Al introducir los asientos es conveniente realizarlo adecuadamente, nos va a ahorrar mucho tiempo posteriormente al tener que realizar comprobaciones. Por ello es fundamental rellenar el apartado Concepto de una forma lógica y organizada.
Elementos clave de los conceptos en los asientos contables:
- Fecha del asiento:
Es el día en que se realiza la transacción que se va a registrar. Es fundamental para el orden cronológico de las operaciones contables. - Cuenta contable:
Son las categorías del Plan General de Contabilidad (PGC) en las que se clasifican las transacciones. Por ejemplo, cuentas de activo (como «Banco»), pasivo (como «Proveedores»), ingresos (como «Ventas») y gastos (como «Suministros»). - Concepto o descripción:
Es el texto explicativo que describe el motivo de la transacción. En esta parte se debe detallar qué ocurrió en la operación para que alguien que consulte el asiento pueda entenderlo. Los conceptos deben ser claros y lo suficientemente específicos para evitar confusiones.Ejemplo: «Compra de mercaderías a crédito» o «Pago de factura de electricidad».
- Debe y Haber:
En cada asiento, se registran los valores en las columnas del «Debe» y el «Haber». El «Debe» refleja los aumentos de activos o los gastos, y el «Haber» refleja los aumentos de pasivos o los ingresos. El concepto ayuda a identificar qué cuenta debe incrementarse y cuál debe disminuirse.Ejemplo:
- Debe: Cuenta «Mercaderías» (Activo)
- Haber: Cuenta «Proveedores» (Pasivo)
- Importe o valor:
Es el monto económico asociado a la transacción registrada. Se especifica el valor tanto en el «Debe» como en el «Haber», de forma que la operación quede equilibrada (sumas iguales). - Referencia o número de documento:
Aunque no siempre es obligatorio, a menudo se incluyen los números de referencia de los documentos que respaldan el asiento, como facturas, recibos o contratos. Esto facilita la comprobación de la transacción.
Ejemplo de asiento contable con conceptos:
Imaginemos que se realiza una compra de mercancías por un valor de 1,000 € a crédito.
Fecha del asiento: 29/01/2025
| Cuenta | Debe | Haber | Concepto |
|---|---|---|---|
| Mercaderías | 1,000 | Compra de mercaderías a crédito | |
| Proveedores | 1,000 | Compra de mercaderías a crédito (pendiente pago) |
Explicación del asiento:
- Se aumenta el activo en la cuenta de Mercaderías (porque hemos adquirido productos).
- Se aumenta el pasivo en la cuenta de Proveedores (porque la compra fue a crédito, por lo que la deuda debe ser pagada en el futuro).
- El concepto explica que la compra fue de mercaderías a crédito.
Funciones de los conceptos en los asientos contables:
- Claridad y transparencia: Los conceptos permiten entender qué ocurrió en cada transacción, lo que facilita la toma de decisiones y la auditoría.
- Cumplimiento de normativas: En muchos países, la normativa contable exige que se describan las operaciones de forma detallada.
- Facilita la conciliación y el control: Al describir claramente el origen de las operaciones, se facilita la reconciliación de las cuentas y el control sobre las finanzas.
Tipos de conceptos:
- Generales: Para describir transacciones comunes, como compras, ventas, pagos o cobros.
- Específicos: Para situaciones o transacciones puntuales, como ajustes contables, liquidación de impuestos, amortización de activos, etc.
Importancia de los conceptos claros:
- Evitar confusión: Si los conceptos son vagos o mal redactados, pueden generar confusión en el futuro cuando se necesite revisar los asientos.
- Auditoría y control interno: Los auditores o responsables de contabilidad deben poder interpretar los conceptos rápidamente para verificar la validez de las transacciones.
- Cumplimiento normativo: Las autoridades fiscales y laborales pueden requerir que los asientos contables estén detallados para garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales.
Consejos para redactar conceptos claros:
- Ser conciso pero específico: No escribir descripciones excesivamente largas, pero sí claras y que cubran lo esencial de la transacción.
- Evitar abreviaciones sin explicación: Si es necesario usar abreviaciones, asegurarse de que se entiendan.
- Usar términos estándares: Utilizar el lenguaje contable convencional para facilitar la comprensión.