La política debe estar totalmente alineada con la dirección estratégica de la organización. De nada sirve tener una estrategia de negocio o un cuadro de mando integral y que la política vaya por otra parte totalmente diferente y diga cosas que no aparezcan en el cuadro de mando integral.
Sistemas de gestion de calidad
Esto significa que la política de calidad debe:
● Ser coherente con la dirección estratégica de la organización.
● Proporcionar un marco de referencia para establecer objetivos, esto significa que cualquier afirmación de la política de la calidad debería ser medible.
● Incluir un compromiso de la organización de satisfacer los requisitos aplicables tales como los requisitos del cliente o los legales y reglamentarios.
● Incluir un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
La política de la calidad debe ser única de cada organización porque cada organización es única y tiene unas características que la definen. Es ilógico pensar que podemos “copiar y pegar” de otras políticas de calidad porque entonces no estaríamos a reflejando la esencia de nuestra organización.
Para la redacción de la política de calidad, podemos tomar en cuenta los aspectos que te muestro en la figura que aparece a continuación. Ten en cuenta que puedes incluir alguno más que consideres que refleja a tu organización.
Cuaderno de trabajo: Redactar política de calidad.
Según veíamos en el capítulo anterior la política de calidad es uno de los documentos obligatorios que exige esta norma además exige que sea comunicada, entendida y aplicada por las personas de tu organización para que sean capaces de contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Además debe estar disponible para las partes interesadas pertinentes.
Este documento debería ser revisado periódicamente para determinar si sigue siendo apropiado para el propósito de la organización. Un buen momento para hacerlo puede ser como parte del proceso de la revisión por la dirección.
Pero, de nada sirve que entiendas comuniques e intentes implementar un sistema de gestión de la calidad si las personas que están a tu alrededor, tus colaboradores no entienden la política de calidad ni saben lo que hay que hacer ni por qué está ese papel o formato PDF o como se quiera comunicar y qué función tiene.
Por otra parte, es importante que te asegures de la disponibilidad de la política de calidad para las partes interesadas como proveedores externos, socios, clientes y organismos reguladores. Una manera de hacerlo fácilmente es a través de la publicación de la política de calidad en el sitio web de tu organización. Si no lo tienes no te preocupes, asegúrate de hacer saber a las partes interesadas que en cualquier momento pueden solicitarla y debes tener previsto este hecho para ponerla a su disposición con la mayor brevedad posible.
Elementos de una Política:
- Objetivo y Propósito:
- Una política debe comenzar con una declaración clara de su objetivo y propósito. Esto explica por qué la política es necesaria y qué se busca lograr al implementarla.
- Alcance:
- Describe claramente a quién se aplica la política y en qué contextos específicos debe ser seguida. Esto asegura que todos entiendan la aplicabilidad de la política.
- Declaración de Política:
- Es la declaración principal que establece el estándar o la expectativa que la organización desea mantener. Debe ser clara, concisa y comprensible para todos los empleados.
- Responsabilidades:
- Indica quiénes son responsables de implementar la política y qué acciones específicas se espera que realicen. Esto garantiza la rendición de cuentas y la ejecución efectiva de la política.
- Procedimientos y Directrices:
- Incluye detalles sobre cómo se debe cumplir con la política, qué pasos seguir y qué procesos deben llevarse a cabo. Los procedimientos pueden estar vinculados a la política como anexos o documentos adicionales.
- Evaluación y Revisión:
- Establece cuándo y cómo se evaluará y revisará la política para garantizar su relevancia y eficacia continuas en el tiempo.
Tipos Comunes de Políticas Organizacionales:
- Políticas de Recursos Humanos:
- Relativas a la contratación, desarrollo, compensación, disciplina y terminación de empleados.
- Políticas de Salud y Seguridad:
- Para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable para todos los empleados.
- Políticas de Ética y Cumplimiento:
- Establecen estándares de conducta ética y legal que deben seguir todos los empleados.
- Políticas de Tecnología de la Información:
- Regulan el uso apropiado y seguro de los sistemas y datos de la organización.
- Políticas Financieras:
- Relacionadas con el manejo adecuado de los recursos financieros y controles internos.
Importancia de las Políticas:
- Consistencia y Uniformidad: Las políticas garantizan que todos los empleados sigan normas y procedimientos uniformes en toda la organización.
- Reducción de Riesgos: Ayudan a mitigar riesgos legales, éticos y operativos al establecer estándares claros de comportamiento y prácticas.
- Claridad y Comunicación: Proporcionan orientación clara a los empleados sobre las expectativas y el comportamiento esperado.
- Cultura Organizacional: Reflejan los valores y la cultura de la organización al establecer normas y principios.
- Cumplimiento Regulatorio: Ayudan a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en diferentes áreas de operación.