| 6. Evaluación y feedback |  | 1. Preparación |
| 5. Cierre | 2. Bienvenida | |
| 4. Conclusión | 3. Desarrollo |
1. Preparación
Hacer un esquema:
a conseguir
Puntos a resaltar: soluciones posibles y consecuencias
Asistentes posibles y sus características
Planear la reunión
Programa: qué se dirá y cómo se dirá
Horario a mantener
Prevenir información adicional
Prevenir los detalles
Lugar, hora, materiales de apoyo
Citaciones e información precisa
Comodidad en el ambiente físico
2. Bienvenida
Iniciación
Comienzo puntual y cordial
Exposición del objetivo de la reunión
Anunciar los puntos de discusión -orden del día- y el modo de llevarla (consignas y pautas)
3. Desarrollo
Animarla y fomentar la cordialidad
Pedir colaboración y repartir responsabilidades
Usar adecuadamente las ayudas e información preparada
Conducir “firme y amablemente”
Hacer participar a todo@s (estimular, sugerir, preguntar…)
Coordinar los puntos de vista
Mantenerse en el tema y el horario
4. Conclusión
Enumerar los acuerdos o decisiones logrados
Obtener plan de acción y responsables
5. Cierre
Agradecimiento
Nueva fecha de reunión
6. Evaluación y feedback
Evaluar las tareas realizadas en la reunión
El proceso
Control de los resultados
Análisis y balance de aciertos y errores
Promover la actuación posterior.
Seguir el curso de las decisiones adoptadas
Informar a los interesad@s
Preparación de una nueva reunión
Fases de la Reunión
1. Planificación
Objetivos y Propósito:
- Definir claramente los objetivos de la reunión.
- Establecer qué se espera lograr al final de la reunión.
Agenda:
- Crear una agenda detallada con los temas a tratar.
- Asignar tiempos específicos para cada punto de la agenda.
- Enviar la agenda a todos los participantes con antelación.
Participantes:
- Identificar quiénes deben asistir a la reunión.
- Asegurarse de que los participantes tengan la información necesaria y el rol adecuado para contribuir.
Lugar y Logística:
- Seleccionar un lugar adecuado para la reunión.
- Preparar los recursos necesarios (proyector, pizarras, material de oficina, etc.).
- Asegurar que las herramientas tecnológicas estén listas y funcionando.
2. Inicio de la Reunión
Bienvenida:
- Dar la bienvenida a los participantes y agradecer su asistencia.
- Presentar brevemente los objetivos y la agenda de la reunión.
Introducción:
- Hacer una breve introducción de los temas a tratar.
- Explicar las reglas básicas de la reunión (por ejemplo, el respeto de los turnos de palabra).
Revisión de la Agenda:
- Confirmar que todos los participantes están de acuerdo con la agenda.
- Ajustar la agenda si es necesario según los comentarios de los participantes.
3. Desarrollo de la Reunión
Presentación de Temas:
- Seguir la agenda y presentar cada tema de manera clara y concisa.
- Asegurarse de que todos los participantes entienden cada punto antes de pasar al siguiente.
Discusión:
- Fomentar la participación activa y el intercambio de ideas.
- Mantener el enfoque en el tema en discusión y evitar desviaciones.
- Gestionar el tiempo para asegurarse de que cada tema recibe la atención adecuada.
Toma de Decisiones:
- Facilitar la toma de decisiones claras y consensuadas.
- Utilizar métodos de decisión como votaciones o consenso.
Registro de Acuerdos y Acciones:
- Tomar notas detalladas de las decisiones y acuerdos alcanzados.
- Asignar responsables y plazos para las acciones acordadas.
4. Cierre de la Reunión
Resumen:
- Hacer un resumen de los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las acciones a seguir.
- Confirmar los responsables y los plazos de cada acción.
Preguntas y Clarificaciones:
- Dar la oportunidad a los participantes de hacer preguntas o pedir clarificaciones.
- Asegurarse de que no quedan dudas pendientes.
Próximos Pasos:
- Establecer la fecha y hora de la próxima reunión si es necesario.
- Recordar a los participantes las acciones a seguir y los plazos.
Agradecimientos y Despedida:
- Agradecer a los participantes por su tiempo y contribuciones.
- Concluir la reunión de manera positiva.
5. Seguimiento Post-Reunión
Distribución de Minutas:
- Enviar un resumen de la reunión a todos los participantes.
- Incluir las decisiones tomadas, los acuerdos y las acciones a seguir.
Monitoreo de Acciones:
- Hacer un seguimiento del progreso de las acciones acordadas.
- Recordar a los responsables sus compromisos y plazos.
Evaluación:
- Solicitar retroalimentación sobre la reunión para identificar áreas de mejora.
- Evaluar si los objetivos de la reunión se han cumplido.
Elementos de una Reunión
- Agenda: Documento que establece los temas a tratar y el orden del día.
- Participantes: Personas involucradas en la reunión con roles y responsabilidades definidos.
- Lugar y Herramientas: El espacio físico o virtual y los recursos tecnológicos necesarios para la reunión.
- Facilitador: Persona encargada de guiar la reunión, mantener el enfoque y facilitar la discusión.
- Minutas: Registro escrito de las decisiones y acuerdos alcanzados durante la reunión.
- Acciones y Responsables: Lista de tareas a realizar con asignación de responsables y plazos específicos.