La organización del almacén incluye la colocación de los artículos recepcionados en su lugar correspondiente, la realización de inventarios, la distribución del espacio, la elaboración de fichas del material, etc. Es conveniente tener en cuenta que no todos los almacenes tienen el mismo tamaño y, por tanto, no se organizan de la misma manera.
Distribución del espacio en el almacén
El espacio del que disponemos en el almacén debe distribuirse adecuadamente, reservando mayor volumen para los artículos de los que se almacena más cantidad y/o son de mayor tamaño.
En cualquier caso, en el almacén de un centro asistencial siempre debemos diferenciar distintas zonas:
Zona para material sanitario limpio
Se entiende por material sanitario limpio a todo aquél que está listo para ser utilizado; esto es, material desechable sin usar; material no desechable que ya ha sido esterilizado; y material que, sin necesidad de estar esterilizado, ya está limpio. En esta parte del almacén no podrá colocarse ninguna fuente de suciedad, ya que podría resultar contaminante.
Zona de recogida y almacenamiento de material sanitario sucio
En esta zona del almacén se encuentran los recipientes donde se colocan los materiales desechables que ya han sido usados y los contenedores de residuos de papel, vidrio, etc.
Estos contenedores son retirados periódicamente por empresas especializadas en su tratamiento.
También se encuentran en esta zona el contenedor o contenedores de material a esterilizar; suele haber varios, uno para cada tipo; es decir, uno para vidrio, otro para metal, etc.
Existen otros contenedores para lencería que también son retirados periódicamente.
Zona de almacén general
Una de las partes más delicadas de este almacén es la dedicada a productos farmacológicos. En ella debe haber un área a temperatura ambiente y otra refrigerada adecuadamente. La temperatura debe poder ser controlada y observada, ya que existen fármacos que han de mantenerse a temperatura inferior a la ambiental. Esta zona requiere de una atención especial, ya que un corte de suministro eléctrico supondría el calentamiento de estos fármacos y el tener que deshacernos de ellos, de ahí que en los grandes centros asistenciales, y en otros no tan grandes pero sí más modernos, estos equipos de refrigeración, al igual que todos aquéllos en los que un corte en la corriente eléctrica puede llevar a situaciones complicadas, estén conectados a una red especial llamada “red segura”, en la cual la alimentación eléctrica está garantizada mediante equipos autónomos.
Manual de Auxiliar de Geriatría
Formas de agrupar los productos en el almacén
Dentro del almacén, los productos no pueden colocarse al azar, sino que deben agruparse según un criterio. Algunos de ellos pueden ser:
→ Según su naturaleza: se colocarán juntos todos los artículos que estén fabricados del mismo material: vidrio, plástico, metal, etc. Este tipo de clasificación no es muy habitual en los centros asistenciales y, cuando se da, requiere que cada grupo se subclasifique de alguna forma.
→ Según su función: en este caso, se ubicarán próximos todos los artículos que se emplean para el mismo servicio. Así, por ejemplo, se colocará junto todo el material necesario para extracciones de sangre, para realización de electrocardiogramas, etc.
→ Alfabéticamente: consiste en dividir el espacio en tantos sectores como letras del abecedario y colocar en cada uno todos los artículos cuyo nombre empiece por esa letra. Este método tiene el inconveniente de que agrupa artículos sin relación; y también de que existen utensilios que se nombran de varias maneras.
→ Otros: existen otros métodos de clasificar los productos en el almacén que son usados con escasa frecuencia: clasificación por tamaño, por peso, método sectorial (que consiste en agrupar los productos en sectores y subsectores), etc.
Colocación del material en el almacén
Una vez que hayamos recepcionado el material, el paso siguiente es colocarlo en el almacén.
Mobiliario del almacén
El almacén puede estar equipado con distinto tipo de mobiliario según el cual la ubicación del material se hará de una forma u otra:
→ Colocación en baldas: las baldas permiten colocar el material en varios niveles de altura, consiguiendo un ahorro considerable de espacio. Es conveniente colocar en las más altas el material que menos se utiliza, ya que es el lugar menos accesible. De la misma forma, es necesario ubicar el material de posterior fecha de caducidad más próximo a la pared para ir usando antes el que tenga fecha de caducidad más cercana. En general, se prefieren las baldas metálicas a las de madera porque se deterioran menos, tienen mayor resistencia y no son inflamables. Para materiales ligeros pueden usarse baldas perforadas.
→ Colocación en armarios: entendemos por armario todo mobiliario cerrado con llave. Así, hay productos que por su toxicidad, peligrosidad, elevado precio, etc. requieren un estricto control y deben guardarse en armarios cerrados. Las llaves de este tipo de mobiliario tan específico deben ser guardadas por los responsables de la unidad.
→ Colocación en refrigeradores: aquí se guardarán normalmente las vacunas, las muestras que vayan a enviarse al laboratorio, los fármacos que deben mantenerse a temperatura inferior a la ambiental, etc. En estos lugares es muy importante la compartimentación para evitar mezclar productos de diferente naturaleza; por ejemplo, una muestra de heces con una vacuna.
→ Colocación en el suelo: cuando se trata de cajas, en muchas ocasiones se colocan apiladas sobre el suelo. En el caso de almacenes grandes donde existen carretillas elevadoras, las cajas se colocan sobre paléts, que son plataformas de tablas para almacenar mercancías y facilitar su transporte.
El problema de apilar cajas sobre el suelo es la dificultad de acceso a las que se encuentran más abajo, ya que para llegar a ellas habrá que mover todas las que se encuentran encima.
Otro problema adicional es que, en caso de que se produzca un derrame de agua, se estropearán, dado que la mayoría de ellas están fabricadas en cartón.
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1. Diseño del Almacén
a. Planificación del Espacio
- Zonificación: Dividir el almacén en zonas específicas para la recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, expedición y áreas de oficina.
- Accesibilidad: Diseñar un flujo lógico para el movimiento de materiales y personas, minimizando los desplazamientos innecesarios y mejorando la accesibilidad a los productos.
b. Distribución del Mobiliario
- Estanterías y Racks: Colocar estanterías de manera que maximicen el uso del espacio vertical, dejando pasillos suficientemente anchos para el tránsito seguro de carretillas elevadoras y personal.
- Paletas y Contenedores: Utilizar paletas y contenedores estándar para facilitar la manipulación y el almacenamiento de productos.
2. Gestión del Inventario
a. Clasificación del Inventario
- ABC Analysis: Clasificar el inventario en categorías A, B y C, donde A incluye los productos de mayor valor y rotación, B los de valor y rotación intermedios, y C los de menor valor y rotación.
- Codificación: Implementar un sistema de codificación claro y consistente para todos los productos.
b. Control de Stock
- Sistema FIFO (First In, First Out): Asegurar que los productos más antiguos se utilicen primero para evitar obsolescencias y desperdicios.
- Ciclos de Revisión: Realizar conteos cíclicos para mantener la precisión del inventario y detectar discrepancias a tiempo.
3. Tecnologías de Gestión
a. Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS)
- Automatización: Utilizar un sistema de gestión de almacenes para automatizar y optimizar la gestión de inventarios, pedidos y almacenamiento.
- Seguimiento en Tiempo Real: Implementar tecnologías como códigos de barras o RFID para el seguimiento en tiempo real de productos y su localización.
4. Procedimientos Operativos
a. Recepción de Mercancías
- Inspección: Verificar la cantidad y calidad de los productos recibidos, comparándolos con los pedidos y notas de entrega.
- Registro: Registrar los productos recibidos en el sistema de gestión del almacén inmediatamente.
b. Almacenamiento
- Ubicación Asignada: Asignar ubicaciones específicas para cada producto, utilizando un sistema de ubicación fija o dinámica según las necesidades.
- Optimización del Espacio: Almacenar productos de manera que se maximice el uso del espacio vertical y horizontal.
c. Preparación de Pedidos
- Picking: Implementar estrategias de picking eficientes como el picking por zonas, picking por lotes o picking por oleadas, según el volumen y tipo de operaciones.
- Empaque: Asegurar que los productos se empaquen adecuadamente para su protección durante el transporte.
d. Expedición
- Verificación: Confirmar que los pedidos estén completos y correctos antes de su envío.
- Documentación: Generar y adjuntar toda la documentación necesaria para el transporte y entrega de los productos.
5. Seguridad y Ergonomía
a. Normas de Seguridad
- Equipos de Protección Personal (EPP): Asegurar que todo el personal utilice el equipo de protección personal adecuado.
- Capacitación: Proveer formación regular en seguridad y manejo de materiales para todo el personal.
b. Ergonomía
- Diseño del Puesto de Trabajo: Asegurar que los puestos de trabajo estén diseñados ergonómicamente para minimizar el riesgo de lesiones.
- Técnicas de Levantamiento: Entrenar al personal en técnicas adecuadas de levantamiento y manejo de materiales.
6. Mejora Continua
a. Auditorías Internas
- Revisión Periódica: Realizar auditorías internas periódicas para evaluar la eficiencia de los procesos y la organización del almacén.
- Corrección de Desviaciones: Implementar acciones correctivas y preventivas basadas en los hallazgos de las auditorías.
b. Feedback y Sugerencias
- Participación del Personal: Fomentar la participación del personal en la identificación de problemas y propuestas de mejora.
- Revisión y Implementación: Revisar y considerar las sugerencias del personal para la mejora continua del almacén.