Del curso online de compliance officer
Política de compliance
Generalidades
El órgano de gobierno y la alta dirección, preferiblemente tras consultar con los empleados, debería establecer una política de compliance que:
- sea adecuada al propósito de la organización;
- proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de compliance;
- incluya el compromiso de cumplir los requisitos aplicables; e
- incluya el compromiso de mejora continua del sistema de gestión de compliance.
La política de compliance debería definir:
- el alcance del sistema de gestión de compliance;
- la aplicación y el contexto del sistema en relación con el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización y del entorno en el que opera;
- la medida en la que compliance va a estar integrada con otras funciones, tales como gobernanza, riesgos, auditoría y asesoría jurídica;
- el grado en el que compliance estará embebida en las políticas, procedimientos y procesos operacionales;
- el grado de independencia y autonomía de la función de compliance;
- la responsabilidad para gestionar e informar de cuestiones de compliance;
- los principios bajo los cuales se van a gestionar las relaciones con partes interesadas internas y externas;
- la norma/niveles exigida/exigibles de conducta y responsabilidad;
- las consecuencias de los incumplimientos de compliance.
La política de compliance debería:
- estar disponible como información documentada;
- estar escrita en un lenguaje sencillo de forma que los empleados puedan entender fácilmente los principios y su intención;
- estar traducida a otros idiomas en caso de ser necesario;
- comunicarse de forma clara dentro de la organización y estar fácilmente disponible para todos los empleados;
- estar disponible para las partes interesadas, según corresponda;
- actualizarse en caso de que sea necesario, asegurándose de que sigue siendo pertinente.
La política de compliance debería establecerse en línea con los valores, objetivos y estrategia de la organización, y debería ser respaldada por el órgano de gobierno.
La política de compliance establece los principios generales y el compromiso de acción de una organización para lograr compliance. Establece el nivel de responsabilidad y de desempeño que se requiere y establece las expectativas bajo las que se evaluarán las acciones. La política debería ser adecuada para las obligaciones de compliance de la organización que se derivan de sus actividades.
La política de compliance no debería ser un documento único sino que debería estar apoyado por otros documentos, incluyendo políticas, procedimientos y procesos operacionales.
Desarrollo
Al desarrollar la política de compliance, se debería considerar lo siguiente:
- obligaciones específicas internacionales, regionales o locales;
- la estrategia, los objetivos y los valores de la organización;
- la estructura y el marco de gobierno de la organización;
- la naturaleza y el nivel de riesgo asociado a los incumplimientos de compliance;
- otras políticas, normas y códigos internos.
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