Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS Indicaciones para una reunión productiva

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Puntos claves…

Curso de Presto

Decálogo para una reunión productiva

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Adaptación de Alan Barker “How to manage meetings”

Posicionamiento web

1. Utilizar pautas que faciliten la comunicación y la participación -respeto/cooperación/motivación-

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2. Controlar el tiempo adecuadamente

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3. Escuchar comprensivamente (ir más allá de los argumentos -empatía-)

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El peligro de las creencias

Creencias y conclusiones que entorpecen la comunicación y nos suben a paso veloz por la escalera de la inferencia (Chris Argyris).

4. Superar tensiones (encontrar territorios comunes)

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5. Ayudar a mantener una actitud positiva ante los problemas

 

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6. Limitar el número de participantes

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7. Mejorar nuestras habilidades de escucha -escucha activa-

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8. Estructurar nuestro pensamiento (problema /solución)

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9. Sintetizar con frecuencia y utilizar elementos visuales

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10. Agradecer

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Antes de la Reunión

  1. Establecer un Objetivo Claro:
    • Definir claramente el propósito de la reunión.
    • Asegurarse de que todos los participantes comprendan los objetivos y los resultados esperados.
  2. Crear una Agenda Detallada:
    • Listar los puntos a tratar y asignar tiempo para cada uno.
    • Distribuir la agenda con antelación para que los participantes puedan prepararse.
  3. Seleccionar a los Participantes Adecuados:
    • Invitar solo a aquellos que realmente necesiten estar presentes.
    • Asegurar que los participantes tengan la información y la autoridad necesarias para contribuir efectivamente.
  4. Preparar Materiales y Herramientas:
    • Distribuir documentos y datos relevantes antes de la reunión.
    • Asegurar que las herramientas tecnológicas necesarias (como proyector, software de videoconferencia) estén disponibles y funcionando.

Durante la Reunión

  1. Comenzar Puntualmente:
    • Empezar la reunión a la hora programada para respetar el tiempo de todos.
  2. Revisar la Agenda y los Objetivos:
    • Recordar brevemente a los participantes los objetivos de la reunión y la agenda a seguir.
  3. Fomentar la Participación Activa:
    • Animar a todos los participantes a compartir sus ideas y opiniones.
    • Utilizar técnicas como rondas de opiniones para asegurar que todos tengan la oportunidad de hablar.
  4. Mantener el Enfoque:
    • Guiar la discusión de acuerdo con la agenda.
    • Evitar desviaciones y redirigir la conversación cuando sea necesario.
  5. Gestionar el Tiempo Eficazmente:
    • Ser consciente del tiempo y asegurarse de que cada punto de la agenda se cubra dentro del tiempo asignado.
    • Priorizar los temas más importantes en caso de que el tiempo se esté agotando.
  6. Registrar Decisiones y Acciones:
    • Tomar notas claras sobre las decisiones tomadas y las acciones acordadas.
    • Asignar responsables y plazos para cada acción.

Después de la Reunión

  1. Distribuir un Resumen de la Reunión:
    • Enviar un resumen con los puntos clave discutidos, decisiones tomadas y acciones asignadas.
    • Asegurarse de que todos los participantes tengan acceso a este resumen.
  2. Dar Seguimiento a las Acciones:
    • Monitorear el progreso de las acciones asignadas.
    • Programar revisiones de seguimiento si es necesario para asegurar el cumplimiento de los compromisos.
  3. Solicitar Retroalimentación:
    • Pedir a los participantes que den su opinión sobre la efectividad de la reunión.
    • Utilizar esta retroalimentación para mejorar la organización y conducción de futuras reuniones.

Consejos Adicionales para Reuniones Productivas

  • Utilizar Técnicas de Facilitación: Métodos como el brainstorming, el diagrama de flujo y los mapas mentales pueden ayudar a estructurar las discusiones y generar ideas de manera más efectiva.
  • Crear un Ambiente de Colaboración: Fomentar un ambiente donde los participantes se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones.
  • Evaluar la Necesidad de la Reunión: Considerar si la reunión es realmente necesaria o si los objetivos pueden alcanzarse mediante otros medios de comunicación, como correos electrónicos o mensajería instantánea.
  • Limitar la Duración de la Reunión: Mantener las reuniones lo más breves y al punto posible para maximizar la productividad y mantener la atención de los participantes.

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