MEJORA
NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
GENERALIDADES
Cuando ocurra una no conformidad, la organización debería:
a) reaccionar ante la no conformidad, y según sea aplicable:
– tomar acciones para controlarla y corregirla, y
– hacer frente a las consecuencias;
b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante:
– la revisión de la no conformidad;
– la determinación de las causas de la no conformidad; y,
– la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente podrían ocurrir;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas; y
e) si es necesario, hacer cambios al sistema de gestión de compliance.
La falta de prevención o detección de un incumplimiento puntual no significa necesariamente que el sistema de gestión de compliance no sea eficaz para prevenir y detectar los incumplimientos en general.
Las acciones correctivas deberían ser adecuadas a los efectos de las no conformidades encontradas. La
organización debería conservar información documentada, como evidencia de:
– la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente; y
– los resultados de cualquier acción correctiva.
La información obtenida del análisis de las no conformidades y/o de los incumplimientos puede usarse para considerar si: – evaluar el rendimiento del producto y servicio;
– mejorar y/o rediseñar productos y servicios;
– cambiar las prácticas y procedimientos de la organización;
– repetir la formación de los empleados;
– reevaluar la necesidad de informar a las partes interesadas;
– proporcionar una alerta temprana de potenciales incumplimientos;
– rediseñar o revisar los controles;
– mejorar las etapas de notificación e información a niveles superiores (internos y externos).
ESCALADO DE INFORMACIÓN
Se debería adoptar y comunicar un proceso claro y puntual de información a niveles superiores, para
asegurar que todos los incumplimientos se ponen de manifiesto, se reportan y eventualmente se escalan a niveles relevantes de la dirección, y que se informa a la función de compliance y ésta es capaz de apoyar esta información a niveles superiores. Cuando sea necesario, la información a niveles superiores se debería hacer a la alta dirección y al órgano de gobierno, incluyendo los comités relevantes. El proceso debería especificar a quién, cómo y cuándo se deben reportar los asuntos y los plazos para reportar interna y externamente.
Cuando se requiere por ley que las organizaciones informen sobre los incumplimientos, las autoridades
regulatorias deben ser informadas de acuerdo con la legislación aplicable o según lo convenido.
Aun cuando la legislación no requiera que las organizaciones informen sobre los incumplimientos, deberían considerar hacer declaraciones voluntarias de los incumplimientos a las autoridades regulatorias para mitigar las consecuencias de los incumplimientos.
Un sistema de gestión de compliance eficaz debería incluir un mecanismo para que los empleados de la
organización y/u otras personas informen sobre malas prácticas reales o sospechosas, o sobre violaciones de las obligaciones de compliance de la organización, de forma confidencial y sin temor a represalias.
Manual de responsabilidad penal personas juridicas
MEJORA CONTINUA
La organización debería mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del sistema de gestión de compliance.
La información recogida, analizada y evaluada consecuentemente, e incluida en los informes de compliance, debería usarse como base para identificar las oportunidades de mejora del desempeño de compliance en la organización.
EL COMPLIANCE OFFICER
El compliance officer es una figura imprescindible para las empresas anglosajonas, especialmente para las estadounidenses. Y por suerte, esta figura, también conocida como responsable del cumplimiento
normativo, está cada vez más presente en las empresas españolas. El entorno que regula a las empresas
para asegurar el cumplimiento de la normativa y la transparencia es cada vez más complicado tanto a nivel nacional como internacional por culpa de los escándalos financieros y problemas contables que han surgido en los últimos años.
Y ahí es donde entra esta figura que ayuda a prevenir, supervisar, detectar riesgos y resolver determinados problemas poniendo en marcha medidas preventivas. La labor de compliance es imponer la cultura del cumplimiento normativo y el de la ética empresarial, asesorando a entidades y empresas para que no se salen ninguna normativa, desde el punto de vista legal, pero también desde el punto de vista ético. Porque una de las grandes diferencias del compliance officer con respecto a las asesorías jurídicas tradicionales es que en su trabajo también impera el punto de vista ético, ya que hay veces que una empresa puede cumplir las normas legales, aunque con métodos que podrían calificarse de inmorales.
Una labor especialmente importante, dado que en estos momentos, y desde la reforma del Código Penal, las penas pueden imponerse también a la empresa si un empleado comete un delito por no haber sido controlado por los administradores de la compañía. Es decir, el compliance tiene como objetivo evitar que un problema individual provocado por el mal proceder de un empleado, pueda terminar siendo un auténtico problema para la empresa.
En esta situación, en la que el administrador de una empresa puede ser condenado con elevadas penas por la acción de un empleado, o por desconocer la normativa de un país en el que se está trabajando, entra en juego la necesidad de tener un compliance officer que se encargue de cumplir la normativa legal y evitar que existan problemas. Pero para que el compliance pueda ser efectivo 100%, es importante que los responsables de controlar que se cumple la normativa vigente tengan autoridad, recursos, y por supuesto, independencia para poder desarrollar su trabajo. Qué n solamente es lograr la legalidad y la transparencia en la empresa, sino que también debe controlar a sus proveedores y subcontratas para asegurar que todos los aspectos que rodean a la compañía están cumpliendo con la normativa.
Y por supuesto, que su trabajo no quede relegado y aislado, sino que sea compartido por todos los
departamentos de la empresa. De hecho, es fundamental que la plantilla de la compañía asuma que el
compliace es tarea de todos, y que cada empleado sea responsable en su propio departamento o labor de cumplir la normativa legal y ética.