Todos los meses lo mismo: enviamos una carta a nuestros clientes donde les relacionamos el importe de la factura de ese mes y la cuenta para que hagan la transferencia. Las cartas son personalizadas, cada cliente con sus datos, pero en el fondo siempre es lo mismo.
Podemos hacer algo para ahorrarnos mucho tiempo y para evitar equivocarnos. Esto que podemos hacer es combinar correspondencia.
Vamos a tener tres partes en esto de combinar correspondencia:
- Los datos de los clientes: nombre, domicilio, correo electrónico, número de factura, importe de la factura.
- Lo que escribimos a todos igual “Estimado/a cliente/a….”
- La combinación de ambos que nos da la carta personalizada, o el correo electrónico que vamos a enviar
Pestaña
Dado que no tenemos hecha todavía la lista de clientes. Es posible que tengamos esa lista en una hoja Excel o Access, entonces elegiríamos Usar una lista existente… y la buscaríamos en el disco duro para incorporarla.
Pulsamos Escribir una nueva lista…
En la ventana que nos sale vamos a poner los datos de los clientes, que nos van a servir para siempre mientras no sean datos cambiantes (como por ejemplo el importe de la factura).
Antes de escribir la lista vamos a decir que es lo que queremos en ella, que es lo que no y si nos falta algo
Pulsamos en
Vamos a eliminar lo que nos sobra, campos que no vamos a necesitar, o lo que es lo mismo, que es lo que vamos a necesitar?
Necesitaremos el dato de Nombre (nombre y apellidos cliente o nombre empresa) dirección, código postal, población, provincia y total factura. El resto no nos hace falta
Eliminamos lo que no necesitamos y Agregamos lo que nos falta (importe factura)
He eliminado y he agregado, y como no me gustaba la situación del Código postal, lo he seleccionado y he pulsado Subir para ponerlo antes de la ciudad.
Ahora solo tengo que rellenar los campos
Haciendo clic en el campo introduzco los datos, pulsando en Nueva Entrada introduzco los datos de un nuevo cliente.
Al pulsar Aceptar por primera vez, tendré que guardar la lista con un nombre, para poder utilizarla en un futuro. Una vez tengo dados de alta todos los clientes, los próximos meses solo voy a tener que abrir esta lista y cambiar el importe de la factura.
Para recuperar la lista y utilizarla selecciono
Y abro la lista
Una vez abierta, pulso en
Pulso en Aceptar si no quiero modificar nada, pero si quiero modificar algo, seleccionaré el Origen de datos:
Y pulsaré en Edición
Una vez tengo ya la lista de datos, en la parte superior se me ha abierto la opción
Dado que solo tengo 2 clientes dados de alta, ahí solo llegará hasta 2.
El siguiente paso es hacer la carta personalizara y lista para combinar correspondencia:
Escribo:
Aquí quiero poner el nombre de la empresa o del cliente, por lo que selecciono
Obviamente selecciono el campo combinado Nombre, de manera que me queda:
Sigo con la carta y cada vez que quiero poner algo que va a variar, seleccionaré el campo combinado adecuado
Nos quedará de la forma siguiente:
Este es un documento – Plantilla, por lo que lo vamos a guardar para que nos sirva el mismo todos los meses
Una vez guardado este documento, solo nos queda
Si pulsamos en
Veremos cada una de las cartas personalizadas
O bien podemos imprimirlos directamente
Podemos tener una vista previa
E ir pasando destinatarios pulsando en
