su responsabilidad en el cumplimiento de las mismas.
- Ofrece formación continua sobre las actualizaciones normativas y las mejores prácticas del sector.
Implementación y Seguimiento de las Políticas de Compliance:
- Comunicación efectiva: Las políticas de compliance deben ser comunicadas de manera clara a todos los niveles de la organización. Esto incluye la distribución de manuales, la capacitación y la concientización constante sobre la importancia de estas políticas.
- Evaluación continua y auditoría: La organización debe realizar auditorías periódicas para evaluar el grado de cumplimiento con las políticas y procedimientos establecidos. Las auditorías pueden ser internas o externas y tienen como objetivo identificar brechas o deficiencias en los sistemas de control de compliance.
- Revisión y mejora continua: Las políticas de compliance deben ser revisadas regularmente para garantizar que estén actualizadas y reflejen cambios en las leyes, regulaciones o en las operaciones de la empresa. Esto implica que las políticas sean flexibles y estén dispuestas a adaptarse a nuevas circunstancias.
- Responsabilidad y sanciones: Las políticas de compliance deben establecer consecuencias claras para aquellos que violen las políticas internas o las leyes externas. Las sanciones pueden incluir desde amonestaciones hasta despidos, dependiendo de la gravedad de la infracción.