1. Sin perjuicio de la aplicación inmediata de esta orden, los titulares o gestores de los archivos deberán contar con los protocolos y medidas de prevención de riesgos necesarios para garantizar que los trabajadores, ya sean públicos o privados, pueden desempeñar sus funciones en las condiciones adecuadas, siendo en todo caso de aplicación las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
2. Asimismo, deberán proveer a dichos trabajadores de elementos de protección personal suficientes, y cumplir con todas las obligaciones de prevención de riesgos que resulten de aplicación.
1. Medidas de Ergonomía
1.1 Mobiliario y Equipos
- Sillas Ergonómicas: Proveer sillas ajustables y ergonómicas para el personal que realice trabajo de oficina, con soporte lumbar y ajuste de altura.
- Mesas y Superficies: Asegurar que las mesas y superficies de trabajo estén a la altura adecuada para evitar posturas forzadas y tensión muscular.
1.2 Técnicas de Manejo
- Técnicas de Levantamiento: Capacitar al personal en técnicas de levantamiento seguro para manejar cajas y documentos pesados. Utilizar equipos de ayuda como carros y grúas para transportar cargas.
- Postura Correcta: Instruir sobre la postura adecuada para trabajar con documentos, como mantener la espalda recta y los pies apoyados en el suelo.
2. Seguridad Física y Manejo de Materiales
2.1 Manejo de Documentos y Cajas
- Pesos Máximos: Establecer límites de peso para las cajas de archivos y documentos para evitar lesiones. Utilizar etiquetas para indicar el peso máximo permitido.
- Organización de Almacenamiento: Organizar los archivos y cajas en estantes accesibles para evitar la necesidad de estirarse o subir escaleras para alcanzar materiales.
2.2 Prevención de Caídas y Tropezones
- Mantenimiento de Pasillos: Mantener los pasillos y áreas de trabajo libres de obstáculos para prevenir caídas y tropezones.
- Iluminación Adecuada: Asegurar una buena iluminación en áreas de trabajo y almacenamiento para mejorar la visibilidad y reducir el riesgo de accidentes.
3. Salud y Seguridad
3.1 Control de Salud
- Evaluaciones de Salud: Realizar evaluaciones periódicas de salud para el personal, especialmente para aquellos que manipulan grandes volúmenes de documentos o realizan tareas físicamente exigentes.
- Paquetes de Primeros Auxilios: Disponer de kits de primeros auxilios en lugares accesibles y capacitar al personal en su uso básico.
3.2 Prevención de Accidentes
- Capacitación en Seguridad: Ofrecer formación regular en prácticas de seguridad y prevención de accidentes.
- Protocolos de Emergencia: Desarrollar y practicar procedimientos de emergencia para situaciones como incendios, caídas o lesiones graves.
4. Medidas de Higiene y Desinfección
4.1 Limpieza Regular
- Superficies de Trabajo: Desinfectar regularmente las superficies de trabajo, como mesas, estantes y equipos de oficina.
- Documentos y Materiales: Establecer protocolos para la limpieza de documentos y otros materiales si es necesario, utilizando métodos que no dañen el contenido.
4.2 Control de Polvo
- Sistema de Ventilación: Implementar un sistema de ventilación adecuado para reducir la acumulación de polvo en áreas de almacenamiento y trabajo.
- Limpieza de Polvo: Realizar limpiezas periódicas para minimizar el polvo acumulado en estantes y documentos.
5. Seguridad en el Manejo de Equipos
5.1 Equipos de Oficina
- Mantenimiento y Revisiones: Asegurar que equipos como impresoras, fotocopiadoras y escáneres se mantengan en buen estado a través de revisiones periódicas y mantenimiento preventivo.
- Uso Adecuado: Capacitar al personal en el uso seguro de equipos y en la identificación y reporte de fallos o problemas.
5.2 Seguridad Eléctrica
- Inspección de Instalaciones: Realizar inspecciones regulares de las instalaciones eléctricas para prevenir riesgos eléctricos, como cortocircuitos o incendios.
- Protección de Equipos: Usar regletas con protección contra sobrecarga para equipos eléctricos y asegurarse de que los cables y enchufes estén en buen estado.
6. Condiciones Ambientales
6.1 Ventilación y Climatización
- Ventilación Adecuada: Mantener una ventilación adecuada en áreas de archivo para asegurar una buena calidad del aire y reducir el riesgo de problemas respiratorios.
- Control de Temperatura: Regular la temperatura en áreas de almacenamiento para proteger tanto al personal como a los documentos, especialmente si se trata de materiales sensibles.
6.2 Control de Humedad
- Deshumidificación: Utilizar deshumidificadores si es necesario para mantener niveles de humedad adecuados y prevenir daños en los documentos.
7. Medidas en el Contexto de la Pandemia
7.1 Distanciamiento Social
- Reorganización del Espacio: Reorganizar los espacios de trabajo para mantener una distancia mínima entre el personal.
- Control de Aforo: Limitar el número de personas en áreas comunes y de trabajo para evitar aglomeraciones.
7.2 Equipos de Protección Personal (EPP)
- Uso de Mascarillas y Guantes: Proporcionar mascarillas y guantes si el personal está en contacto cercano con otros o maneja materiales que podrían estar contaminados.
- Pantallas Faciales: Usar pantallas faciales en situaciones donde se necesite contacto cercano.
7.3 Protocolos de Higiene
- Procedimientos de Limpieza: Establecer procedimientos de limpieza adicionales y asegurar que se sigan rigurosamente.
- Control de Salud: Implementar procedimientos para el control de la salud del personal, incluyendo la monitorización de síntomas y la gestión de casos positivos.
8. Comunicación y Formación
8.1 Capacitación Continua
- Formación en Seguridad: Ofrecer formación continua sobre prácticas de seguridad y ergonomía para todo el personal.
- Actualización de Protocolos: Mantener al personal informado sobre cambios en los protocolos de seguridad y salud.
8.2 Comunicación Abierta
- Feedback: Fomentar un entorno en el que el personal pueda expresar preocupaciones sobre riesgos y sugerir mejoras en las prácticas de seguridad.
- Información Accesible: Proporcionar información clara y accesible sobre las medidas de prevención y seguridad.