Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN Elementos de una reunión

Objeto / Sujetos / Recursos / Tiempo / Lugar

Objeto

Curso de Presto

Sujetos

Posicionamiento web

Recursos

Tiempo

Lugar

1. Objetivo y Propósito

• Definición Clara: Establecer claramente el propósito de la reunión y lo que se espera lograr.
• Enfoque Común: Asegurar que todos los participantes comprendan y compartan el objetivo de la reunión.

2. Agenda

• Temas a Tratar: Listar todos los puntos que se discutirán durante la reunión.
• Tiempo Asignado: Asignar un tiempo específico para cada punto de la agenda.
• Distribución Previa: Enviar la agenda a los participantes con antelación para que puedan prepararse.

3. Participantes

• Selección Adecuada: Invitar a las personas que realmente necesitan estar presentes.
• Roles y Responsabilidades: Definir claramente los roles de cada participante (facilitador, tomador de notas, etc.).

4. Lugar y Herramientas

• Ubicación Física o Virtual: Escoger un lugar adecuado para la reunión, ya sea una sala de conferencias o una plataforma de videoconferencia.
• Recursos Tecnológicos: Asegurar que las herramientas necesarias (proyector, pizarras, software de videoconferencia) estén disponibles y funcionando.
• Comodidades: Proveer comodidades básicas como agua, café, y asientos cómodos.

5. Facilitador

• Guía de la Reunión: Persona encargada de dirigir la reunión, mantener el enfoque y asegurar que se sigan los tiempos y la agenda.
• Facilitar la Participación: Asegurar que todos los participantes tengan la oportunidad de contribuir y que la discusión se mantenga constructiva.

6. Minutas (Actas de la Reunión)

• Registro de Discusiones: Documentar los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las acciones acordadas.
• Responsables y Plazos: Registrar quién es responsable de cada acción y los plazos establecidos.
• Distribución: Enviar las minutas a todos los participantes después de la reunión.

7. Acciones y Seguimiento

• Lista de Tareas: Crear una lista de tareas acordadas durante la reunión.
• Asignación de Responsables: Asignar responsables para cada tarea con plazos específicos.
• Monitoreo: Hacer un seguimiento del progreso de las acciones para asegurar que se cumplan los compromisos.

8. Evaluación y Retroalimentación

• Feedback: Solicitar retroalimentación sobre la reunión para identificar áreas de mejora.
• Evaluación de Objetivos: Evaluar si se lograron los objetivos establecidos y qué se puede mejorar en futuras reuniones.

Elementos Clave Resumidos

1. Objetivo y Propósito:
   • Definición clara y comprensible para todos los participantes.
2. Agenda:
   • Temas a tratar, tiempos asignados y distribución previa.
3. Participantes:
   • Selección adecuada y roles definidos.
4. Lugar y Herramientas:
   • Ubicación física o virtual adecuada y recursos tecnológicos disponibles.
5. Facilitador:
   • Guía de la reunión y facilitación de la participación.
6. Minutas:
   • Registro detallado de discusiones, decisiones y acciones.
7. Acciones y Seguimiento:
   • Lista de tareas, responsables asignados y monitoreo del progreso.
8. Evaluación y Retroalimentación:
   • Solicitar y utilizar feedback para mejorar futuras reuniones.