MÓDULO 2 — Copilot en Microsoft Word 

 

Objetivos del módulo

Al finalizar este módulo, el alumno será capaz de:

• Utilizar Copilot dentro de Word para generar, mejorar y transformar textos.
• Crear documentos completos desde cero a partir de prompts bien diseñados.
• Aplicar mejoras automáticas de claridad, estilo y corrección.
• Reescribir un mismo contenido en diferentes tonos según el público.
• Diseñar y usar plantillas inteligentes que agilicen el trabajo repetitivo.

2.1. Redacción asistida

2.1.1. ¿Qué es la redacción asistida con Copilot?

La redacción asistida es el uso de Copilot para escribir texto nuevo en Word a partir de instrucciones (prompts). El usuario no parte de un documento elaborado, sino de una idea, un tema o un objetivo, y Copilot genera el primer borrador.

2.1.2. Casos de uso habituales

• Redacción de informes (mensuales, trimestrales, de proyecto…)
• Elaboración de cartas formales o correos largos que luego se copian al email.
• Creación de procedimientos internos, manuales o guías.
• Redacción de descripciones de productos/servicios.
• Generación de textos para propuestas comerciales.

2.1.3. Flujo de trabajo básico

1. Abrir Word y asegurarse de que Copilot está disponible (icono o panel).
2. Indicar a Copilot qué tipo de texto se necesita:
   • Ejemplo:

“Redacta un informe de una página sobre los resultados de ventas del último trimestre, con introducción, análisis y conclusiones, en tono profesional.”

3. Revisar el borrador generado:

1. • Detectar partes que falten, errores, o aspectos a matizar.

4. Pedir ajustes:

1. • “Amplía la parte de conclusiones con dos recomendaciones prácticas.”
   • “Añade un apartado sobre riesgos y oportunidades.”

2.1.4. Ejemplos de prompts eficaces

• “Escribe una carta formal para un cliente que ha reclamado por un retraso en la entrega. Tono respetuoso, claro y profesional.”
• “Genera una introducción de media página para un informe sobre implantación de inteligencia artificial en una pyme industrial.”
• “Redacta una página describiendo los servicios de consultoría de nuestra empresa, orientado a directores de recursos humanos.”

2.2. Crear documentos desde cero

2.2.1. De la idea al documento completo

Copilot no solo escribe párrafos sueltos, también puede plantear la estructura global del documento: índice, secciones y subsecciones.
Esto es especialmente útil cuando el usuario sabe lo que quiere conseguir, pero no tiene claro cómo organizarlo.

2.2.2. Parámetros importantes en el prompt

Cuando se pide un documento desde cero, conviene especificar:

• Tipo de documento: informe, acta, propuesta, guía, manual…
• Extensión aproximada: número de páginas, número de apartados.
• Público objetivo: directivos, personal técnico, clientes finales, estudiantes…
• Tono: formal, cercano, técnico, corporativo, educativo, motivador…
• Objetivo: informar, convencer, explicar un proceso, vender una idea, etc.

Ejemplo de prompt completo:

“Crea un informe de 3 páginas sobre la situación actual del marketing en redes sociales para una pyme del sector hostelero. Incluye: introducción, análisis de la situación, oportunidades, recomendaciones y conclusión. Tono profesional pero accesible, dirigido a gerentes de pequeñas empresas.”

2.2.3. Generación por partes

Otra estrategia es pedir el documento por bloques:

1. Primero: la estructura o índice.

“Genera el índice de una guía para nuevos empleados de una empresa de servicios.”

2. Después: el contenido de cada apartado.

“Desarrolla el apartado 1: Bienvenida y cultura de la empresa (1 página).”

3. Finalmente: conclusiones y resúmenes.

Esto permite mayor control sobre el resultado y facilita adaptar el documento a la realidad de la organización.

2.2.4. Ajustes posteriores

Una vez generado el documento inicial, el usuario puede:

• Pedir a Copilot que resuma o amplíe secciones.
• Incluir datos reales (fechas, cifras, nombres) manualmente y luego decir:

“Revisa el texto para que quede coherente con estas cifras actualizadas.”

• Solicitar que reorganice el contenido:

“Reordena los apartados para que las recomendaciones aparezcan antes de las conclusiones.”

2.3. Mejorar textos

2.3.1. Función principal

Aquí el usuario ya tiene un texto (propio o de otra fuente) y quiere que Copilot:

• Mejore la claridad.
• Simplifique el lenguaje técnico.
• Corrija errores gramaticales y de estilo.
• Haga el texto más fluido y fácil de leer.

2.3.2. Tipos de mejoras

• Corrección lingüística: ortografía, puntuación, acentos, concordancias.
• Claridad y estructura: frases más cortas, mejor orden de ideas.
• Eliminación de redundancias: evitar repetición constante de las mismas palabras.
• Adaptación al público: de muy técnico a más comprensible, o al revés.

Ejemplo de prompt:

“Mejora el siguiente texto para que sea más claro y profesional, pero manteniendo la misma información.”

(Se pega el texto debajo).

2.3.3. Estrategia de revisión por etapas

1. Primera pasada: corrección y claridad general.

“Revisa el texto para mejorar gramática, puntuación y claridad.”

2. Segunda pasada: simplificación.

“Haz el texto más sencillo para que lo entienda alguien sin conocimientos técnicos.”

3. Tercera pasada: pulido para publicación.

“Adapta el texto para un informe que se presentará a la dirección.”

2.4. Reescritura por tonos

2.4.1. ¿Por qué es importante el tono?

El mismo mensaje puede percibirse muy distinto según cómo esté escrito. Copilot permite tomar un texto base y reescribirlo en uno o varios tonos determinados para:

• Ajustarse al perfil del lector (cliente, jefe, compañero, alumno).
• Mantener la coherencia de la imagen corporativa.
• Evitar malentendidos en comunicaciones sensibles (reclamaciones, avisos, cambios de normas).

2.4.2. Tonos más habituales

• Formal: lenguaje cuidado, sin coloquialismos, ideal para informes y documentos oficiales.
• Cercano: más humano, con expresiones sencillas, útil para comunicación interna o con clientes.
• Ejecutivo: directo, orientado a resultados y decisiones.
• Técnico: detallado, con vocabulario especializado.
• Motivador: inspirador, útil para comunicar cambios, retos o logros.

2.4.3. Ejemplo práctico

Texto original (neutro):

“A partir del lunes implantaremos un nuevo sistema de registro de horas, que será obligatorio para todo el personal.”

Reescritura en diferentes tonos:

• Formal:

“Les informamos de que, a partir del próximo lunes, se implantará un nuevo sistema de registro horario, de carácter obligatorio para todo el personal.”

• Cercano:

“Desde el lunes vamos a empezar a usar un nuevo sistema para registrar las horas de trabajo. Será obligatorio para todos, pero sencillo de utilizar.”

• Ejecutivo:

“Desde el lunes entra en vigor el nuevo sistema de registro de horas. Su uso será obligatorio para todo el personal y permitirá un control más preciso del tiempo de trabajo.”