MANTENIMIENTO DE REGISTROS

Se deberían mantener registros exactos y actualizados de las actividades de compliance de la organización con objeto de ayudar en los procesos de seguimiento y revisión y para demostrar la conformidad con el sistema de gestión de compliance.
El mantenimiento de registros debería incluir el registro y clasificación de las reclamaciones, los conflictos y los presuntos incumplimientos y los pasos dados para resolverlos.

Los registros deberían almacenarse de manera que se asegure que permanecen legibles, fácilmente
identificables y recuperables.
Estos registros deberían protegerse contra cualquier adición, borrado, modificación, uso no autorizado u
ocultación.
Los registros del sistema de gestión de compliance de la organización pueden incluir:
a) información sobre el desempeño de compliance, incluyendo los informes de compliance;
b) reclamaciones, su resolución y comunicaciones de las partes interesadas;
c) detalles de los incumplimientos y acciones correctivas y preventivas;
d) resultados de los seguimientos y de las auditorías de los sistemas de gestión de compliance y las acciones adoptadas.

AUDITORÍA INTERNA

La organización debería llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados, para proporcionar
información acerca de si el sistema de gestión de compliance:
a) cumple:
1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de compliance,
2) los requisitos de esta norma internacional,
b) se implementa y mantiene eficazmente.
Se pueden realizar auditorías adicionales en caso de que sea necesario.
La organización debería:

– planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la
frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación, y la elaboración de
informes. Los programas de auditoría deberían tener en cuenta la importancia de los procesos
involucrados y los resultados de las auditorías previas;
– para cada auditoría, definir los criterios y el alcance de ésta;
– seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría;
– asegurarse de que los resultados de las auditorías se informan a la dirección pertinente; y
– conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.

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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
La alta dirección debería revisar el sistema de gestión de compliance de la organización a intervalos
planificados, para asegurarse de su idoneidad, adecuación y eficacia continuas.
La revisión por la dirección debería considerar:
a) el estado de las acciones desde anteriores revisiones por la dirección;
b) la adecuación de la política de compliance;
c) el grado en el que se han cumplido los objetivos de compliance;
d) la adecuación de los recursos;
e) los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de
compliance;
f) la información sobre el desempeño de compliance, incluidas las tendencias relativas a:
– no conformidades, acciones correctivas y tiempos para su resolución,
– seguimiento y resultados de las mediciones,
– comunicación de las partes interesadas, incluyendo las reclamaciones,
– resultados de la auditoría,
g) las oportunidades de mejora continua.
Las salidas de la revisión por la dirección deberían incluir las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua y cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de compliance.

Debería incluir también recomendaciones sobre:
a) la necesidad de cambios en la política de compliance y en sus objetivos, sistemas, estructura y personal asociados;
b) cambios de los procesos de compliance para asegurar una integración eficaz con las prácticas
operacionales y sistemas;
c) áreas sobre las que hacer seguimiento de incumplimientos futuros potenciales;
d) acciones correctivas respecto a los incumplimientos;
e) lagunas o carencias en los sistemas de compliance existentes e iniciativas de mejora continua a más largo plazo;
f) reconocimiento de un comportamiento de compliance ejemplar dentro de la organización.
La organización debería conservar información documentada como evidencia de los resultados de las
revisiones por la dirección y se debería entregar una copia al órgano de gobierno.

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Importancia del Mantenimiento de Registros

1. Cumplimiento Normativo:
   • Los registros son fundamentales para demostrar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Esto incluye normativas relacionadas con protección de datos, prácticas laborales, medio ambiente, entre otras.
2. Evidencia de Buenas Prácticas:
   • Sirven como evidencia de que la organización sigue buenas prácticas de gobierno corporativo y ética empresarial. Estos registros pueden ser utilizados en auditorías internas o externas, investigaciones, y procesos legales.
3. Responsabilidad Legal:
   • En caso de litigios o investigaciones regulatorias, los registros pueden ser críticos para la defensa de la empresa. La falta de registros adecuados puede resultar en sanciones legales o financieras.

Tipos de Registros que Debe Mantener un Compliance Officer

1. Registros de Formación y Capacitación:
   • Documentación de los programas de capacitación sobre cumplimiento normativo impartidos a los empleados. Incluye listas de asistencia, materiales de formación, evaluaciones, y certificaciones.
2. Registros de Políticas y Procedimientos:
   • Versiones actualizadas de las políticas y procedimientos internos de cumplimiento, así como los cambios realizados a lo largo del tiempo. Esto asegura que la organización pueda demostrar que mantiene políticas claras y actualizadas.
3. Registros de Incidentes y Denuncias:
   • Documentación de incidentes de incumplimiento, investigaciones internas, y medidas correctivas adoptadas. También se incluyen registros de denuncias realizadas a través de sistemas de denuncias internas o canales de whistleblowing.
4. Registros de Auditorías y Revisiones:
   • Informes de auditorías de cumplimiento, revisiones internas y externas, y planes de acción para corregir deficiencias identificadas.
5. Registros de Comunicaciones con Reguladores:
   • Correspondencia, informes, y otros documentos intercambiados con organismos reguladores. Estos registros son cruciales para demostrar la cooperación y transparencia de la organización con las autoridades.

Mejores Prácticas para el Mantenimiento de Registros

1. Establecimiento de Políticas Claras:
   • Desarrollar y mantener una política de gestión de registros que establezca qué documentos deben ser retenidos, por cuánto tiempo, y en qué formato.
2. Seguridad y Confidencialidad:
   • Asegurar que los registros estén protegidos contra el acceso no autorizado, pérdida o destrucción. Esto puede implicar el uso de sistemas de gestión de documentos electrónicos con controles de acceso y cifrado.
3. Revisión y Actualización Periódica:
   • Revisar y actualizar regularmente los registros y las políticas de mantenimiento de registros para asegurar su relevancia y cumplimiento con las normativas vigentes.
4. Accesibilidad:
   • Asegurar que los registros sean fácilmente accesibles para aquellos que lo necesiten, ya sea en auditorías, investigaciones internas, o revisiones regulatorias.
5. Retención y Eliminación Adecuada:
   • Implementar un cronograma de retención que cumpla con los requisitos legales y normativos, y asegurar la eliminación segura de los registros que ya no son necesarios.