Organización de reuniones (I)
ANTES:
1. Reflexionar y preparar previamente la reunión.
2. Preparar el orden de los asuntos a tratar.
Al Inicio:
. Comenzar Puntualmente.
. Asignar roles de controlador de tiempo y registrador.
. Establecer límites de tiempo.
DURANTE:
3. Comunicar los objetivos a los implicados.
4. Mantener el control del debate/discusión y del proceso de toma de decisiones.
5. Sintetizar las conclusiones de la reunión.
. Terminar a tiempo
DESPUES:
6. Cumplir los compromisos adquiridos.
1. Planificación Previa:
- Definir el Propósito y los Objetivos:
- Clarificar por qué se está organizando la reunión y qué se espera lograr.
- Establecer objetivos específicos, medibles y alcanzables.
- Seleccionar Participantes:
- Invitar solo a las personas necesarias para mantener la reunión eficiente y productiva.
- Asegurarse de que todos los invitados sean informados sobre su rol y contribución esperada.
- Escoger Fecha y Hora:
- Utilizar herramientas como Google Calendar o Doodle para encontrar una fecha y hora que funcione para todos.
- Considerar las zonas horarias de los participantes si es una reunión internacional.
2. Preparación de la Agenda:
- Crear una Agenda Detallada:
- Listar los temas a tratar en orden de prioridad.
- Asignar un tiempo específico para cada tema.
- Incluir un espacio para preguntas y discusiones.
- Enviar la Agenda con Anticipación:
- Enviar la agenda a todos los participantes con suficiente tiempo para que puedan prepararse.
- Adjuntar cualquier material o documentación relevante para que los participantes lo revisen antes de la reunión.
3. Logística de la Reunión:
- Reservar el Espacio de la Reunión:
- Asegurarse de que la sala de reuniones esté reservada y equipada con todo lo necesario (pizarra, proyector, etc.).
- Para reuniones virtuales, configurar la plataforma de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- Preparar los Materiales Necesarios:
- Asegurarse de que los documentos, presentaciones y cualquier otro material estén listos y accesibles.
- Probar el equipo audiovisual y la conexión a internet antes de la reunión.
4. Conducción de la Reunión:
- Inicio de la Reunión:
- Empezar puntualmente.
- Presentar el propósito de la reunión y repasar la agenda.
- Establecer reglas básicas (e.g., mantener los micrófonos en silencio cuando no se habla en reuniones virtuales).
- Gestión del Tiempo:
- Seguir la agenda y asegurarse de que cada tema se trate dentro del tiempo asignado.
- Ser flexible si surgen discusiones importantes, pero controlar el desvío de temas.
- Fomentar la Participación:
- Involucrar a todos los participantes y asegurarse de que se sientan cómodos compartiendo sus ideas y opiniones.
- Utilizar técnicas de facilitación para manejar conflictos y asegurar una comunicación efectiva.
5. Documentación de la Reunión:
- Tomar Notas:
- Asignar a alguien para que tome notas detalladas de los puntos discutidos y las decisiones tomadas.
- Utilizar herramientas como Microsoft OneNote, Google Docs o MeetingKing.
- Registrar Acuerdos y Tareas:
- Documentar cualquier acuerdo alcanzado y las acciones que deben tomarse, asignando responsabilidades y plazos claros.
6. Seguimiento Posterior:
- Distribuir el Acta de la Reunión:
- Enviar el acta de la reunión a todos los participantes lo antes posible.
- Incluir un resumen de los puntos principales, decisiones y tareas asignadas.
- Hacer Seguimiento de las Tareas:
- Asegurarse de que las tareas y responsabilidades asignadas durante la reunión se cumplan.
- Utilizar herramientas de gestión de proyectos (e.g., Trello, Asana) para monitorear el progreso.
7. Evaluación de la Reunión:
- Recoger Feedback:
- Pedir a los participantes que proporcionen retroalimentación sobre la reunión, lo que funcionó bien y qué podría mejorarse.
- Utilizar encuestas o reuniones de retroalimentación para recolectar opiniones.
- Mejorar Continuamente:
- Analizar el feedback recibido y hacer ajustes para mejorar futuras reuniones.
- Revisar y actualizar las técnicas y herramientas utilizadas para asegurar una mayor eficiencia y efectividad.